Les donneurs d'ordres engagés positivement sur la voie de la dématérialisation des documents sortants

Les contraintes légales constituent -elles le seul motif d'intégration de solution de dématérialisation de documents sortants? C'est du moins la question que s'est posé le cabinet d'études Markess Internationale lors de sa récente enquête sur le marché de la dématérialisation des documents sortant, présentée ce vendredi 4 novembre. Au regards des réponses apportées par la centaine de personnes interrogées, il en ressort que l’investissement dans des projets de dématérialisation motivé par le contexte économique pour 75% des répondants. 

Ainsi en 2011, 3 décideurs interrogés sur 4 motivent leur passage à la dématérialisation des documents sortants par la situation économique actuellement tendue et la nécessité de trouver de nouvelles sources d’économies, soit en réduisant les coûts associés au traitement de certains processus, soit en modernisant ou en repensant la façon dont certains processus, jusqu’alors gérés manuellement, peuvent être optimisés ou encore en accélérant les flux qui y sont associés. Cette innovation technologique apparait également comme un moyen supplémentaire de se démarquer de la concurrence. Les entreprises dotées d'un outil de dématérialisation de documents sortant peuvent ainsi se vanter auprès de leurs clients de contribuer à l'optimisation de leur gestion électronique de documents. 

Parmi les bénéfices déjà escomptés, les décideurs interrogés ont fait état de  plusieurs avancées. En tête, le gain de temps est observé dans 71 % des cas, que ce soit en termes de distribution des documents aux destinataires, de préparation des documents ou de retour attendu (validation, paiement…). Vient ensuite la réduction de divers coûts pour 60% des décideurs interrogés. Ils recensent notamment la diminution des coûts des consommables associés à l’émission de documents au format papier, coûts d’affranchissement, ainsi que divers coûts annexes, voire « cachés », résultant de la reproduction, de la manipulation de document papier, de la gestion des parcs d’imprimantes, des stocks de fournitures, etc. Cette source d'économie arrive à égalité avec les gains en termes de traçabilité. En effet, 6 répondants sur 10 font état une amélioration de la traçabilité et du suivi des documents émis, notamment grâce aux fonctionnalités de suivi et de reporting proposées par les solutions de dématérialisation permettant une fiabilisation des processus de traitement.

En 2011, les décideurs interrogés se sont surtout investis dans des projets de dématérialisation des courriers sortants adressés aux fournisseurs et clients et les commandes d'achats, une démarche qui dépasse ainsi des télédéclarations sociales et fiscales déjà obligatoire pour une grande majorité des entreprises et administrations.  Quant aux perspectives, Markess International anticipe une accélération du marché des solution de dématérialisation des documents entrants, poussés par l'entrée en vigueur de nouveaux dispositif réglementaire favorables à la réduction des volumes de papier d'ici à 2013. Selon le cabinet d'études, les projets des organisations interviewées se concentreront sur les bulletins de paie, les documents comptables et financiers qu’adressent les administrations locales à la trésorerie publique, mais aussi sur les avis de paiement et les règlements fournisseurs afin de poursuivre la dématérialisation du processus associés à la facturation fournisseurs et de l’automatiser.