Achats/DSI: changer pour mieux collaborer

Aucune entreprise n'échappe désormais à la mode de la transformation numérique. Les achats IT sont donc de plus en plus importants, aussi bien au niveau des ­montants dépensés qu'en termes stratégiques. Jusqu'alors pré carré de la DSI, les achats IT ­intéressent donc de plus en plus la direction des achats. "Les achats IT sont désormais clés : ils sont de moins en moins un moyen et de plus en plus une fin. Ils sont au coeur de la stratégie", souligne Bertrand Maguet, associé de la société MLA conseil et coanimateur du groupe achats du syndicat Consult'in France (ex-Syntec Conseil en management).

Mais la collaboration entre les deux directions est loin d'être évidente. D'un côté, la DSI est attachée à de grands projets informatiques longs et fastidieux et a du mal à se convertir aux applications cloud, réclamées par les directions en interne. De l'autre, les achats ne sont pas toujours à l'aise sur les sujets IT. Les deux directions doivent donc, chacune de leur côté, commencer par modifier leur mode de fonctionnement et leur état d'esprit. Pour ensuite adopter une nouvelle organisation qui favorise la collaboration entre les deux directions.

Maîtrise des coûts, des délais et de la qualité

Car DSI et direction achats ont tout intérêt à collaborer. "Quand nous travaillons avec un binôme direction achats/DSI, les projets avancent mieux. Les plannings et les engagements sont mieux tenus", constate Claude Moins, directrice du pôle Solution de l'éditeur BravoSolution. En effet, chacun apporte son expertise : les achats celle d'un appel d'offres structuré avec une expression claire des besoins et des critères de sélection des fournisseurs ; la DSI une connaissance technique et une capacité organisationnelle à mener des projets. Ce qui permet de mener des projets de manière plus efficace et de mieux maîtriser et les coûts des projets informatiques et les délais. Mais aussi la qualité : les compétences des deux directions permettent en effet de s'assurer de cette qualité. "La réussite d'un achat IT dépend de la réussite du cahier des charges. Or, les achats ne sont pas toujours à l'aise sur la partie technique tandis que la DSI ne sait pas toujours rédiger un cahier des charges", observe Bertrand Maguet. "La valeur ajoutée des achats repose à la fois sur l'anticipation et la gestion des risques, notamment juridique, et sur la sécurisation du niveau de service délivré (SLA)", ajoute Gilles Lavaure. D'où la nécessité de faire collaborer ces deux directions.

Cette collaboration est d'autant plus importante que, nous l'avons dit, les achats IT sont de plus en plus stratégiques. Et connaissent des évolutions non négligeables. Comme le cloud, par exemple, qui révolutionne les achats IT. Parce qu'on n'achète plus des logiciels mais qu'on s'abonne à un service. Et que les directions internes en sont très friandes. "Les directions métiers ont tendance à penser qu'avec le cloud elles peuvent désormais acheter leurs services IT seules. Or, ce n'est pas vrai, notamment pour des questions de sécurité ou encore des problématiques d'intégration", remarque Sylvie Brandily, directrice au sein d'Accenture Strategy en France. Mais aussi pour des raisons de référencement des fournisseurs, approuvés pour la qualité de leur prestation et avec lesquels des tarifs ont été négociés. "Les fonctions achats et IT ont des intérêts communs: limiter l'acquisition de services cloud directement par les métiers", pointe Jérôme Martin, associé chez Bearing Point et expert en stratégie IT.

Autre sujet d'importance qui nécessite une collaboration efficace des achats et de la DSI: les audits de licences logicielles qu'organisent les éditeurs de logiciels. Ces derniers consistent à vérifier que leurs clients n'utilisent pas davantage de licences logicielles que le leur permet leur abonnement. À la clé: de grosses amendes pouvant atteindre plusieurs millions d'euros. "Les gros éditeurs de logiciels sont en situation de quasi-monopole et en profitent pour avoir des comportements contractuels à la limite de l'illégitime, estime Henri d'Agrain, président du Cigref. L'audit des licences est un vrai enjeu dans la maîtrise du budget IT et la collaboration sur ce sujet est importante."

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