Data Syscom lance une solution de gestion virtuelle du courrier sortant

"Plus besoin de timbre ou même de se déplacer ; Hybrid permet d'envoyer un pli sans quitter son poste de travail, directement depuis sa suite bureautique". Julien David, responsable marketing chez Data Syscom, insiste sur la (petite) révolution engendrée par la dernière nouveauté en date dans le catalogue produit de cet acteur historique du marché de l'éditique. Avec, pour guider sa conception, un seul impératif : se renouveler sur un marché menacé d'obsolescence par la révolution numérique, il s'agit d'une solution de gestion du courrier résolument 2.0.

Pourtant, en début de parcours, la marche à suivre par l'utilisateur ne déroge en rien de celle prise de longue date au sein des entreprises. Après avoir saisi son courrier dans son logiciel de traitement de texte, ce dernier appuie sur imprimer. Mais là, au lieu de sélectionner l'imprimante à laquelle est reliée son poste de travail, un clic sur "Hybrid" suffit à ouvrir le Stream Master. Ce maître des flux, comme son nom le désigne en anglais, n'est autre qu'un outil avec lequel "gérer et tracker l'ensemble des étapes du courrier sortant ", résume Julien David.

Une plateforme pour tout faire

Prenant la forme d'une plateforme digitale, il permet de visualiser sur une fenêtre à gauche de l'écran son courrier tandis que, sur le côté droit, une interface permet notamment à l'utilisateur :

- De paramétrer son courrier (fond de page, enveloppe, mode d'envoi)

- D'indiquer l'adresse

- D'ajouter des annexes, de soumettre le courrier à validation ou bien encore de le signer ou faire cosigner par autrui...

Une fois tout cela effectué, la même plateforme permet de suivre le parcours du courrier jusqu'à réception par le destinataire. Une étape qui ne marque pas pour autant nécessairement l'aboutissement de la "mission" de Hybrid. En option, le courrier peut être archivé ou envoyé vers un GED ou un coffre fort digital.

Facile d'utilisation et colorée, la plateforme en ligne Stream Master permet de gérer et tracker l'ensemble des étapes du courrier sortant.

Un outil écolo d'optimisation des process... et des coûts

Parmi les avantages de la formule : l'optimisation des process ainsi que l'alignement avec des pratiques plus écologiques ne doivent pas faire oublier un intérêt purement économique pour les entreprises. "Un envoi classique de courrier coûte en moyenne à l'entreprise 1, 2 euros, en comptant les charges salariales. Nous pouvons faire baisser ce chiffre à environ 80 centimes", affirme Julien David. En global, le prix de la solution cumule des frais d'abonnement et un cout d'usage. Une règle simple prévaut : plus il y a de volume, plus c'est avantageux. Pour tenir cette promesse, Data Syscom s'appuie sur un réseau de prestataires responsables de l'acheminement du courrier concerné. Au nombre de six actuellement, ils devraient se multiplier dans un futur proche. Objectif : réduire au maximum l'intervalle entre la matérialisation du courrier et sa réception pour alléger le bilan carbone comme les coûts générés.