La ville de Paris dématérialise ses pièces justificatives de dépenses avec CDC Fast

Investie dans une démarche de modernisation et d’optimisation des processus de travail de la chaîne comptable, la ville de Paris, a choisi, suite à un appel d’offres, CDC Fast, filiale du groupe Caisse des Dépôts pour télétransmettre l’ensemble de ses pièces justificatives de dépenses et archiver ses flux.
« Ce projet s’inscrit dans un programme global d’évolution des fonctions financières, qui se déploie depuis plusieurs années à la Ville », commente Nathalie Biquard, sous-directrice de la comptabilité à la direction des Finances de Paris.

Après la dématérialisation des 400 000 factures internes à compter de 2009 et la mise en place des Centres de services partagés (CSP) comptables en 2010 et 2011, l’étape suivante était d’optimiser le processus de travail de la chaîne comptable, en étendant le périmètre à l’ensemble des pièces justificatives y compris la paie des agents.

« Nous sommes passés très rapidement de 400 000 à 2,5 millions de documents à traiter. Il était primordial pour nous de ne pas avoir de contraintes de capacité. CDC Fast a démontré son aptitude à prendre en charge ce volume », explique Adam Nafa, directeur de projet au secrétariat général.

À fin du mois d'octobre, des réductions d’impression comprises entre 50 et 65 % étaient déjà constatées. « Nous sommes au-delà de nos estimations de départ, se réjouit Nathalie Biquard, même si notre objectif à terme demeure le zéro papier ». Le gain de temps est également considérable pour les agents. Alors qu’il fallait plusieurs jours pour accéder à l’ensemble des pièces d’un dossier. Aujourd'hui les documents, collectés en amont, sont directement consultables dans le système d’information financier par l’ensemble des acteurs.

La collecte des pièces justificatives a été anticipée pendant plusieurs mois et mise en place en mai 2011, permettant ainsi de disposer d’une base documentaire à jour lors du lancement.
Les CSP comptables, qui comptent 160 agents au total, ont été associés en amont au projet et en ont facilité l’exécution. « Notre stratégie de déploiement a porté ses fruits, nous avons fait les bons choix pour que le projet se déroule bien, analyse Nathalie Biquard. Les premiers retours d’expérience sont très satisfaisants. Nos agents considèrent qu’il est beaucoup plus simple de travailler avec la dématérialisation. Nous avons, en outre, mis en place des formations “Gestes et postures” pour les accompagner dans leurs nouvelles fonctions où le travail s’effectue à 100 % sur écran ».

Les prochaines étapes

À ce jour, les délais moyens de traitement entre l’ordonnateur et le comptable ont été réduits. Les factures, une fois mandatées, sont désormais payées plus rapidement par le comptable public (un délai moyen record de sept jours a été constaté en décembre, inférieur au délai réglementaire).
Des échanges réguliers sont instaurés pour continuer d’avancer conjointement dans le projet. Parmi les prochaines étapes, la ville de Paris souhaite mener en 2012 la dématérialisation des pièces de recettes, qui concerne 1,5 million de documents papier.