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Les outils agiles valorisent la fonction achat

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Les outils agiles valorisent la fonction achat

Chez Kingfisher, la performance financière se doit d'être passée au peigne fin. Exit les tableurs Excel. Place à une solution spécialisée afin d'optimiser le suivi économique des projets achats. Mais pas que...

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Lancé en 2016, le plan de transformation "ONE Kingfisher" prévoyait, entre autres éléments, une réduction des coûts de l'ordre de 100 millions de livres sterling d'ici à 2021. De prime abord, ce vaste chantier a nécessité l'acquisition, par la direction des achats, d'une solution fiable et agile qui mesure la performance financière des projets, depuis leur amorce jusqu'au tracking de leur bénéfice financier. Jusqu'alors, la validation des gains des quelques 150 projets annuels étaient comptabilisés isolément depuis les outils Excel et Sharepoint, conférant des données disparates et partielles. "Dans le cadre du plan de réduction des coûts et de la mise en place d'un audit visant à normaliser les processus de validation des économies, il s'avérait indispensable de trouver un moyen d'accéder à des données consolidées, cohérentes et auditables, notamment pour communiquer avec la finance et faire état de l'avancement dans le programme de baisse des dépenses. Nous voulions également harmoniser les pratiques d'achats paneuropéennes entre les huit enseignes du groupe au travers de rapports homogènes, robustes et transparents", confirme Hugues de Planta, directeur achat de Kingfisher plc.

En septembre 2018, le choix s'est porté sur la solution Per Angusta, spécialisée en management de la performance financière. "C'est un outil flexible et abordable." N'étant pas intégrée au système IT Global, elle a été implémentée en quelques jours. La prise en main par ses utilisateurs a été grandement facilitée par une ergonomie intuitive. Deux séances de formation, organisées en France et au Royaume-Uni, ont suffi pour qu'ils s'approprient l'outil. "Les 45 acheteurs y répertorient tous les postes de dépense ayant traits à un projet, les métiers participants ont un rôle d'approbation en ligne et peuvent consulter les initiatives et en évaluer la pertinence, les acteurs de la finance et du contrôle de gestion vont quant à eux acter qu'ils retrouvent les économies déclarées dans leur compte", détaille Hugues de Planta.

Au final, la réduction des coûts attendue pour 2021 a pu être atteinte en octobre 2019. "Cette solution met fin aux débats que pouvaient engendrer les limites des tableurs Excel, en centralisant toutes les informations et documents stratégiques avec un niveau de détail plus fin."


Des bénéfices non escomptés...

Si seule la mesure de la performance financière était convoitée par l'emploi de Per Angusta, il semblerait que l'application ait endossé des rôles parallèles. Comme celui de légitimer le professionnalisme de la fonction achat. "On pense souvent que les gains sont virtuels lorsqu'ils émanent des achats. Le fait de tracker les gains financiers depuis l'application offre une réelle visibilité aux achats". Outre la performance financière, la solution Per Angusta sert aussi à piloter la performance individuelle, appréciant la précision, la régularité et la performance économique dont fait preuve chaque acheteur, mais aussi sa charge de travail. "Cela participe à la gestion des talents. Cela peut notamment servir d'argument pour soutenir une promotion interne auprès des RH ou pour motiver, voire recadrer un membre de l'équipe."

À l'avenir, la direction des achats pourrait ajouter d'autres briques pour performer l'existant. La co-construction des budgets entre les acheteurs et les financiers pourrait être rendue possible depuis l'application, par exemple afin de fluidifier les échanges entre ces deux parties. "Les outils agiles crédibilisent et dynamisent la fonction achat. Ils sont voués à transformer durablement nos métiers", estime Hugues de Planta.

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