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Franchir un cap grâce à la digitalisation des processus

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Franchir un cap grâce à la digitalisation des processus
© Sergey Nivens - Fotolia

La dématérialisation des processus est synonyme d'avantages dans plusieurs domaines. Mais pour mettre à profit une telle mutation qui dépasse largement le cadre des achats, une méthode progressive semble souhaitable. L'entreprise GTT apporte son témoignage en la matière.

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Automatiser les processus relatifs aux achats, les mettre davantage en relation, mesurer la performance des fournisseurs... Tels sont les objectifs qui ont conduit GTT à se tourner vers l'offre de l'éditeur Determine. Cette société de technologie et d'ingénierie spécialisée dans la conception de cuves de méthanier destinés au transport de gaz à l'état liquide a récemment décidé de passer un cap dans son efficacité interne en mettant à profit les innovations numériques. "Nous n'avions pas jusque là d'outil de ce type. Pour la gestion des factures, nous utilisions Sage. Mais nos bons de commande existaient sous format papier et étaient scannés pour être envoyés aux fournisseurs. Il s'avérait nécessaire de faire évoluer ce système", explique Pauline Gérard, responsable achats de GTT.

L'un des grands gains de temps concerne le volet consacré aux approbations. "Désormais, on peut apporter des actions directement via les emails, sans se connecter aux outils achats. On peut donc gérer des achats en situation de mobilité. Lorsqu'il s'agit de déléguer des responsabilités, le fonctionnement est également plus simple", poursuit-elle. Un avantage essentiel est par ailleurs apporté par l'automatisation et la visibilité accrue qui en découle : GTT dispose désormais d'un détail sur toutes les factures engagées, d'un rapport complet de toutes les familles de dépenses, de remontées de données très précieuses, en temps réel.

Le bilan est plus mitigé du côté du département Finances qui note "une bonne réactivité dans les échanges et demandes de changement auprès de Determine, mais certains souhaits ne sont pas toujours possibles en raison des limites que montre l'outil, les prestations de GTT étant parfois très spécifiques." La gestion des acomptes et les règlements partiels sont actuellement traités manuellement pour cette raison.

Une transformation par étapes

Le changement a été initié en juin 2016, avec la rédaction d'un cahier des charges réalisé conjointement par les départements achats et Finances de GTT. "La responsable du projet du côté de la finance a apporté des spécificités de contenu quant à la facturation, ainsi que le contrôle de gestion", illustre Pauline Gérard. Dans un deuxième temps, l'appel d'offres lancé auprès des fournisseurs de solutions s'est étalé sur plusieurs mois. "Après concertation, nous avions un prestataire qui répondait plutôt aux priorités des achats, et un autre qui s'avérait plus intéressant pour la finance. Determine représentait au bout du compte le meilleur compromis entre les différentes attentes. La qualité ergonomique a aussi joué en faveur de ce dernier", explique-t-elle.

Un premier déploiement test a eu lieu en juin 2018 au sein de deux directions (RH et DAF). Elles ont dès lors commencé à utiliser le nouveau système, ce qui a permis de corriger certains paramétrages. "Nous tenions à être sûrs avant tout que l'outil fonctionnait pour tous les acteurs, et allait être véritablement opérationnel", ajoute Pauline Gérard. "Ensuite, des ateliers de formation à l'outil par un spécialiste Determine ont été organisés dans nos locaux pour un public de "key users". Ils se sont déroulés toutes les 3 semaines pendant 2 jours consécutifs, jusqu'en janvier 2019. Ces ateliers ont été répartis par thème et ont permis de se doter d'une vision globale sur toutes les fonctionnalités, tous les paramètres à définir, ainsi que sur la manière dont on veut utiliser l'outil.

En parallèle, le déploiement global a débuté en septembre 2018. Le département finances note que "pour l'instant, l'outil n'a pas réellement fait gagner du temps car il impose un véritable changement d'habitude. Cela peut représenter des efforts très variables selon les personnes."

Aude Guesnon,<br/>rédactrice en chef Aude Guesnon,
rédactrice en chef

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