[Avis d'expert] La maturité digitale des fournisseurs, facteur clé de succès d'un projet digital achats

Les entreprises ont investi massivement dans leurs systèmes d'information achats au cours des dernières décennies, et continuent de redoubler d'efforts pour intégrer les nouvelles technologies. Mais, seules, elles ne pourront atteindre leurs objectifs de performance. L'implication des partenaires et, surtout, leur capacité à collaborer via des plateformes numériques, sont devenues déterminantes. En interne, la collaboration digitale avec les prescripteurs/utilisateurs et les autres directions métiers (finance, logistique, juridique, qualité, etc.) se met progressivement en place.

En revanche, alors que le marché promeut le concept d'entreprise étendue depuis 15 ou 20 ans, les fournisseurs avancent pour la plupart timidement dans cette direction. Et ce, malgré les avantages que cela pourrait leur apporter: accélération des échanges et des décisions, diminution des erreurs et des litiges, réduction des délais de paiement, amélioration du suivi des dossiers, etc.

Les fournisseurs, prolongement naturel de l'entreprise

De fait, dans une enquête réalisée en 2018 par Acxias, auprès d'une cinquantaine de directeurs et responsables achats, plus de deux répondants sur cinq considéraient cette maturité comme "très faible" (4 %) ou "plutôt faible" (39 %). Et aucun ne la jugeait élevée. La situation est d'autant plus alarmante que les fournisseurs partenaires sont des acteurs vitaux de l'entreprise. Et que, dans leurs rôles, les achats ont de plus en plus souvent pour mission de développer avec eux une relation collaborative.

L'exemple des organismes publics, qui travaillent avec de nombreux mandataires chargés de gérer les appels d'offres et l'exécution de travaux pour plusieurs centaines de millions d'euros de marchés, est symptomatique. Dans le cadre de cette délégation, les acheteurs de la collectivité devraient partager des outils communs avec ces partenaires. Ce qui serait loin d'être le cas. Dans le privé, le constat serait moins sévère, notamment vis-à-vis des plus gros fournisseurs. Seulement, la digitalisation des échanges est intéressante lorsqu'il y a de la volumétrie, c'est-à-dire pour les interactions avec les multiples petits fournisseurs. Or, la plupart d'entre eux n'ont ni le temps, ni la capacité, ni parfois les compétences pour se connecter aux systèmes de leurs clients.

L'enquête révèle, par ailleurs, que les grandes étapes de la chaîne de traitement ne sont pas à mettre au même plan. Si le Source-to-contract (S2C) et le volet "procurement" du Procure-to-pay (P2P) révèlent une maturité majoritairement "très faible", ce sont aussi les segments où les fournisseurs semblent les plus impliqués : 4 % des décideurs achats qui ont répondu estiment en effet que la maturité digitale de leurs fournisseurs y est "plutôt élevée".

Il en va de même sur le volet "finance" du P2P, c'est-à-dire les flux transactionnels historiques de facturation et de paiement, qui recueille globalement les meilleures appréciations. Finalement, c'est en matière de gestion de la relation fournisseurs (informations, pilotage, performance) que le retard semble le plus important : plus de la moitié des répondants considèrent que la capacité d'interactions digitales des fournisseurs y est "plutôt faible" ou "très faible". De fait, lorsque des connexions sont mises en place, c'est le plus souvent sous la pression des donneurs d'ordres.

Les échanges Procure-to-pay, davantage digitalisés

Une seconde enquête*, lancée directement auprès des fournisseurs au début de 2019, toujours par Acxias, tempère ces résultats. Parmi la soixantaine de répondants, de toute taille, une très large majorité assurent échanger de manière électronique avec tout ou partie de leurs clients pour être consultés en RFI/RFQ (84 %), répondre aux appels d'offres (93 %) et, surtout, recevoir des commandes (95 %). L'utilisation de plateformes digitales pour le pilotage de la relation est aussi très répandue, qu'il s'agisse de participer à des enquêtes d'évaluation (conformité, risque, performance, etc.) ou de gérer des plans de progrès.

En revanche, cette autre enquête confirme le retard en matière de transmission électronique des informations sur l'entreprise (enregistrement ou mise à jour), de participation à des enchères inversées, d'échange de documents de Supply chain et, plus encore, d'e-facturation, malgré la palette de solutions disponibles et le contexte réglementaire favorable. Les fournisseurs les plus en avance procèdent par envoi d'un document signé électroniquement (PDF par exemple) ou d'un message structuré (type EDI ou XML), sinon par numérisation ou par saisie en ligne de la facture sur un espace dédié. Plusieurs répondants recourraient aussi à une autre solution technique, assurant les contrôles liés à la "piste d'audit fiable".

En fait, la situation est là-encore très hétérogène, selon le secteur d'activité, le profil d'entreprise et les processus. Opérant dans une industrie très réglementée, Babb Co (Socomore), fournisseur de produits et matériels de contrôles non destructifs (200 clients pour 80 % des ventes, 8,2 millions d'euros de chiffre d'affaires), aurait ainsi peu de marge de manoeuvre et serait limité dans les interactions avec ses clients. Du coup, sur le processus S2C, peu d'entre eux demanderaient au groupe de se connecter à leurs systèmes.

Sur le P2P, hormis des flux EDI avec quelques gros clients, la collaboration digitale serait également limitée. Mais les lignes commenceraient à bouger, avec le lancement de petits projets et diverses expérimentations. Plus volontariste et davantage en pointe, compte tenu de sa dimension et de son historique, Manutan, fournisseur d'équipements industriels et de bureau (plus de 500 contrats grands comptes, 750 millions d'euros de chiffre d'affaires groupe), n'en ferait pas moins face aux mêmes problèmes. Même si l'ensemble des échanges avec ses clients sont concernés par la digitalisation, les flux Source-to-contract seraient moins prioritaires, puisque les négociations et la formalisation de contrats sont des opérations moins fréquentes. La mise en place d'interactions digitalisées ne semble pas non plus être la préoccupation des interlocuteurs traditionnels de l'enseigne, les acheteurs et les décideurs achats, même si certains prendraient toutefois peu à peu la mesure des enjeux.

(*) Baromètre de la Maturité Digitale des Fournisseurs. Initialement réalisée pour le compte de plusieurs grands donneurs d'ordres partenaires, cette enquête a été étendue à l'ensemble du marché. Le questionnaire est accessible en suivant ce lien.

Gérer la multiplicité des clients et de leurs solutions

Les approvisionneurs et les financiers seraient beaucoup plus moteurs, expliquant l'accélération actuelle sur les flux Procure-to-pay, pour notamment digitaliser l'ensemble du traitement de la commande aux factures. A travers sa plateforme web, lancée en 2000 et qui était alors pionnière sur le marché B2B, Manutan assure être aujourd'hui capable de se connecter à toutes les places de marché ou aux solutions digitales achats de ses clients. Grâce aux interfaces de type API qui ont été développées et aux ressources internes dont dispose le groupe, cela ne nécessiterait plus aucun effort. Pour progresser et se préparer au développement des interactions électroniques avec ses clients, Babb Co aurait aussi choisi cette voie. Le groupe travaillerait à la mise en place d'un site d'e-commerce, qui lui permettra de tester le marché, et à la construction de référentiels harmonisés autour de ses produits. Il réfléchirait aussi à la connexion de son ERP à certaines plateformes sectorielles, comme AirSupply pour les échanges avec ses clients de l'aéronautique.

Pour digitaliser l'ensemble des interactions, la multiplicité des clients, qui utilisent différents systèmes et travaillent dans des formats variés, peut constituer une difficulté pour les fournisseurs, surtout pour une PME ou une ETI qui dispose souvent de ressources limitées. Babb Co reconnaît qu'il devrait probablement être davantage proactif, en donnant priorité à ses clients les plus stratégiques, notamment les plus importants en fréquence de transactions ou de volume d'affaires. Mais le manque d'harmonisation et d'interopérabilité des outils lui permet encore difficilement d'être bien connecté à ses clients. Pour simplifier les choses, l'avenir semble passer par des plateformes intermédiaires et interconnectées. Les donneurs d'ordres reconnaissent aussi la difficulté. Certes, le principal frein demeure la résistance au changement, lié à un problème de culture d'entreprise vis-à-vis du digital, encore fréquemment vécu comme une contrainte. Mais au-delà du manque de volontarisme, les fournisseurs font aussi souvent face à autant de systèmes qu'ils ont de clients. Et s'y connecter suppose parfois un investissement conséquent alors que les programmes d'achat ne sont pas éternels.

Un intérêt croissant pour les plateformes interopérables

Pour favoriser la collaboration digitale, le marché des solutions cherche donc à s'adapter. Les éditeurs disposant d'une offre de connectivité, autour d'une plateforme mutualisée de type "Business network", présentent un avantage indéniable pour les fournisseurs en leur permettant d'utiliser le même outil pour de multiples clients. L'implication croissante des fournisseurs montre l'intérêt des plateformes transverses, comme les Business networks d'Ariba ou de Coupa, qui limitent l'investissement, la formation et surtout l'hétérogénéité des processus. Sur un plan opérationnel, ces "réseaux Business-to-Business" facilitent en premier lieu la mise en relation dans le cadre des consultations, offrent des solutions de gestion collaborative des contenus (documents de référence, contrats, catalogues, etc.) et automatisent en aval les flux sur la chaîne allant de la commande au paiement. Ils peuvent aussi offrir des espaces de travail partagés, voire des outils participatifs (blogs, réseaux sociaux, etc.).

L'autre valeur ajoutée des Business networks réside dans la mise à disposition d'une base de données d'entreprises, mutualisée pour tous les utilisateurs, qui évite aux fournisseurs de se connecter à de multiples systèmes pour s'enregistrer ou mettre à jour leurs informations. Sur ce terrain, en attendant qu'un opérateur émerge, avec l'offre la plus complète et la meilleure expérience utilisateurs, les banque de données externes (Altares, BvD Electronic publishing, Ellisphere, Docapost, Infogreffe, Pouey International, Tessi, etc.) ou des plateformes agrégeant des informations enrichies et mises à jour, à partir de différentes sources, surfent sur l'hétérogénéité.

Sur le marché des éditeurs de solutions digitales achats, y compris les opérateurs de Business network, l'interopérabilité reste rare. En l'état actuel, il manque des offres proposant une couche intermédiaire pour se connecter à différentes plateformes. D'ailleurs, Manutan travaillerait sur le sujet avec certains éditeurs, par exemple pour proposer une interface web facilitant la comparaison entre des articles avant d'orienter l'utilisateur vers les catalogues. En perpétuelle recherche d'innovations, pour perfectionner leur solution et simplifier toujours plus le quotidien des utilisateurs, les équipes de R&D de tous les acteurs du marché prévoient d'ailleurs d'avancer plus volontairement dans cette voie.

Par Acxias, Digital Source-to-Pay Experts

Bertrand Gabriel, directeur

et

Thierry Parisot, analyste marchés & solutions achats

Acxias est une agence de digitalisation des achats, des approvisionnements et de la comptabilité fournisseurs. Intervenant auprès des grands groupes et des institutions publiques, la société dispose d'une expertise dans les projets d'optimisation des organisations, des processus et des systèmes d'information. Acxias est l'auteur de l'ouvrage La Digitalisation des Achats - Enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions. Plus d'informations, cliquer ici sur : http://acxias.com/ressources/livre-la-digitalisation-des-achats