[Gestion des risques] Des outils pour une bonne gestion des documents contractuels

Aller vers des solutions de gestion de la relation fournisseur

D'autant plus que se trouvent sur cette plateforme des informations intéressantes concernant les fournisseurs et les risques associés. "Ce ne doit pas être des outils achats mais ouverts au plus grand nombre pour que les opérationnels puissent vérifier ce qu'il en est au niveau de tel ou tel fournisseur, avant même de signer un contrat", conseille Alain Alleaume, associé chez Altaris. Et ce d'autant plus si l'entreprise a décidé d'aller plus loin que la simple collecte des documents contractuels. Car il existe également des plateformes de gestion des risques, comme Riskattitude, Vigilegal ou Acesia, qui font des vérifications plus poussées (contrôles auprès des assureurs et des organismes certificateurs pour Riskattitude) et/ou plus larges (Vigilegal collecte, par exemple, des documents liés aux substances chimiques ou encore spécifiques au secteur du transport ; Acesia évalue le risque fournisseurs à partir d'un questionnaire et d'attestations). Car si les plateformes spécialistes des documents contractuels vont petit à petit vers la gestion du risque financier (vérification de la santé financière du fournisseur ou encore de sa dépendance), il faut souvent aller vers d'autres outils ou prestataires pour gérer l'ensemble des risques.

Et pourquoi ne pas adopter des solutions de gestion de la relation fournisseurs comme BravoSolution ou Orgasoftware? Le coût n'est plus le même (compter environ 100.000 euros) mais ce qu'apporte l'outil non plus. "Ce qui est intéressant avec des solutions comme celle que propose BravoSolution, c'est la possibilité de suivre le contrat et ce qui a été effectivement négocié: il retrace tous les échanges autour du contrat, des documents légaux aux problèmes rencontrés avec les fournisseurs en passant par les avenants", pense Marielle Terrier, avocat au sein du cabinet Mateia. Il est essentiel d'avoir cet historique en cas de contentieux. Et le ­pilotage des risques liés au contrat se fait, grâce à ce genre d'outil, de A à Z ; depuis les négociations jusqu'aux prestations effectivement réalisées en passant par les éventuelles modifications. Tout est tracé, rien n'est laissé de côté. "Le contexte pousse les entreprises à mettre en place un processus sécurisé autour du contrat. Il y a une exigence de pilotage du risque lié au contrat. Les entreprises ont donc besoin de sécurité, de traçabilité, d'auditabilité", note Maurice Hamoir, business developer chez BravoSolution. Avec ce genre d'outil, aucun risque ne devrait donc être en théorie oublié. "Ce n'est pas juste un outil pour déposer des documents légaux : c'est un outil d'aide à la décision qui permet d'analyser le niveau de risque de travailler avec tel ou tel fournisseur. L'objectif est aussi de construire une véritable relation et stratégie avec les fournisseurs", souligne André Brabant, CEO d'Ogasoftware. Bruno Frel propose quant à lui de réaliser une cartographie des risques pour chaque segment d'achat. Mais c'est un autre projet...