La dématérialisation, comme premier tremplin

Faire de la relation fournisseurs un lien partenarial de long terme, dans le cadre d'une mutation gagnant-gagnant. C'est l'un des objectifs principaux de la dématérialisation documentaire qui se généralise peu à peu au sein des directions achats. Concrètement, de nouveaux services voient le jour telle que la possibilité pour les fournisseurs de suivre l'évolution du statut de leurs factures grâce à un portail en ligne. Nul doute que le premier gain est gain de temps, le quotidien d'un service de comptabilité fournisseurs étant rempli de nombreux appels provenant des fournisseurs qui souhaitent des informations sur les règlements de leurs factures.

Une meilleure lisibilité et une valorisation de l'information sont d'autres avantages notables par rapport à un contexte classique où l'analyse de la dépense repose exclusivement sur les informations imprécises du pied de facture. En particulier dans le cas d'un fournisseur ayant une large gamme d'offres de produits et services, l'analyse se résume souvent au fait de classifier simplement le fournisseur, sans référence aux détails exacts des produits ou services fournis. En conséquence, le détail de chaque ligne reste invisible. Dans le cas de l'informatique par exemple, il peut pourtant s'agir de dépenses très variées comme des services de consultants, des interventions réseaux, des solutions relatives aux datacenters, ou bien d'autres offres hardware ou logicielles.

Des intentions qui deviennent des projets

Stéphane Ingrassia, directeur marketing stratégique de Docaposte, une filiale numérique du groupe La Poste, qui offre notamment des solutions dans les domaines de la digitalisation des relations fournisseur et processus RH, souligne que "la demande est croissante à l'heure actuelle dans ce domaine, car les organisations prennent conscience de la valeur ajoutée qui en découle." L'automatisation est une des clés d'une démarche de dématérialisation des factures fournisseurs réussie. "Le traitement des factures est très chronophage. Or, bon nombre d'entre elles ont le même modèle. Les lectures, interprétations et classifications par des solutions d'intelligence artificielle intéressent désormais de façon très concrète les décideurs. La RPA est un sujet que l'on évoque depuis 20 ans. Mais grâce aux progrès technologiques des dernières années, les choses se concrétisent enfin. Les projets de ce type commencent à être déployés depuis environ 2 ans", poursuit-il.

La facture électronique permet d'évoluer vers un système Purchase-to-Pay qui implique un rapprochement de la facture avec la commande réalisée en amont. Avec la mise en relation rapide et facile de la facture avec la commande initiale, le collaborateur à l'origine de la commande constate lui aussi la réception effective du produit ou service concerné. La comptabilité fournisseur n'a dès lors plus besoin de se charger du rapprochement, de l'approbation et de la comptabilisation, ce qui facilite le fonctionnement global.