L'accompagnement, clé de l'appropriation des nouveaux espaces de travail

L'étude "Engaging Workplace" de l'Observatoire de l'engagement le confirme: confort au travail et motivation des salariés sont liés. Dans deux enquêtes réalisées entre janvier et avril 2017, les salariés d'entreprises ayant réaménagé leurs espaces de travail sont interrogés sur leur satisfaction et ce qu'elle implique dans leur organisation quotidienne. Résultat: la majorité des salariés interrogés (58%) reconnait qu'un environnement de travail modernisé est un atout pour le travail collaboratif et lui permet de disposer d'outils de travail performants. Ce résultat est encore plus fort pour les collaborateurs des 10 entreprises les mieux notées sur l'aménagement de leurs bureaux, avec 85% d'entre eux qui se disent satisfaits, ce qui a une influence sur leur motivation. En revanche, l'étude établit que si l'évolution des espaces de travail est un atout, elle n'est en revanche pas une condition nécessaire ni suffisante à l'engagement des salariés.

En effet, ces changements ne sauraient se passer d'un management approprié, qui peut intervenir en amont, sous forme de consultation, ou en aval pour accompagner les collaborateurs dans la découverte des nouveaux espaces. Lionel Garreau, maître de conférences à l'Université Paris-Dauphine, rappelle que "les espaces de travail vivent au travers d'une politique active d'appropriation des espaces. L'accompagnement au changement passe par une préparation a priori, allant de la simple communication à l'auto design par les équipes en passant par le brainstorming." Danone, par exemple, a associé ses collaborateurs au projet de réaménagement de son siège social, situé boulevard Haussmann à Paris. Des ateliers leur ont permis d'imaginer des scénarios dans les futurs locaux et de récolter les besoins selon les différentes populations (finance, RH, marketing...). Plus de la moitié des 600 collaborateurs a participé à ces sessions de travail, dont l'objectif était, selon Émilie Blouin, chef de projet New Work chez Danone, de mieux les accompagner et les rassurer.

Accompagner les populations sédentaires et nomades

Et pour cause, en supprimant la plupart des bureaux attitrés et en les remplaçant, notamment pour les assistants, par des bureaux "attribués" (c'est-à-dire qu'ils leur sont réservés mais qui peuvent être utilisés par d'autres personnes en leur absence), l'entreprise s'est trouvée confrontée au besoin de considération de ses collaborateurs. "Le bureau était devenu un lieu d'identification pour beaucoup de nos salariés, un véritable camp de base, voire une protection", note Émilie Blouin. "Nous nous sommes montrés très à l'écoute de nos collaborateurs les plus réticents au changement, et nous avons laissé les émotions sortir. Finalement, depuis le réaménagement, certaines de nos assistantes disent se sentir plus libres et autonomes. Les postes traditionnellement sédentaires ont gagné en liberté", se réjouit-elle.

En revanche, la chef de projet reconnaît que les populations nomades se sont senties fragilisées sans point d'ancrage. "Le management est un enjeu crucial pour ces types de collaborateurs" insiste-t-elle. Émilie Blouin explique que les collaborateurs, de manière générale, ont finalement accepté de partager leur espace de travail via des bureaux attribués. "Je pense que c'est la notion de partage qui a levé certains freins, car elle leur offre du sens", justifie-t-elle. Six mois après la fin de l'emménagement, une enquête a été menée auprès des salariés et a révélé un taux de satisfaction global de 95%. 86% ont même remarqué une amélioration de leur bien-être.

La génération Z est la plus à l'aise dans ces nouveaux espaces

85% des salariés des 10 entreprises les mieux notées sur leurs espaces de travail se disent satisfaits de leur environnement de travail et très motivés. Pour l'expliquer, ils mettent en avant leurs avantages et leur salaire (+30 points d'écart avec la moyenne), et leur fierté à faire partie d'une entreprise innovante (+22 points d'écart).

En moyenne, sur 4000 salariés interrogés dans 51 entreprises, ce taux de satisfaction descend à 58%. Les salariés satisfaits de leur environnement de travail modernisé mettent en avant les nouveaux espaces favorisant l'interaction et les outils à leur disposition. 71% se réjouissent d'un développement de l'esprit de convivialité et 70% perçoivent le matériel comme leur permettant d'accéder à l'information quand ils en ont besoin, et favorisant l'efficacité et l'autonomie. En revanche, ils sont 66% à regretter d'avoir peu voire pas d'espaces pour déconnecter, penser autrement ou même se concentrer: seulement 55%, à peine plus de la moitié, disent arriver à se concentrer facilement.

Les jeunes travailleurs de la génération Z (moins de 23 ans) sont les plus satisfaits de leur environnement de travail, à 73%. 84% utilisent les outils digitaux et 81% pensent qu'ils favorisent les échanges avec leur manager et leurs collègues. 74% disent pouvoir se concentrer facilement, marquant là un nouveau gap avec la moyenne des salariés interrogés. Ces jeunes collaborateurs sont plus à l'aise que les Y dans les nouveaux modes d'interaction favorisés par les espaces de travail modernes.

Règlementer et animer les espaces partagés

Émilie Blouin note que le besoin de mettre en place des règles est venu des collaborateurs, qui se sont penchés d'eux-mêmes sur la rédaction de grands principes, pendant 6 mois. Un réseau de collaborateurs volontaires, baptisés les "Floor Owners", s'assure désormais de l'application des règles propres à chaque service et à chaque étage, et collecte les besoins. La problématique régulièrement soulevée est celle des bureaux non utilisés qui ne sont pas correctement libérés par leurs précédents occupants, empêchant d'autres collaborateurs de s'y installer. "Il nous semble important d'informer les collaborateurs de leurs possibilités et de rester à leur écoute", souligne-t-elle.

Dans les espaces non productifs, ou de détente, Danone a remarqué qu'il était nécessaire d'accompagner les collaborateurs dans leur appropriation de l'espace. Chief happiness officer, Culture manager, Feel good manager... De nouvelles fonctions managériales émergent. "Cette transformation ne se vit pas sans communication interne", retient Émilie Blouin. "Nous avons installé un piano, mais il ne vit pas tout seul, il a besoin de faire l'objet d'une animation en interne organisée" conclut-elle.

Un sujet dont les RH doivent s'emparer

L'aménagement des bureaux modifie les rapports humains, pas uniquement dans le cadre des espaces détente mais avant tout en favorisant le collaboratif. Pour Pierre Deheunynck, DGA d'Engie en charge de la direction des ressources humaines, "le cadre de travail n'est pas qu'une structure de coût, il participe de la création de beaucoup plus. Un déménagement ou un réaménagement est un projet qui bouleverse la culture d'entreprise, du point de vue de l'organisation de travail, du management. Passer d'une tour à la Défense, où le comex avait son étage et ses ascenseurs privés, à un campus horizontal où les managers travaillent au milieu de leur communauté, est symbolique. Le rapport à la responsabilité individuelle et au management change".

Pour le DGA d'Engie, passé par Danone et Crédit Agricole, il faut avant tout penser le réaménagement des espaces de travail en usage. Les enjeux sont donc différents pour chaque entreprise. Bouleverser ses espaces de travail traditionnels doit être fait en cohérence avec la stratégie de l'entreprise, la contribution des collaborateurs, les clients, l'environnement...

Le professionnel recommande de rester humble: "Ce n'est pas un sujet générationnel, ces évolutions génèrent du stress chez tout le monde. C'est le fait culturel qui est déterminant, d'être attaché au statut ou non. Il faut comprendre le ressenti des salariés, il ne suffit pas de mettre de l'argent et de penser que les choses vont se faire d'elles-mêmes". Un propos que vient conforter François Dupuy, sociologue des organisations: "les acteurs ne se parlent que lorsqu'ils ont un intérêt à le faire. Il ne faut donc pas être naïf, la coopération est dure à mettre en place car ce n'est pas un comportement naturel pour les parties".