On parle beaucoup ces derniers temps d’interface utilisateur (UI) et d’expérience utilisateur (UX). Lorsqu’il s’agit des SI Achats, cette volonté d’améliorer l’UI/UX prend souvent uniquement en compte ce qui peut être vu et perçu. Or, les bénéfices ne sont pas toujours ceux que l’on croit…

Comme l’a souligné mon collègue Mike Mitchell dans un précédent article, on parle beaucoup ces derniers temps des notions d’interface utilisateur (UI) et d’expérience utilisateur (UX). Lorsqu’il s’agit des SI d’entreprise, notamment des SI Achats, cette volonté d’améliorer l’UI/UX prend souvent uniquement en compte ce qui peut être vu et perçu. Or, les bénéfices d’une interface utilisateur intuitive ne sont pas toujours (ou seulement) ceux que l’on croit…

En effet, une partie des bénéfices d’une interface utilisateur intuitive touche à l’invisible, ou aux tâches que nous n’avons désormais plus besoin d’exécuter. L’analogie est peut-être la meilleure façon d’expliquer ce concept. Il y a quelques années, j’ai acheté une nouvelle voiture dotée d’un système d’ouverture et de démarrage sans clé. Grâce à la puce intégrée dans la clé, je n’avais plus besoin de sortir la clé pour déverrouiller les portes ou démarrer la voiture. Je pouvais garder les clés dans ma poche ou sur le tableau de bord et appuyer simplement sur le bouton de démarrage. Je me suis tellement habitué à ce système que, souvent, je l’ai tout simplement oublié. Mais je m’en souviens à chaque fois que j’utilise une ancienne voiture, car je m’attends à ce qu’elle fonctionne de la même façon avant de réaliser qu’il me faut utiliser les clés.

Automatisation de processus : des améliorations oubliées, mais bien présentes

Face à l’évolution des technologies, il est important d’appréhender l’UI/UX en considérant les « améliorations oubliées » résultant de l’automatisation de processus. Cette tendance à l’automatisation tendra à s’accélérer par le seul développement des domaines comme la robotique, le machine learning et le traitement du langage naturel. Il est fort probable que les prochains cycles d’innovation viendront révolutionner un grand nombre de tâches, sinon la plupart, que nous réalisons aujourd’hui dans le processus Source-to-Pay (c’est-à-dire la chaîne de valeur transversale qui englobe toutes les activités dont une organisation a besoin pour acheter et payer des biens et des services auprès d’autres entités). Il n’en résultera pas seulement une meilleure expérience utilisateur, mais aussi une efficacité accrue et des coûts réduits.

Un article récent de McKinsey aborde ce thème et la façon dont les technologies émergentes peuvent générer des économies importantes dans le processus Source-to-Pay. L’article explique que l’automatisation du processus Source-to-Pay pourrait réduire les dépenses jusqu’à 3,5 % en améliorant la conformité, le contrôle et l’efficacité. De plus, l’opportunité d’automatisation est optimale dans les phases du processus nécessitant l’utilisation de transactions : 88 % des tâches de passation et de réception de commandes peuvent être automatisées ; le chiffre atteint 93 % pour le traitement des paiements.

Version 17.3 de la Plateforme Cloud Determine et workflows de nouvelle génération : les bénéfices d’une interface utilisateur intuitive

Même si certaines technologies abordées dans le rapport de McKinsey sont encore à l’état embryonnaire (automatisation des processus robotisés, traitement du langage naturel), Determine se concentre tout particulièrement sur la technologie des workflows intelligents. Il s’agit de relier facilement des tâches et des transferts bien définis, notamment ceux avec des transactions plus complexes. Voici deux exemples issus de la dernière version de la Plateforme Cloud de Determine :

Automatisation des contrats à commande ouverte : la capacité de créer, pour des postes de dépenses spécifiques comme le marketing, des contrats d’achats permettant la création de commandes pré-approuvées qui peuvent être directement envoyées au fournisseur est un aspect souvent délaissé. L’utilisation de contrats à commande ouverte permet aux utilisateurs de couvrir une large palette de produits et de services identifiés dans le contrat par les parties.
Ce type de dépense s’appliquant généralement pour une période déterminée permet d’ignorer tous les circuits d’approbation associés à ces achats types. C’est la raison pour laquelle ce type de contrat n’est généralement disponible que pour un groupe restreint d’utilisateurs.

Automatisation des commandes ouvertes : la commande ouverte est un autre aspect impliquant des transactions complexes. Il s’agit de la méthode privilégiée pour passer des commandes qui nécessitent souvent un paiement en plusieurs fois sur une période spécifique. Des commandes ouvertes sont généralement émises pour des virements permanents, des contrats de maintenance/service et des commandes en cours.
Sur la Plateforme Cloud de Determine, une fois qu’une demande d’achats est approuvée dans le cadre d’un processus de commande ouverte, une commande est créée et envoyée automatiquement au fournisseur. Ce type de commande ne nécessite pas la création d’un bon de livraison pour chaque commande-catalogue. Lorsque le fournisseur réceptionne la facture, elle doit simplement être rapprochée de la commande ouverte pour que le système déduise automatiquement le montant facturé du montant global de la commande ouverte.
De plus, lorsqu’une nouvelle facture fournisseur est saisie et envoyée pour rapprochement automatique et qu’aucune commande n’a été sélectionnée dans l’en-tête, le système peut rechercher des règles de traitement automatique. S’il existe une règle permettant de comparer la société qui émet la facture et le fournisseur, le système définit automatiquement la facture comme « facture sans commande » et la transfère à l’étape suivante dans le flux du cycle de vie d’achat.

Des tâches réalisées en plus grand nombre sans effort

Dans les processus Procure-to-Pay qui offrent le meilleur potentiel, l’idée de pouvoir « oublier les tâches à réaliser » grâce à l’automatisation prend tout son sens. De notre point de vue, les bénéfices d’une interface utilisateur intuitive se traduisent par la possibilité pour les entreprises d’ignorer certaines étapes additionnelles. Ces étapes sont généralement les tâches transactionnelles du processus Source-to-Pay qui ne sont plus nécessaires à la gestion de types de catégories spécifiques, y compris les produits directs (matières premières, fournitures et packaging) ou les services (marketing, événementiel), en raison des améliorations en matière d’automatisation.

Pour des secteurs spécifiques, tels que le secteur manufacturier qui s’appuie sur les dépenses directes, ou le secteur bancaire/financier qui repose sur les services, ces améliorations permettent de gagner un temps précieux et de limiter les efforts, et attestent que l’UI/UX offre un meilleur retour sur investissement.

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