Choix d’un outil: commencer par le processus ou par l’outil?

Cet article synthétise une présentation animée par Dave Quillin en septembre 2017, lors de la conférence ProcureCon Indirect West. Client de Determine, Dave Quillin est responsable des achats et de la gestion des risques liés aux fournisseurs chez Alliant Credit Union.

Cet article synthétise une présentation animée par Dave Quillin en septembre 2017, lors de la conférence ProcureCon Indirect West. Client de Determine, Dave Quillin est responsable des achats et de la gestion des risques liés aux fournisseurs chez Alliant Credit Union, l’une des plus grandes coopératives de crédit aux États-Unis. Cette année, Alliant a déployé plusieurs solutions modulaires sur la Plateforme Cloud Determine. Cet article détaille l’approche de l’entreprise en matière de stratégie, de planification et de méthodologie dans le choix d’un outil et met en avant les facteurs qui l’ont poussée à adopter Determine.

L’initiative d’Alliant concernait divers processus métiers, tels que : la gestion et le référencement des fournisseurs, la gestion des contrats, le Procure-to-Pay et l’intégration aux principaux systèmes back-end. Cette étude de cas présente l’approche à adopter pour un déploiement d’une telle envergure, à l’échelle de toute une entreprise. C’est une lecture à conseiller à tous ceux qui réfléchissent sur le choix d’un outil et envisagent d’adopter des solutions Source-to-Pay reposant sur des plateformes Cloud.

Les processus, une base solide pour aller de l’avant

Dave Quillin a à cœur de résoudre les problématiques métiers de son entreprise grâce à la technologie. La technologie étant simplement un outil, elle ne peut résoudre seule vos challenges mais peut cependant vous aider à comprendre vos processus métiers, à les améliorer et à garantir leur cohérence. Avant de choisir un outil pour soutenir un processus, vous devez comprendre quel est le but de ce dernier.

Utilisez la même approche que pour un projet de construction. Construire un garage et construire une imposante demeure sont deux choses différentes. Si les principes de base sont les mêmes, ce sont l’envergure et la portée des tâches à effectuer qui déterminent le choix des outils.

Pour Alliant, Dave Quillin a eu pour mission de former une équipe achats centralisée et de prendre en charge la gestion des risques liés aux fournisseurs.

Il a commencé par évaluer les processus et les outils de chaque service. Il était essentiel d’obtenir des informations aussi détaillées dès le début pour adopter une approche stratégique plus robuste, en vue de développer une méthodologie d’entreprise globale pour le choix d’un outil (sujet que nous avons récemment évoqué dans un podcast OutLoud avec Trent Fairbrother, responsable du déploiement chez Determine).

Que peuvent vous apporter les Achats ?

Cette approche visait à encourager l’adoption du changement à l’échelle de toute l’organisation, puisque lorsque l’on comprend les défis individuels, il est possible de formuler une réponse collaborative : «maintenant que nous savons quels doivent être vos processus, voici comment les Achats peuvent vous aider à résoudre vos problèmes à l’aide d’outils adaptés.»

Bien évidemment, en tant que prestataire de services financiers, Alliant était suivi de près par des agences et organismes de réglementation. Il a donc fallu tenir compte de nombreuses exigences dès le début. La technologie et les processus existants, ainsi que la complexité croissante de l’entreprise, ont constitué des défis supplémentaires, qu’il a fallu étudier avant le choix d’un outil.

Le choix d’un outil adapté à chaque tâche

Une fois les processus identifiés et travaillés, Alliant a pu définir les spécifications de son outil technologique:

• Une plateforme et une base de code unique, pour prendre en charge à la fois le référencement et la gestion des fournisseurs, le Procure-to-Pay et la gestion des contrats
• Une plateforme configurable et évolutive pour s’adapter à une organisation en mutation et être toujours à jour

Alliant a commencé par établir le processus avant de trouver le bon outil. Après de nombreux appels d’offres, RFP et réunions, l’entreprise a choisi le seul fournisseur répondant à chacune de ses attentes: Determine.

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