Comment optimiser le budget intérim ?

Près de 90% des entreprises font appel au travail temporaire pour avoir plus de souplesse et pour répondre à des besoins à court terme (Source PRISME). Un renfort ponctuel qui représente un coût conséquent pour ces entreprises. Pourtant cette dépense n'est pas toujours gérée en interne de manière optimale. Comment y parvenir ? Faut-il renégocier les contrats avec les agences ? Faire un appel d'offre ? Mettre en place des outils de gestion interne ? Former les collaborateurs ? Réponses et conseils de Bertrand Sanséau, expert Intérim d'Euklead, réseau spécialisé en optimisation des coûts.

"L'optimisation du budget intérim implique une intervention tant auprès de l'équipe interne de la société concernée qu'auprès des entreprises de travail temporaire (ETT) avec lesquelles les entreprises entretiennent des liens", indique Bertrand Sanséau. "La renégociation des contrats cadres, la mise en place d'un appel d'offre est la partie émergée de l'iceberg. Les équipes qui gèrent ce poste doivent disposer d'outils et de méthodologies adaptés pour pérenniser les économies."

Une sélection méthodique des ETT : coût et qualité à surveiller

Avant d'entreprendre toute action auprès des ETT déjà en place, il est nécessaire de faire un audit afin de clarifier les grilles de prix, la qualité de service perçue, la ventilation du budget par entité et par métier. Une fois ces informations récoltées, la société peut réaliser une analyse exhaustive de la structure de coûts fournisseurs. Selon les résultats, soit les conditions des contrats en cours sont renégociées, soit un appel d'offre est mis en place. "La renégociation des contrats cadres est une mission complexe, située à la frontière des services achats et des ressources humaines", indique Bertrand Sanséau. "C'est un exercice difficile, mais ces suivis représentent un enjeu significatif d'économies et de gains de productivité".

L'optimisation du budget intérim passe également par l'optimisation de la qualité de services. La mise en concurrence des ETT provoque naturellement l'amélioration de la qualité de services. "La mise en place d'indicateurs de qualité (taux d'absentéisme, délai de réponse, taux de commandes fournies...) sécurise les contrats et permet de mesurer le taux de service", précise Bertrand Sanséau. "Les ETT peuvent également proposer une offre de services additionnels souvent méconnue qui prend en charge la définition des plans de formation et de prévention des risques ou encore un accompagnement pour remplir les obligations en termes d'emploi des handicapés."

Les collaborateurs parties prenantes du processus

La mise en place et le succès d'un processus d'optimisation des coûts de manière générale dépendent du degré d'implication des collaborateurs de l'entreprise. Afin de faciliter la gestion administrative complexe propre aux missions intérim (facturation des prestataires peu claire, remises de fin d'année difficiles à obtenir ou encore erreurs de facturation), il est nécessaire de former et d'équiper les collaborateurs d'outils adaptés. "Lors des missions, je préconise souvent à mes clients, lorsqu'ils n'en disposent pas déjà, d'installer un logiciel de gestion et de former leurs collaborateurs à cet outil", précise Bertrand Sanséau. "Je leur conseille également des outils d'aide à la décision entre le CDD et l'intérim, pour optimiser en amont les besoins et le budget intérim."