[Avis d'expert] Comment tirer (vraiment) partie de la digitalisation des achats

Acteur stratégique de l'entreprise et garant de la maîtrise des dépenses, les achats sont au coeur des plans de performance déployés par les sociétés. Un des angles d'approche pour améliorer cette performance des achats est celle de la digitalisation : elle facilite, simplifie ou automatise la gestion administrative et standardise les différents cas métiers tout au long des processus. Notre étude* Digital Procurement révèle que 65 % des directeurs achats ciblent une digitalisation complète de leurs processus achats d'ici 2022. Cependant, la digitalisation suffit-elle à elle seule pour gagner en performance ? Et qu'entend-on par digitalisation ? Au-delà d'une simple démarche outil, la digitalisation nécessite des techniques d'analyse en profondeur des processus en tirant parti de la valeur des données achats de façon visuelle et dynamique.

Le process intelligence, comme élément clé de levier de performance

A l'ère de la digitalisation, les directions achats se focalisent sur l'approche outil pour simplifier la gestion administrative et capter l'ensemble des activités et cas métiers réalisés par les acheteurs. Néanmoins, sans une approche processus, la digitalisation peut s'avérer inefficace et n'apporter qu'un outil supplémentaire de gestion pour les acheteurs, prescripteurs et fournisseurs. En effet, un manque de réflexion autour des différents flux existants au cours du processus achats ne permettra pas d'identifier clairement les causes des points bloquants rencontrés (par exemple, factures sans commande, retards de paiement, non-respect des contrats, non-respect des règles de contrôle interne). Le process intelligence peut justement permettre de comprendre les inefficiences et/ou les goulets d'étranglements existants, et de facto améliorer la performance générale du processus achats ainsi que le taux de couverture des dépenses. C'est en cela qu'il est une composante clé de la digitalisation.

Pourtant assez méconnu, le process intelligence favorise un angle d'approche singulier des activités, au travers des processus, et permet de mettre en exergue, grâce aux données, les points forts et les axes d'amélioration de l'entreprise en réalignant le design des processus et les besoins, et donc, la stratégie et l'opérationnel. L'objectif du process intelligence est de comprendre, optimiser et maîtriser les processus pour des processus achats plus lean et plus performants. C'est donc un prérequis indispensable dans une démarche de digitalisation des processus achats afin de bénéficier de tout le potentiel d'amélioration et des leviers d'action d'optimisation des processus achats.

Le process intelligence : une technique éprouvée de réalignement des processus grâce à l'utilisation de fonctionnalités de diagnostic et de projection

Les attentes des métiers de la fonction achats quant aux processus sont connues :

-Les acheteurs veulent des processus efficaces et fluides avec une application simple d'utilisation pour traiter rapidement l'ensemble des cas métiers (sélectionner un fournisseur, négocier les conditions, contractualiser et suivre les termes de l'accord)

-Les fournisseurs attendent des processus optimisés pour réduire les délais de règlement

-Les comptables et contrôleurs de gestion demandent des processus qui facilitent la comptabilisation et qui permettent d'obtenir une comptabilisation exhaustive et facile à opérer

-Les prescripteurs souhaitent des processus facilités qui les guide dans la création et le suivi de leur demande

La méthode du Process Intelligence permet d'une part de gagner en performance (délai, productivité, efficience) et d'autre part en maturité (valeur ajouté, harmonisation, meilleures pratiques) par son usage ciblé et peut être utilisée dans les cas suivants :

-Pour améliorer des processus métiers en réponse à des problématiques précises :

*au niveau du processus Source to Contract - Un exemple peut être l'augmentation de l'utilisation des catalogues grâce à la réduction du temps de mise à disposition auprès des opérationnels

*au niveau du processus Procure to Pay - Par exemple, en rationalisant le circuit de réceptions des commandes, en réduisant le temps de cycle de paiement, ou contrôlant les risques de fraude

- Lors de l'implémentation de projet SI Achats ou de la mise en place de solutions digitales ponctuelles

*En phase de ROI pour la partie business case (macro design et visualisation des gains)

*En phase de design pour concevoir de façon détaillée les règles de gestion et flux de façon optimisée et partagée

*En phase de recette pour vérifier que le SI produit est conforme aux attentes

*En phase de vie courante pour monitorer la tenue des performances

- Dans le cadre de la mise en place de mesures métier hors SI, comme l'évolution d'une organisation (fusion, acquisition, réorganisation, évolution stratégique...) ou un plan de transformation (transformation liée à la rationalisation d'une entité)

*Dans la phase de constat pour identifier et prioriser les difficultés à résoudre

*En phase de diagnostic pour trouver les causes des problèmes

*En phase de préconisations pour trouver les solutions optimales et les leviers d'action apportant le plus de valeur et d'amélioration

*En phase de mise en oeuvre pour préciser le design des solutions et leviers d'actions

*En phase de vie courante pour piloter la tenue des performances

Le process intelligence est à la fois un accélérateur de création de valeur par l'activation des leviers d'actions d'optimisation des processus et un facteur de sécurisation des risques en garantissant un alignement avec les besoins et attentes métiers.

Aujourd'hui il est plus que jamais nécessaire que les achats se saisissent des outils digitaux de type process intelligence et libèrent le plein potentiel de la technologie au profit de l'efficacité. Les entreprises qui s'armeront de ces outils seront celles qui sauront relever les défis de demain.

Exemple d'analyse des processus: Evaluation de la complexité du processus "Sourcing to contract" en quantifiant la standardisation du processus et en qualifiant les principales causes de dispersion du processus.