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[Avis d'expert] Retail : Générer des ordres d'achats centralisés à partir de milliers de données remontées du terrain

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[Avis d'expert] Retail : Générer des ordres d'achats centralisés à partir de milliers de données remontées du terrain
© nongkran_ch - stock.adobe.com

Comment structurer un workflow de remontée d'information : saisie sur le terrain par les chefs de produits et les category managers, contrôles de cohérence et validation, consolidation dans un ERP centralisé d'où sont émis les ordres d'achats.

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Les entreprises du retail, dans la mode par exemple, proposent des milliers de références et approvisionnent des centaines de points de vente aux quatre coins du globe. Pour garantir la disponibilité des produits dans leurs magasins, elles doivent générer des ordres achats à partir de multiples données remontées du terrain (best sellers, stock, collections...). Cependant, ces données sont dispersées dans de nombreux fichiers hétérogènes. Les distributeurs peuvent-ils fiabiliser la collection et la transmission de ces données ?

La centralisation des données est-elle un challenge pour les groupes de retail ?

Pour satisfaire la demande et assurer la pérennité de leur activité, les entreprises du retail doivent garantir la disponibilité des produits dans les magasins et anticiper les volumes des best sellers pour disposer du stock nécessaire. Cela est d'autant plus fort lorsque ces derniers gèrent plusieurs magasins avec des milliers de références produits. Pour relever le challenge, il est essentiel de passer par une gestion performante des assortiments produits qui s'avère vite chronophage et complexe si on ne dispose pas des outils nécessaires.

Comment peuvent-ils répondre aux enjeux de la collecte et consolidation des données ?

Pour générer les ordres d'achat auprès des fournisseurs et lancer les commandes, les responsables de chaque famille de produits doivent renseigner les quantités qu'ils souhaitent proposer aux magasins. Ils doivent tenir compte des cycles de vie des produits, anticiper les réassorts et respecter le budget alloué. Cela représente des milliers de données réparties entre plusieurs dizaines de chefs de produits.

Si les data relatives aux produits sont renseignées et stockées directement dans des outils de PIM et dans l'ERP, il est difficile de gérer la répartition de l'expédition des produits. Les retailers s'appuient sur Excel pour cela. Les limites se montrent rapidement : lourdeur de la gestion, multiplication des erreurs, oubli de références, problèmes de cohérence, problème d'import dans l'ERP, difficulté de gestion du budget...

Quelle alternative à Excel existe pour simplifier les processus de validation ?

En s'appuyant sur une solution digitale dédiée, les chefs de produits de chaque famille et chaque pays remplissent un formulaire semblable à leur tableaux Excel habituel. Ce type d'outil leur permet de mettre à jour facilement les différentes données depuis un formulaire unique. L'objectif est de structurer le processus : il empêche la validation en cas de données incohérentes et en introduit une étape de validation avant le transfert des données vers l'ERP.

Le but est de permettre à chaque chef de produit de générer les ordres d'achat des produits pour les différents magasins de sa zone tout au long du cycle de vie des collections (de six à quinze semaines). L'enjeu est d'anticiper les meilleures ventes pour disposer du stock et du réassort suffisant. Les milliers de données sont répartis dans plusieurs onglets, avec les formats appropriés et des calculs de budget, colisage, répartition... automatisés. Une fois les formulaires transmis et validés par la DSI, l'ERP intègre ces informations automatiquement et génère les ordres d'achats.

Quels sont les avantages pour les chefs de produits et category managers ?

Si les bons workflows sont mis en place, les ordres d'achat envoyés aux fournisseurs sont générés automatiquement, sans besoin de ressaisie manuelle des données, comme cela était le cas avec les fichiers Excel.

Les informations sont donc fiables et de qualité, grâce aux contrôles de cohérence mis en place. Les chefs de produit gardent également un oeil en permanence sur leur budget : ils peuvent ainsi modifier les quantités commandées et ajuster leurs prévisions. Les Category Managers, de leur côté, disposent de toutes les informations pour construire leurs plans d'assortiments et le communiquer aux équipes concernées.

Les formules sont plus fiables que les macros des fichiers Excel, les fichiers sont moins lourds à gérer. L'étape de validation intermédiaire par la DSI permet de garder le contrôle sur les commandes et alerter en temps réel en cas d'anomalie.

Dans le secteur de la mode, chaque collection fait l'objet d'une campagne. C'est un véritable plus de pouvoir gérer les assortiments et les ordres d'achat tout au long de la saison de façon automatique à partir des données remontées par les chefs de produits.

Par Matthieu Barbillat, directeur général de Gathering Tools

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