Pierre & Vacances mise sur Ivalua Buyer pour la gestion de ses contrats fournisseurs

Doté du système d'information SAP, le groupe Pierre & Vacances - Center Parcs a choisi Ivalua pour la gestion automatisée de ses contrats fournisseurs. Ivalua Buyer qui a été désigné récemment par le cabinet indépendant Forrester comme "éditeur majeur" grâce à cette solution.

Pour le leader européen du tourisme de proximité, qui a réalisé l'an dernier 1,5 milliards d'euros de chiffre d'affaires, cette décision était une nécessité car, comme l'explique Martin de Neuville, directeur des achats du Groupe Pierre & Vacances Center Parcs, "nous avions un problème de visibilité de l'intégralité de nos contrats (hors contrats cadres). Il y avait donc un certain risque dans la gestion de ces contrats".

Inventaire et vérification des données

L'ambition du groupe : faciliter l'automatisation de la gestion du cycle de vie des contrats, depuis leur rédaction, leur négociation et ce jusqu'à leur renouvellement, résiliation ou expiration. "Nous avons choisi Ivalua pour la facilité d'implémentation de l'outil, explique le directeur des achats, ainsi que pour son ergonomie intuitive".

Le groupe, qui compte 300 sites en Europe et en Méditerranée et gère plus de 50 000 appartements et maisons, dénombre environ 20 contrats par site. L'implantation de ce nouvel outil en mode Saas est donc l'occasion pour la direction des achats de faire l'inventaire des contrats et de vérifier l'exactitude des données. 767 contrats ont déjà migré vers l'outil, l'objectif étant de dématérialiser les 5000 contrats du groupe.

"Les acheteurs doivent convaincre les juristes"

Cette démarche a nécessité, assez naturellement, un rapprochement entre les directions achats et juridiques. "Nous avons choisi dès le départ de travailler avec la direction juridique non sans une certaine réticence de leur part quant à l'arrivée d'un nouvel outil. Pour faciliter la mise en place du projet, les rôles ont bien été déterminé en amont, par type de contrats", explique Martin de Neuville.

Gérard Dahan, directeur général EMEA d'Ivalua, a de son côté souligné que "la gestion des contrats émane à 90% des directions des achats. Je pense donc que c'est aux achats de convaincre car les juristes sont souvent considérés comme intouchables au sein des entreprises."

Les bénéfices attendus

Pour le Groupe, il s'agit de garantir la sécurité des données et de diminuer le risque fournisseurs en améliorant la visibilité.

Pour la direction des achats et direction juridique, les enjeux consistent à améliorer le taux de couverture des achats, garantir la bonne application des contrats cadres et d'harmoniser les procédures de rédaction de contrats via l'utilisation de contrats types.

Ce choix s'inscrit également dans une stratégie d'optimisation du portefeuille achats qui représente un volume de 650M€ par an (11 900 fournisseurs référencés), répartis par tiers entre les achats liés à la construction neuve et à la rénovation, les achats liés aux opérations des sites et l'énergie et enfin les achats hors production. Le Groupe a par ailleurs annoncé avoir déjà détecté des synergies d'achats possibles, notamment dans la famille "espace vert", précisant que "beaucoup de prestations ont déjà été harmonisées."

Enfin, côté opérationnels, le nouvel outil devrait permettre de gagner du temps, de suivre pas à pas l'avancement des contrats et d'anticiper la fin de vie des contrats.