Les solutions e-achats en mode SaaS : une véritable rupture dans l'offre auprès des Directions Achats (2) ?

Les offres SaaS se généralisent de la part des éditeurs de solutions e-achats; mais qu'apportent réellement ? Sont-elles éligibles en toute occasion ? La maturité tant au niveau de l'offre que de la demande est elle bien là ? Assiste t on à une évolution majeure dans la mise en oeuvre des projets de Système d'Information Achats ?

L’apport du mode SaaS va bien au-delà des avantages déjà mentionnés dans notre précédent article sur le mode ASP. C’est in fine le mode de mise en œuvre des projets qui est fondamentalement modifié. On assiste en effet à un changement notoire des compétences requises sur de tels projets : les prestations de maîtrise d’œuvre de paramétrage voire de développement ad hoc cèdent le pas à des prestations de type maîtrise d’ouvrage nécessitant des compétences purement métier. Conséquence pratique : des projets moins coûteux et plus rapides à implémenter, une démarche projet centrée sur le métier et qui met l’accent sur la conduite du changement, des formations plus aisées basées généralement sur des outils de e-learning.

Face à une offre aussi séduisante on peut se demander si toutes les typologies de projets et/ou de clients sont éligibles à choisir l’offre SaaS et si le marché est mature dans ce domaine.
Prenons l’exemple des solutions de e-achats : en termes métier on distingue les processus dits achats amont (upstream) qui en terme de solutions sont regroupés sous la terminologie Sourcing to Contract, des processus achats aval (downstream) avec les solutions correspondantes dites P2P (Procure to Pay) ou P2R (Procure to Receipt).
Choisir une offre mode SaaS nécessite au préalable de s’assurer de la capacité de la solution à modéliser les processus achats de l’entreprise. En effet, il ne sera pas possible de prendre en considération un écart fonctionnel par rapport au standard, sauf à négocier avec l’éditeur qu’il l’inscrive dans sa feuille de route pour une prochaine version, ce qui n’est pas à exclure si cela peut être considéré comme un enrichissement fonctionnel potentiellement intéressant pour les autres clients.

Revenons à notre exemple des solutions e-achats : les premiers retours d’expérience montrent à l’évidence que modéliser des processus standards sur le domaine upstream apparaît beaucoup plus aisé à mettre en œuvre ensuite dans un contexte client donné que sur le domaine downstream.
Il y a plusieurs raisons à cela que nous pourrons expliciter ultérieurement, mais pour simplifier notons que les projets de type P2P ont un impact fort sur le domaine compta/finance et doivent donc prendre en compte les règles de gestion et le modèle organisationnel existants ; de plus cela implique généralement des points d’intégration avec les ERPs existants.

A contrario les solutions du domaine upstream fonctionnent quasiment en mode stand alone avec des règles de gestion beaucoup plus flexibles, qui sont « à la main » des acheteurs, dans une logique assez proche des outils de gestion de projet.
Quand au débat à savoir si la cible des PME/PMI est davantage éligible à l’offre SaaS, la réponse tient en deux éléments de base : 1) un ticket d’entrée accessible aux PME/PMI pour des projets qui apportent de la valeur au métier, rapides à mettre en œuvre tout en évitant le syndrome du projet informatique dont on ne voit pas la fin ; 2) une capacité plus forte que les grandes entreprises à accepter de prendre ce qui peut être considéré comme la « best practice », et donc le standard proposé par l’éditeur de solution SaaS, surtout si l’on développe une démarche de type analyse de la valeur (combien cela coûte t il si je ne prend pas le standard versus qu’est que cela m’apporte ?)

A cet égard les solutions de type P2P rencontrent actuellement une forte adhésion auprès des PME/PMI qui ne disposent pas d’outils de gestion de commandes, i.e de gestion des engagements, suffisamment performants pour pouvoir exercer un niveau de controlling efficace. Dans ce cas de figure le processus d’approvisionnement – pour les achats hors production - s’intégrera jusqu’au règlement fournisseur avec une simple interface sur l’outil comptable, qui souvent est le module finance de l’outil de GPAO ou de l’ERP, qui gère lui tout le flux d’approvisionnement des achats de production.

A contrario pour les solutions couvrant le processus upstream (Sourcing to Contract), la maturité achats en PME/PMI est bien souvent insuffisante pour vouloir se doter en premier lieu de tels outils et celles-ci préféreront engager d’abord un projet de type P2P. Par contre, il y a fort à parier que pour les grandes entreprises internationales, l’offre SaaS Sourcing to Contract deviendra rapidement un standard pour autant que les éditeurs sachent répondre aux demandes d’évolution de leurs clients tels que par exemple les langues possibles (mais on est déjà à plus de 20 langues pour la plupart !), la prise en compte de certaines catégories d’achats complexes, ou certains types d’enchères par exemple.