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P2P : le b.a.-ba

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Procure-to-Pay, Purchase-to-Pay, P2P, e-Achats… Quel que soit son nom, on désigne par ces termes un ensemble d’activités coordonnées et intégrées visant à répondre à une exigence : acquérir efficacement les bons produits ou les bons services au bon prix et au bon moment.

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Procure-to-Pay, Purchase-to-Pay, P2P, e-Achats… Quel que soit son nom, on désigne par ces termes un ensemble d’activités coordonnées et intégrées visant à répondre à une exigence : acquérir efficacement les bons produits ou les bons services au bon prix et au bon moment.

Le P2P est un processus constitué d’un certain nombre d’étapes à exécuter dans un ordre précis:

  • Identification d’un besoin pour effectuer telle ou telle tâche et communication de ce dernier au chef ou au responsable budgétaire, qui donne son feu vert.
  • Lorsque la demande est approuvée, elle se traduit par une commande, qui crée avec le fournisseur un contrat formel portant sur la réponse au besoin identifié et régi par un certain nombre de conditions pré négociées (livraison, prix, paiement, etc.).
  • La commande est envoyée au fournisseur, qui envoie les marchandises (ou livre le service). La personne à l’origine de la demande les réceptionne, puis reçoit (souvent assez rapidement) une facture de la part du fournisseur.
  • Cette facture est comparée à la fois à la commande et au reçu des marchandises et si tout concorde, la comptabilité obtient à son tour le feu vert pour payer le fournisseur.

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Rien de bien sorcier, vous dites?

Alors, imaginez ce processus dans un cocktail de feuilles de calcul, d’e-mails, d’appels téléphoniques, d’accords conclus par une poignée de main ou d’un simple hochement de la tête, le tout hébergé sur vos serveurs ou sur des systèmes disparates. Autant dire que… tout ne se passe pas exactement comme prévu. Bon… revoyons notre jugement !

Quels principaux problèmes rencontre-t-on sans une solution P2P?

Paystream a demandé à plus de 400 entreprises d’identifier les tendances du moment pour la gestion des achats. Bien entendu, celles dépourvues d’un système Procure-to-Pay dans le Cloud ont avancé les difficultés suivantes:

  • Les processus achats diffèrent d’un site et d’un département à l’autre pour 16% d’entre elles
  • Le système actuel est dépassé/inadéquate pour 16% d’entre elles
  • 10% des entreprises interrogées considèrent que les dépenses hors contrat et hors budget sont fréquentes
  • 9% considèrent qu’elles utilisent encore trop de papier
  • 9% utilisent des systèmes disparates pour leur processus achats
  • Les processus de demande d’achats et d’approbation ne sont pas clairs/trop longs pour 9% d’entre elles
  • 8% ont un contrôle et visibilité limités sur les dépenses
  • 7% observent un manque de communication et de transparence entre les services achats et comptabilité
  • Les données incohérentes (ex : fournisseurs, commandes, paiements, etc.) concernent 5% des entreprises interrogées
  • 4% d’entre elles ont beaucoup de dépenses incontrôlées
  • 4% ont des difficultés à réconcilier les commandes et les factures
  • 3% ont des difficultés à référencer les fournisseurs

Comment régler ces problèmes de manière digeste et cohérente? L’astuce, c’est de rendre tangibles les avantages du processus et pas seulement pour vos utilisateurs finaux ou votre équipe achats, mais aussi le service informatique, la Finance, la direction et…vos fournisseurs aussi!

Quelques exemples faciles à expliquer aux débutants:

  • Facilité d’utilisation des catalogues, qui orientent intuitivement les utilisateurs finaux dans la bonne direction pour leur faire acheter les bons articles au prix négocié. Aucune formation n’est nécessaire
  • Facilité d’approbation pour les responsables, depuis n’importe quel appareil et à n’importe quel moment
  • Facilité de suivi du processus de commande et de la gestion des litiges pour toutes les parties prenantes
  • Facilité de contrôle des achats en fonction des conditions négociées, des tarifs et des budgets. Plus besoin de fouiller dans les dossiers de contrat pour vérifier la conformité d’une commande (si tant est que vous le faites !)
  • Facilité d’obtention rapide d’un devis pour les articles hors catalogue.
  • Facilité de communication avec vos fournisseurs, qui bénéficient d’une visibilité sur le processus et le feedback
  • Facilité d’intégration avec votre ERP ou votre environnement technologique actuel. C’est le service informatique qui sera ravi!

Pour en savoir plus sur la solution P2P de Determine et les avantages qu’elle apporte, contactez notre équipe d’experts!

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