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Plateformes en ligne : la digitalisation des achats, source de gains multiples

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Plateformes en ligne : la digitalisation des achats, source de gains multiples

A l'occasion de l'événement annuel Amazon Business Exchange (ABX) qui s'est déroulé début octobre, les décideurs de tous horizons ont pu échanger sur les pratiques innovantes à adopter pour moderniser les processus achats, et notamment sur les opportunités liées à leur digitalisation.

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Une enquête publiée début 2020 par la plateforme d'intégration MuleSoft indiquait que 75 % des entreprises s'attendent à un impact négatif sur leurs revenus si elles ne mènent pas de projet de transformation digitale dans les 12 mois à venir. Les mutations technologiques font figure de tremplin incontournable pour gagner en efficacité et en agilité, y compris au sein des directions achats. C'est ce que Todd Heimes, Président d'Amazon Business International, a rappelé avec force en introduction de l'événement, en expliquant également que les bénéfices sont aussi financiers : les clients Amazon Business réalisent en moyenne 13 % d'économies dès lors qu'ils effectuent leurs achats en ligne sur le site.

La crise sanitaire a révélé le risque extrême qui pèse parfois sur les chaînes d'approvisionnement et la difficulté à trouver des alternatives lorsque les fournisseurs habituels sont dans l'impossibilité d'assurer leurs livraisons. Au printemps dernier, comme dans d'innombrables structures, les salariés de la communauté de communes d'Oxfordshire au Royaume-Uni, ont dû basculer vers le télétravail en un temps record. Paul Ashby, agent commercial senior au sein de l'organisation, qui participait à l'événement ABX, explique que " l'impression de documents a rapidement été un problème majeur, car nous avons de nombreux processus qui en dépendent. Tous nos fournisseurs d'imprimantes étaient en difficulté. Grâce à Amazon Business, des imprimantes ont été livrées directement au domicile de nos collaborateurs en un temps record. "

Les effets du Covid-19 ont d'ailleurs permis de faire connaître la souplesse et la réactivité offertes par le site. " Nous avons rapidement pu fournir des milliers de masques et d'autres équipements de santé par le biais de l'Espace Covid-19, où en juin dernier, 3000 hôpitaux et 300 Ephad venaient s'approvisionner en exclusivité. D'abord mis à disposition des professionnels de santé et personnels en première ligne, cette boutique dédiée est désormais ouverte à toutes les entreprises ", indique Geraldine Valenti, présidente d'Amazon Business en France.

Une digitalisation aux multiples atouts

Le gain de temps et une meilleure maîtrise des achats indirects sont d'autres atouts notables de la digitalisation. La gestion facilitée grâce à l'offre Invoice by Amazon est adaptée aux organisations devant gérer des milliers de transactions de faibles montants car elle leur permet de regrouper celles-ci en une seule facture. L'ensemble du processus Procure-to-Pay en ressort grandement simplifiée, avec en prime une visibilité complète et maîtrisée sur les données concernées. " On ne peut se concentrer sur les tâches plus stratégiques que si on gagne du temps grâce des processus d'achat simplifié. Et on ne peut bien manager que ce qu'on peut bien mesurer. Le fait de disposer d'une meilleure lisibilité sur les achats fournit une aide précieuse à la décision ", assure Geraldine Valenti. La réduction des coûts internes et des délais de livraison sont d'autres avantages très appréciés des entreprises, tout comme la possibilité de pouvoir accorder davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Amazon Business permet aux collaborateurs d'acheter en ligne tout en étant en conformité avec les règles d'approbation de l'entreprise, de disposer des listes de produits correspondant à des critères essentiels pour l'entreprise cliente, de prioriser certaines catégories, gammes de produits en fonction des souhaits de la direction achats, grâce à des fonctionnalités de paramétrage avancées. Avec une diversité d'offres incomparable, regroupant 250 millions de références dans de nombreuses catégories, et une politique de prix très compétitive, tous types de besoins peuvent être couverts sans restriction.

Une innovation pour les achats publics

Plus de 90 % des groupes du CAC 40 profitent aujourd'hui d'un compte Amazon Business, ainsi que de nombreuses TPE et PME. Nul doute que ce succès a convaincu à étendre le rayonnement du site au-delà des entreprises privées. Depuis mars 2020, tous les acteurs publics Français (collectivités locales, organismes publics, administrations...) peuvent également profiter de ces facilités. Amazon Business est désormais intégré à la plateforme de l'Etat pour les factures dématérialisées Chorus Pro, ce qui lui permet de répondre aux besoins variés des collectivités, en toute conformité avec les conditions réglementaires indispensables. Le paiement par mandat administratif est ainsi possible via Chorus Pro.

Des pratiques tournées vers l'avenir

A l'heure où les critères RSE gagnent en importance dans les décisions d'entreprise, Amazon Business tient à fournir des réponses en phase avec ces préoccupations grandissantes. Le groupe a fondé le Climate Pledge, avec un objectif de zéro émission carbone d'ici 2040, soit 10 ans avant les objectifs annoncés par les Accords de Paris.

" Dès 2025, nous souhaitons fonctionner avec 100 % d'énergies renouvelables. Parmi les nombreuses initiatives écoresponsables, on peut citer le déploiement de 100 000 véhicules électriques qui seront mis en circulation dès 2021 ", illustre Geraldine Valenti. Soucieuse de répondre aux besoins d'agilité de demain, Amazon Business développe la capacité à personnaliser l'expérience de livraison, avec des fonctionnalités professionnelles additionnelles.


Un partenaire de confiance en toutes circonstances

Rapidité de prise de commande, de livraison, fluidité, efficacité... Kévin Faussadier, responsable IT de la société de réassurance SCOR, ne tarit pas d'éloges envers Amazon Business. " Pendant la crise sanitaire, nous devions équiper nos collaborateurs en télétravail de différents matériels tels, que des casques audio, des écrans, des imprimantes. En quelques semaines, environ 1 000 commandes ont été passées dans des délais très courts et livrées avec une réactivité très satisfaisante ", décrit-il.

Au-delà de ces achats imprévus, l'expérience fait évoluer les pratiques au sein de l'entreprise. Il y a un an encore, le recours à Amazon Business se limitait à des approvisionnements ponctuels. " Aujourd'hui, c'est bien plus fréquent. La capacité à tenir des délais très courts et les gains de temps ont rendu les achats informatiques par ce biais systématiques. Cette évolution devrait se généraliser à d'autres catégories d'achats dans l'entreprise ", se réjouit Kévin Faussadier.

En tant que client Business Prime, SCOR bénéficie également de fonctionnalités analytiques permettant l'édition de rapports, l'exportation de données pour un accès en quelques clics à une visibilité complète sur ses pratiques d'achats.

Le responsable ajoute que " le caractère intuitif et la facilité d'utilisation expliquent le recours croissant au site. L'interface est très proche de la version grand public d'Amazon. L'environnement est donc familier et il n'y a aucune appréhension à se lancer. "


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