Comment améliorer la RSE de ses fournitures de bureau ?

Les achats de fournitures de bureaux pourraient-ils être vertueux ? L'affirmatif l'emporte largement. Pour améliorer la RSE de ce poste de dépenses, "il ne suffit pas de consommer des produits estampillés verts, mais de définir une démarche responsable qui tient compte du cycle de vie, depuis la fabrication des produits à leur fin de vie ", rappelle Jacques Aflalo, dirigeant du cabinet A2DM.

Cela doit s'inscrire en conformité avec la stratégie globale de l'entreprise. Il existe plusieurs leviers d'action, depuis l'acte d'achat, pour lequel on veillera à obtenir une traçabilité sur la fabrication et à optimiser la logistique, à la consommation, en faisant la chasse au gaspi et en adoptant les éco-gestes, jusqu'à la gestion en fin de vie en favorisant l'économie circulaire. "Leur réussite ne s'obtient pas sans une conscientisation des équipes et un accompagnement au changement ", met en avant Jacques Aflal.

Des achats écologiquement vertueux

Au préalable, la démarche doit débuter par une fine analyse de la consommation et des pratiques existantes dans l'entreprise. Ce diagnostic va servir à éliminer les références qui ne sont pas ou du moins très peu consommées. Profitez de cette occasion pour solliciter vos fournisseurs en leur demandant le grammage carbone des articles disponibles dans votre catalogue. "Cela va vous permettre d'identifier ceux qui ont un impact carbone notable et de les remplacer par des produits plus écologiques ou, à défaut, de vous en référer à votre fournituriste pour qu'il vous soumette une solution alternative", commente Jacques Aflalo. L'acquisition de stylos et/ou surligneurs rechargeables est préconisée pour réduire l'empreinte environnementale des bureaux. Plus coûteux au moment de l'achat, "ces modèles génèrent des économies dès l'emploi de la seconde recharge", affirme Sébastien Treguier, responsable achat et marketing de Bureau Vallée.

Dans la mesure du possible, mieux vaut porter son choix sur des références fabriquées à partir de matières recyclées ou biodégradables. Et/ou fonctionnant avec de l'encre végétale. Issue du lin, du soja ou encore de la noix de coco, elle offre en principe une meilleure durabilité. Pour le papier, préférez les gammes recyclées. "Leur surcoût, équivalent à deux ou trois centimes par ramette, peut être largement épongé par une meilleure sensibilisation des collaborateurs. Rien ne vous empêche d'opter pour du papier recyclé grisé pour l'utilisation courante afin de diminuer la note", recommande Cyril Hergott, gérant de Riposte Verte.

Les écolabels reconnus offrent un certain niveau de garantie. L'Ange Bleu et l'écolabel européen attestent d'une faible émission en CO₂ . Il existe aussi des " certifications forestières" , comme les labels FSC et PEFC. Les emballages des fournitures de bureau peuvent aussi peser leurs poids dans un bilan énergétique. D'où la nécessité d'engager une concertation avec son fournisseur afin d'optimiser la gestion de ce type de déchets. "Les stylos peuvent être conditionnés dans un sachet unique", illustre Jacques Aflalo.

De la même manière, il convient de limiter le nombre de commandes pour une meilleure gestion des livraisons, en encourageant les regroupements entre services par exemple.

"Il peut être opportun de définir un montant en deçà duquel l'acte d'achat ne peut être admis", conseille Cyril Hergott. On peut également fournir à chacun un stock tampon, en nommant un responsable en charge de son suivi. Cela peut éviter les commandes intempestives de dernière minute. Néanmoins, ces actions doivent remporter l'adhésion des équipes pour être durablement efficientes.

Challenge collectif

À cette fin, des groupes de parole peuvent être constitués autour des achats responsables. Réunissant des salariés des différents services, ils peuvent faire l'objet d'une, voire de plusieurs réunions mensuelles afin d'insuffler une réelle dynamique RSE au sein de l'entreprise. "Devenant consom'acteurs, ils sont plus à même d'être sensibilisés à la cause et d'être force de proposition. Ils peuvent endosser le rôle de relais RSE en partageant l'information dans leur service", indique Jacques Aflalo. Y convier régulièrement son fournituriste est bénéfique. Ces temps de concertation peuvent être utilisés pour discuter des améliorations à envisager, pour présenter les gammes de produits les plus vertueuses de manière à obtenir l'adhésion des participants. Ou même pour mettre en exergue les éco-gestes à adopter en interne afin d'éviter la surconsommation. Plus globalement, l'éducation éco-citoyenne peut faire l'objet d'une campagne d'affichage, largement placardée dans les locaux. "N'omettez pas d'associer le service communication au projet", rappelle Cyril Hergott. Elle peut notamment pointer la surconsommation de papier, en rappelant les paramétrages à privilégier pour les impressions par exemple. "L'impression en noir et blanc recto-verso est plutôt bien rentrée dans les moeurs. À l'inverse, peu de collaborateurs ont l'idée d'imprimer plusieurs pages sur une même feuille", commente Cyril Hergott.

Le fait de devoir badger pour imprimer s'avère également efficace pour diminuer les volumes. Cela réduirait la consommation d'environ 30 %, d'après Cyril Hergott. Les consignes d'impression en vigueur peuvent aussi être rappelées au moyen d'une charte, qui peut être appliquée et dupliquée à d'autres familles de produits. "Préférez les documents synthétiques et ludiques pour ne pas risquer de décourager le lecteur", suggère Jacques Aflalo. Pour faciliter leur accès, elles peuvent être répertoriées au sein de votre intranet.

À chaque étape, sa RSE

Si l'amélioration de la RSE des fournitures de bureau passe inéluctablement par un effort collectif, l'impulsion doit être donnée par les achats, au moment de l'acquisition jusqu'à la fin de vie des produits. "Utilisé par tous les collaborateurs, le papier recyclé offre un précieux outil pour communiquer en interne sur sa volonté sociétale", affirme Cyril Hergott.

Pour améliorer la gestion en fin de vie, sachez qu'il existe de nombreuses initiatives dans le domaine. Proposant des solutions de recyclage des déchets, Terracycle est ainsi à l'origine de la fabrication du premier stylo créé à partir de stylos usagés. "À l'heure actuelle, moins de 5 % des entreprises françaises recyclent leurs stylos usagés", regrette Cyril Hergott. À votre échelle, vous pouvez encourager l'économie circulaire en collectant le papier usagé, à l'aide de bannettes judicieusement placées, pour le réemployer en interne. "Vous pouvez vous en servir pour réaliser des blocs-notes à l'effigie de votre entreprise afin de les donner aux collaborateurs qui en font la demande. C'est un moyen de réduire la commande de fourniture tout en adressant un message très positif dans l'entreprise, mais aussi lors des rendez-vous extérieurs", recommande Cyril Hergott.

Autre moyen d'agir : recourir aux cartouches reconditionnées, proposées 25 % moins cher en moyenne qu'un modèle neuf, selon Sébastien Treguier. Des acteurs, et notamment "Un bureau sur la terre" , peuvent les récupérer directement dans vos locaux pour les remplir ou, en cas d'obsolescence avérée, les valoriser ou les recycler. Les imprimantes peuvent elles aussi se voir offrir une seconde vie. Encore une fois, cette solution s'avère écologique et économique. "Une imprimante reconditionnée coûte, en moyenne, entre 20 et 30 % moins cher", précise Sébastien Treguier.

En bref, il existe un éventail d'actions pour ne pas lésiner sur sa RSE. Le tout est de savoir miser sur celles qui vont concourir à l'atteinte de ses objectifs. Et qui s'accordent entre elles. Il ne faudrait pas que les bénéfices retirés d'une fabrication écoresponsable ne soient entachées par une logistique complexe ou par une surconsommation par exemple.

Témoignage "L'implémentation d'un système de badge a réduit de plus de 25% le volume des impressions" Le challenge "Building a Better Tomorrow" pour globaliser sa politique RSE à l'international démarré en 2013. Avant cela, "j'avais pris l'habitude d'adopter une démarche d'achat cohérente pour réduire les émissions de gaz à effet de serre", commente Marine Guiot, directrice des achats de JLL France. Cela fait maintenant cinq ans que les collaborateurs utilisent du papier certifié PEFC, prenant en parallèle l'habitude d'imprimer en recto-verso en noir et blanc. A l'automne 2017, la société profitait du renouvellement de sa flotte de copieurs pour implémenter un système de badge. "Ce système a réduit de plus de 25% le volume des impressions et a éradiqué les copies orphelines". La gestion en fin de vie est également une problématique quotidienne au sein du groupe. Le papier est recyclé par Cèdre au même titre que le carton, le verre, les canettes et les piles usagés. Les cartouches et toners sont récupérés via le système d'ecobox. "Les gobelets en plastique durables de la société NewCy sont collectés une fois par semaine par une entreprise adaptée utilisant des véhicules alimentés en biométhane et roulant au GNV, puis nettoyés avant d'être réintroduits dans le circuit" , ajoute Marine Guiot. Pour les commandes de fournitures, si les collaborateurs consultent librement le catalogue de Lyreco, seul le responsable des services généraux est en mesure de donner son approbation. "Il ne passe commande qu'après un volume d'articles suffisant atteint, c'est-à-dire pas moins de deux cartons" . Prochainement, JLL prévoit de limiter le nombre de références disponibles pour limiter les coûts et accroître dans, un même temps, sa RSE, en ciblant des gammes respectueuses de l'environnement. "57% des produits commandés font déjà partie de la gamme verte" . En avril, Marine Guiot lançait un appel à projet depuis la plateforme d'open innovation du groupe pour imaginer des achats et des pratiques responsables. Elle a déjà reçu 27 réponses. Surtout, "j'ai pu identifier une dizaine de collaborateurs qui pourraient devenir les relais RSE de l'entreprise".