Comment le Groupe Lapeyre digitalise son cycle Purchase-to-Pay

Avec 8000 fournisseurs, 300 000 factures fournisseurs reçues par an dans cinq lieux différents et plus de 500 valideurs répartis en France, le processus de traitement des factures fournisseurs de Lapeyre - filiale de Saint Gobain spécialisée dans la fabrication et la distribution de menuiseries de la maison pour particuliers et professionnels -, était long et complexe. C'est dans ce contexte que le groupe a décidé de structurer et optimiser son cycle Purchase-to-Pay en privilégiant l'interaction avec les fournisseurs par le biais d'un portail dédié.

Mis en place par Esker - société spécialisée dans les solutions de dématérialisation des documents, cet outil de référencement fournisseurs permet de disposer d'une base documentaire partagée recensant tous les fournisseurs. L'objectif est de diminuer le temps de traitement et de validation des factures ainsi que les risques de retard de paiement, et donc de limiter les impacts sur la gestion globale de l'entreprise et sur les fournisseurs.

De fait, cet outil permet d'échanger commandes (d'achats de frais généraux) et factures avec les fournisseurs de manière totalement dématérialisée. Il s'agit de privilégier l'agilité : fluidifier et homogénéiser l'ensemble du flux achats-finance. Cette digitalisation permettra à l'entreprise d'améliorer sa gestion en termes d'organisation et de finances.

Le Groupe Lapeyre vise "un meilleur suivi des avoirs demandés aux fournisseurs, une harmonisation des processus du cycle Purchase-to-Pay, une diminution du délai de traitement des factures, une meilleure maîtrise des écarts entre commandes et factures". Il veut également d'améliorer ses relations fournisseurs, de baisser les coûts liés à l'archivage électronique et améliorer la productivité de ses services avec la définition de KPI sur les retards de paiement ou les demandes d'avoirs.