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Déplacements professionnels : la visibilité au service de l'optimisation

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Déplacements professionnels : la visibilité au service de l'optimisation

La gestion des déplacements professionnels et de leurs nombreux coûts associés pourrait être optimisée dans de nombreuses entreprises. Pour cela, encore faut-il disposer d'une visibilité réelle sur les dépenses des collaborateurs.

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Explications avec Franck Monsauret, Directeur France d'Uber for Business.

Alors que l'étau de la crise sanitaire se desserre progressivement, les voyages d'affaires et les déplacements professionnels redeviennent pratique courante de même que l'enjeu de la maîtrise des coûts. Alors que les responsables achats sont sans cesse amenés à prendre des arbitrages complexes pour effectuer les meilleurs achats, au meilleur prix, " ils ont plus que jamais besoin d'une visibilité totale sur les coûts associés aux déplacements des collaborateurs ", indique Franck Monsauret. Or, dans la majorité des cas, le suivi des dépenses se cantonne aux postes budgétaires les plus visibles. " Sur le budget global d'un voyage d'affaires, le prix du billet d'avion et le montant de l'hébergement hôtelier sautent au yeux car, ils sont les plus importants en valeur absolue ", confie Franck Monsauret. Pourtant, si l'on s'en réfère à une étude réalisée par Certify sur les tendances des dépenses liées au voyage d'affaires, publiée en 2019, les déplacements sur le lieu de séjour peuvent représenter jusqu'à 17% des dépenses. " Cette réalité vaut également pour l'ensemble des dépenses alimentaires du voyageur d'affaires, qui peuvent complètement passer hors du spectre... Or, sans visibilité, pas de maîtrise des coûts, ni d'optimisations possibles ", commente Franck Monsauret qui rappelle par ailleurs qu'en moyenne les coûts de transports terrestres via Uber sont 30% moins élevés.

Automatiser, réconcilier, piloter...

Pour proposer une expérience plus fluide au voyageur d'affaires et pour faciliter l'accès à l'information, un compte Uber for Business permet non seulement de piloter l'ensemble des déplacements via les VTC, mais aussi de centraliser les frais de bouche des collaborateurs. Et cela va plus loin, " gérer les notes de frais est souvent vécu comme une contrainte par les collaborateurs. Non seulement Uber for Business fluidifie ces processus, mais en outre, les données peuvent ensuite être automatiquement exploitées dans le système d'information de l'entreprise ", indique Franck Monsauret. Le bénéfice ? Moins de frictions pour récupérer les notes de frais, moins de risque d'erreur dans les saisies et ressaisies : le recours à la plateforme Uber for Business met un terme définitif au casse-tête des reçus égarés. Un choix que Zoom a effectué pour ses collaborateurs dès 2018, en vue d'améliorer leur expérience en matière de gestion des frais de déplacements dans le monde entier.

Uber Green : une réponse aux enjeux des Directions des Achats

Des transports terrestres moins onéreux, une meilleure traçabilité des dépenses et une ergonomie optimisée pour les collaborateurs sont autant d'arguments pour utiliser Uber for Business. Mais cette plateforme présente également d'autres avantages, et non des moindres. La moitié du parc automobile d'Uber sera électrifiée à l'horizon 2025 et la neutralité carbone devrait être atteinte en Amérique du Nord et en Eurpe en 2030. " La RSE n'est plus seulement une posture, un vecteur d'image, affirme Franck Monsauret. C'est une stratégie bien réelle pour les entreprises, un critère clé pour les Directions des achats et une aspiration forte pour une population toujours plus large de collaborateurs ". Sur l'application, les collaborateurs peuvent ainsi opter pour la mobilité Uber Green pour leurs déplacements, une option eco-friendly qui propose des véhicules hybrides et 100% électriques à un tarif inférieur à UberX. Pragmatique et efficace ! Faire de l'adoption d'Uber for Business un accélérateur de vos propres engagements RSE, tout en maîtrisant vos coûts, c'est créer un cercle vertueux dont votre entreprise, ses collaborateurs et l'environnement pourront tirer profit.

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