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Comment mettre en place le flex office et le télétravail en entreprise ?

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Comment mettre en place le flex office et le télétravail en entreprise ?
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Ces deux formes d'organisation du travail gagnent du terrain. Pour accompagner le mouvement, la direction des achats devra doter les équipes de solutions logicielles pour quantifier le travail des salariés qui travaillent à distance.

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Le télétravail et le flex office. Ces deux exemples d'organisation du travail qui permettent aux entreprises de rationaliser l'utilisation de leurs locaux sont au coeur d'une étude tout juste menée par Bureaux à partager (BAP) et Fabernovel. "Nous nous sommes plutôt adressés à des entreprises qui y sont favorables, car l'objectif était de montrer comment assurer la transition vers ces deux modes d'organisation du travail", précise Camille Keijman,Head of Editorial & Communities, Fabernovel Institute.

D'abord un constat. Selon une étude Ipsos parue en 2017, 65% des Français s'intéressent au télétravail et 25% le pratiquent régulièrement, tandis que 77% des entreprises ont déjà testé l'aménagement en bureaux flexibles. Ce que révélait en creux cette étude, c'est que les Français connaissent le principe télétravail et ont une appétence pour cette forme d'organisation... mais, qu'à contrario, ils connaissent mal le flex office, alors que les entreprises savent ce dont il s'agit et s'y intéressent. Une analyse confirmée par l'étude de BAP et Fabernovel. "Sur le télétravail les salariés sont très demandeurs alors que les managers sont inquiets, et sur le flex office c'est le contraire", explique Cécile Peghaire, responsable de la communication de BAP. Dans les deux cas il faut faire de la pédagogie."

Le télétravail reste du travail

Si les salariés doivent bien comprendre qu'un jour de télétravail, est un jour travaillé, les managers doivent quant à eux apprendre à diriger différemment. En France, tout est basé sur le présentiel. Les managers estiment qu'il est plus facile de diriger, et disons-le, de surveiller des salariés que l'on peut voir. Avec le télétravail, ce type de management prend du plomb dans l'aile. Les managers devront donc apprendre à travailler par objectifs, à laisser des marges de manoeuvre, à faire confiance. Pas n'importe comment, certes.

La direction des achats, quant à elle, devra doter les équipes de solutions logicielles pour quantifier le travail des salariés qui travaillent à distance. De plus ils devront être équipés de toutes les technologies permettant de travailler à distance. Pour le salarié l'intérêt est d'éviter les longs déplacements pour aller et revenir du travail. Pour l'entreprise, cela permet de donner satisfaction à ses salariés à un moindre coût tout en pouvant réduire le nombre de bureaux à leur disposition.

La mise en place du flex office passe par la pédagogie

Passer au flex office, risque d'être encore plus ardu. Rappelons que selon cette organisation du travail, les collaborateurs n'ont pas de bureau attitré. Après des expériences de flex office intégral, où les équipes étaient dispatchées aléatoirement dans les locaux de l'entreprise et devaient trouver une place libre, désormais les équipes sont plutôt regroupées dans des étages et des espaces communs. Simplement, ils changent de bureau selon la disponibilité, et parfois ne travaillent pas à leur bureau, mais à la cafétéria, dans le jardin attenant à l'entreprise... Outre de gagner des mètres carrés et donc d'économiser de la place, cela permet en théorie d'éviter la routine et d'améliorer la communication entre les équipes. Par contre, cela peut être particulièrement perturbant pour des salariés habitués à avoir toujours le même bureau.

Selon une enquête Actineo datant de 2017, 32% des travailleurs étaient en bureaux individuels fermés en France, et 33% en bureaux collectifs fermés, 16% en bureaux ouverts et 6% sans poste de travail dédié. Le flex office, peu connu, est rarement demandé et rarement compris de prime abord. L'effort de pédagogie devra donc être important. L'étude BAP-Fabernovel conseille par exemple de nommer des référents parmi les salariés dont la tâche sera de faire la navette entre la direction et ses pairs, mais aussi de répondre à leurs craintes, d'expliquer. Ensuite, l'étude appuie sur la nécessité, pour la direction, de monter l'exemple. "L'idée est que les managers eux-mêmes se séparent de leur bureau, conseille Camille Keijman, or le bureau individuel a une très forte image statutaire. Il faut passer d'une logique de hiérarchie à une logique d'exemplarité, où le manager travaille au sein de ses équipes."

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