Intégration technologique - opter pour une digitalisation par étapes

Les responsables achats sont en majorité convaincus de l'utilité, à plusieurs titres, d'une transformation digitale de leur organisation. Mais concrètement, encore faut-il savoir par quel bout prendre une telle mutation en profondeur. Les spécialistes du sujet s'accordent sur le fait de ne pas déployer en une seule fois l'ensemble des possibilités d'une solution. Mieux vaut aborder la transformation en se demandant quel module s'avère prioritaire. Les fonctionnalités de gestion des contrats peuvent, par exemple, être un bon point de départ. Elle consiste en réalité en une gestion documentaire faisant intervenir dans l'outil des collaborateurs ayant des casquettes différentes des achats comme des spécialistes comptables ou financiers, des juristes. L'intérêt de se limiter à une première étape de la sorte est notamment d'apprécier le degré d'implication des salariés et l'évolution de leur relation, avant toute forme de généralisation des pratiques.

La maîtrise du risque au premier rang

Pour Isabelle Carradine, associé spécialiste de la transformation de la fonction achats au sein du cabinet de conseil PwC, "le volet Source-to-Contract dans son ensemble doit être prioritaire. Comme l'a montré la crise économique consécutive au Covid-19, bien connaître ses fournisseurs de rang 1, mais aussi de rang 2 et 3 est crucial. Une solution de sourcing permet ainsi de limiter considérablement les risques en la matière."

Les grands groupes sont généralement dotés d'un outil dédié au Source-to-Contract, mais ils ne disposent pas forcément de solutions intégrées complètes prenant en compte la gestion des risques dans toutes ses facettes (évaluation des impacts carbone, dépendance fournisseurs, RSE...). "A l'heure actuelle, il n'y a que chez les acteurs du secteur aéronautique où des solutions en faveur d'une bonne connaissance des profils fournisseurs sont en place, car il s'agit pour eux d'une obligation légale", rappelle Isabelle Carradine.

Disposer d'une base de données permettant de changer facilement de fournisseurs le jour où l'un d'entre eux se montre défaillant est essentiel. "Globalement, toute la phase en amont est bien plus prioritaire que les étapes en aval dans les projets de digitalisation de la fonction achats. Il faut préciser qu'il s'agit là des initiatives les plus vitales, à forte valeur ajoutée, peu coûteuses", ajoute-t-elle.

Plus en aval, sur le volet Purchase-to-Pay, il importe inclure dans la démarche les collaborateurs de la finance, de l'IT, les prescripteurs notamment "Modifier tout le fonctionnement lors d'un même projet global n'est pas la meilleure option. Il est préférable de traiter d'abord les processus relatifs à la demande d'achat, la commande, la réception. La dématérialisation des factures, de la comptabilité fournisseurs, la gestion des paiements peut intervenir dans un second temps", indique Isabelle Carradine.