[Tribune] Quand le "fax to mail" s'impose dans les entreprises

Donné pour mort il y a déjà plusieurs années, le fax continue de s'imposer comme un mode d'échange largement utilisé dans les entreprises de toutes tailles. Dans ce contexte, force est de constater que ce dernier a pourtant connu de nombreuses évolutions et bénéficié des apports du numérique pour se moderniser et répondre toujours mieux aux attentes des utilisateurs. Au final, le fax to mail connaît un véritable succès.

Avant toute chose, il convient de donner une rapide définition de ce que représente le fax to mail. Concrètement, il s'agit d'un envoi de fax via une interface web appelée "fax par Internet" ou "fax to mail". Cette nouvelle technologie vient remplacer des télécopieurs physiquement présents dans les entreprises et permet aux utilisateurs d'envoyer et de réceptionner des fax.

Une nouvelle manière de concevoir son poste "fax"

À travers cette courte définition, il apparaît donc que le fax to mail a introduit une nouvelle manière de recevoir et d'émettre ses traditionnels fax. Fini les matériels dédiés et installations complexes. Le fax est désormais digital et pilotable directement depuis son poste de travail. Ce changement profond, largement poussé par l'avènement du digital et la recherche de solutions toujours plus intégrées, a joué un rôle central dans le maintient du fax comme un outil de communication-clé pour les entreprises.

Le fax to mail vient donc compléter les dispositifs télécom de nouvelle génération et offrir une brique opérationnelle intégrée avec l'environnement IT des entreprises. Dans les faits, plus de trois quarts des utilisateurs de fax considèrent que l'utilisation du fax to mail leur permet d'accéder à différents bénéfices à plusieurs niveaux :

- une simplicité pour gérer ses envois individuels ou groupés;
- une meilleure expérience utilisateurs;
- moins de manipulation de papier et de consommable;
- une bonne intégration avec les outils bureautiques du quotidien;
- pas de matériel dédié;
- accès simplifié depuis un poste de travail, portable, tablette...;
- une confidentialité assurée.

Au-delà de ces éléments, le fax to mail est également un bon moyen de rendre son système télécom toujours plus convergent et de mettre en place un plan de transformation de son infrastructure. Cette technologie démontre clairement qu'il est possible de faire simplement évoluer son architecture et d'accéder à des bénéfices économiques et opérationnels. Le fax devrait donc continuer d'être utilisé par les entreprises dans leurs échanges. L'impact de la digitalisation a également largement contribué à moderniser un vecteur de communication plébiscité par de nombreux acteurs économiques.