L’EDI permet d’échanger des documents électroniques standardisés, entre deux partenaires commerciaux. Cette méthode automatisée de communication présente de multiples avantages pour la fonction achat.

Qu’est-ce que l’EDI ?

L’EDI est l’acronyme de « Échange de Données Informatisé » en français ou encore « Electronic Data Interchange » en anglais. Ce système d’échange « ordinateur à ordinateur » remplace la méthode traditionnelle d’envoi de documents commerciaux (courrier, fax, email…) et optimise les flux d’informations échangés entre deux parties prenantes.

Comment utiliser l’EDI ?

N’importe quel document commercial peut être envoyé à travers l’EDI : bon de commande, facture, bon de livraison, etc. Il suffit que ce dernier respecte un format standard (XML, OCI, etc.) défini au préalable par les deux partenaires, pour pouvoir être traité automatiquement.

Ensuite, il convient de suivre trois grandes étapes :

1. La préparation du document consiste à créer le document en organisant les informations requises.

2. La traduction du document au bon format est réalisée en utilisant son propre logiciel de traduction EDI ou en sollicitant un prestataire.

3. L’envoi du document à son partenaire commercial est effectué via une connexion directe (aussi intitulée « Point-à-point ») ou un fournisseur de réseau EDI.

Quels avantages pour la fonction achat ?

L’EDI dématérialise et optimise l’échange de documents, ce qui permet notamment de :

• Réduire les coûts transactionnels en réalisant jusqu’à 70 % d’économies¹.
• Améliorer l’efficacité en réduisant le nombre d’erreurs et en optimisant la vitesse de traitement.
• Renforcer les relations commerciales grâce à une communication plus efficace entre chaque partie prenante.

Dématérialiser ses processus transactionnels est une première étape en faveur de la transformation digitale de la fonction achat. A l’heure de la Covid-19, il semble plus que jamais essentiel de franchir le pas pour améliorer la performance et la compétitivité de son entreprise.

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1^ Source : groupe Manutan