Digitalisation des achats, une nécessité absolue ?

75% des entreprises s'attendent à un impact négatif sur leurs revenus si elles ne conduisent pas de projet de transformation digitale dans les 12 mois à venir. C'est ce que révélait une étude publiée début 2020 par le fournisseur de la plateforme pour la création de réseaux d'applications MuleSoft. Les répondants étaient même 98% à affirmer envisager de se digitaliser au cours de l'année prochaine. Si la nécessité de faire ainsi évoluer ses processus par une intégration technologique poussée convainc désormais largement les décideurs, bon nombre de projets en la matière risquent d'être ajournés en raison de l'effondrement économique consécutif à la crise du Covid-19. Pourtant, la réduction des coûts et la sécurisation des processus sont justement l'un des atouts majeurs apportés par une démarche de digitalisation.

Selon une enquête menée par Office Dépôt sur la digitalisation de la fonction achats, 25% des responsables achats annonçaient déjà faire face à une baisse des budgets en 2018. 1 acheteur sur 2 estimait par ailleurs que son entreprise est en retard sur ce sujet. Parmi les organisations ayant franchi le pas, 59% des responsables interrogés confiaient avoir observé une diminution des coûts. Dans le détail, les domaines les plus fréquemment concernés par le déploiement d'une solution de digitalisation sont la gestion des paiements, puis les traitements relatifs aux contrats et au référencement des fournisseurs. La digitalisation de la relation fournisseur et l'automatisation des tâches redondantes restent les projets les moins envisagés.

Des bénéfices toujours méconnus

Malgré les prises de conscience quant à une nécessaire évolution des dispositifs technologiques utilisés, la maturité des directions achats semble toujours relativement faible. Seuls 16% des directeurs déclaraient avoir une vision claire et une feuille de route pour digitaliser la fonction achats, indiquait l'étude Procurement 4.0 conduite en 2018 par le cabinet PwC.

L'amélioration de la qualité de l'information est un des premiers atouts qui découlent de cette démarche : 43% des acheteurs déclarent actuellement que la mauvaise qualité des données est leur premier obstacle. En tant que pivot entre les fournisseurs, prescripteurs et clients, la fonction achats "détient un patrimoine de données qu'il est désormais couru de valoriser en interne mais aussi auprès de son écosystème industriel", sont les conclusions de PwC.

Un deuxième aspect crucial concerne l'automatisation des transactions. Celle-ci permet notamment un raccourcissement du cycle d'appels d'offre, une meilleure maîtrise des dépenses, ainsi qu'une meilleure collaboration avec les fournisseurs. De plus en plus intéressantes pour les services achats, les solutions de RPA (Robotic Process Automation) s'inscrivent dans cette tendance en réduisant sensiblement le temps accordé aux tâches à faible valeur ajoutée et les erreurs liées à la gestion humaine. Enfin, l'analyse des processus par le digital aboutit à une réduction des risques de tout ordre et une identification facilitée des points d'amélioration.