La carte d'achat : un outil de modernisation et performance économique
La carte d'achat est un outil encore trop méconnu. Pourtant, elle contribue fortement à la performance de la fonction achat, car elle offre à toute organisation une opportunité de simplification et dématérialisation du processus d'approvisionnement et une réduction très forte des coûts administratifs.
La carte d’achat est un outil encore trop méconnu. Pourtant, elle contribue fortement à la performance de la fonction achat, car elle offre à toute organisation une opportunité de simplification et dématérialisation du processus d'approvisionnement et une réduction très forte des coûts administratifs source d'économies très importantes tant pour le client, que pour ses fournisseurs. Pour réussir, cette activité doit-être gérée en mode projet.
Qu’est que la carte d’achat ?
La carte d’achat n’est pas qu’une simple carte bancaire. Elle est d’abord un outil d'achat destiné aux achats simples, répétitifs et de faibles enjeux, mais également un moyen de paiement qui peut être adossé à un système de commande électronique. C’est une solution peu onéreuse, simple, dématérialisée et efficace.
Elle est mise à disposition de porteurs de carte d'achat qui reçoivent, tant un droit de commande, qu’un droit de paiement. Il est à ce titre, responsable de l’ensemble du processus d’achat: de la passation de commande jusqu’à son paiement.
Pourquoi développer un projet carte d'achat ?
a) Pour le client
Au niveau de la fonction achat, l’appel à l’outil carte d’achat permet de déconcentrer la passation de le commande au plus près des utilisateurs finaux, d’optimiser, simplifier et dématérialiser le processus d’approvisionnement. Elle réduit fortement les coûts administratifs de traitement (d’environ 90%) et permet de mieux satisfaire le client final.
Au niveau de la fonction financière, l’outil permet de réduire le nombre de paiement de faibles montants, de regrouper mensuellement la facturation par l’émission d’un seul paiement par relevé d’opérations et supprimer le risque de pénalité de retard.
b) Pour le fournisseur
L’outil carte d’achat, permet de réduire très fortement les délais de paiement. En impactant favorablement la trésorerie ceci induit une diminution du besoin en « fonds de roulement ».
Outre cet avantage, l’outil contribue à la suppression des coûts liés aux relances de paiement, à la gestion dématérialisée des ventes et à une meilleure gestion des stocks en flux tendus.
Il facilite la relation commerciale en favorisant une gestion amiable des incidents (ex : système d’avoir…), source de diminution du nombre de litiges et des coûts associés.
Que faire pour réussir un projet carte d’achat ?
Les 5 facteurs clés que nous avons identifiés pour assurer la réussite du projet sont :
• la constitution d’un réseau d’acteurs placé au plus proche des clients internes ;
• un travail en mode projet pour soutenir les actions de recrutement fournisseurs et la mise en œuvre opérationnelle de la carte d’achat ;
• la mise en œuvre d’une méthodologie de travail adaptée ;
Etape 1 : Analyse préalable du portefeuille achats (analyse en opportunité pour identifier les segments d’achats éligible au déploiement de l’outil)
Etape 2 : Identification des marchés et sociétés cibles
Etape 3 : Définition et mise en œuvre d’une démarche de déploiement carte d’achat standardisée
• Une structuration qualité de l’activité, en définissant des règles de fonctionnement et de contrôle adaptées à l’organisation. permettant une maitrise des risques induit par l’utilisation de l’outil carte d’achat,
• Un accompagnement de proximité, en assurant une information et formation ad hoc des acteurs.
