Un facteur de professionnalisation

Le ministère de la Culture a utilisé pour la première fois, en mai 2008, la technique des enchères inversées pour acheter des fournitures de bureau (instruments d'écriture, papier...). Une procédure qui a permis de générer des économies de l'ordre de 30% sur un marché estimé au départ à 3,5 millions d'euros sur trois ans, le tout en intégrant des volets qualité et développement durable. «C'est dans le cadre de notre politique globale de professionnalisation des achats que nous avons décidé d'expérimenter les enchères inversées, précise Olivier Fauconnier, responsable ministériel des achats de la rue de Valois. Ces dernières ne sont que l'un des outils utilisés pour atteindre ce résultat. Elles se sont révélées pertinentes dans le cas des fournitures.»

Olivier Fauconnier, ministère de la Culture

«Nous avons sélectionné des fournitures standard afin que le maximum de fournisseurs puissent participer à l'enchère»

Des besoins homogènes

Sur le segment des fournitures de bureau, la stratégie du ministère a reposé sur trois leviers: la massification des achats dans le cadre d'un groupement de commandes, la standardisation des besoins, et enfin le recours à des enchères électroniques pour favoriser l'émulation entre fournisseurs. En effet, le ministère comptait plusieurs établissements publics sous tutelle (Opéra de Paris, Réunion des musées nationaux, cité de la musique...) qui achetaient chacun de leur côté. Un groupe projet s'est donc constitué à la fin 2007 afin d'homogénéiser les besoins. «Nous avons abouti à un catalogue réduit de 700 références», explique Olivier Fauconnier. Une fois le groupement de commandes constitué, il s'est adjoint les services d'un prestataire, BravoSolution, pour l'accompagner dans la mise en place de la procédure et la conduite de l'enchère. «Cet outil exige une méthodologie rigoureuse afin de définir le bon paramétrage», rappelle le responsable ministériel.

Seul problème, l'enchère ne pouvait porter sur les 700 références du catalogue. «Nous l'avons donc limitée aux articles distribués par tous les candidats. Au terme de l'enchère, le pourcentage de remise obtenu sur ces produits était appliqué à l'ensemble de notre catalogue de fournitures.» Puis, il a fallu paramétrer l'outil en fonction de la stratégie d'enchère. Une démarche complexe, le calcul de la formule de l'enchère prenant en compte plusieurs paramètres: prix, développement durable (labels), délais de livraison, engagements du candidat sur le respect de ces délais, qualité du workflow de l'entreprise, etc. Une fois le cahier des charges et les règles de l'enchère établies, un appel à candidatures a été lancé, comportant toutes les informations sur le déroulement de l'enchère et les critères. «Les candidats n'ont pas été nombreux, reconnaît Olivier Fauconnier dont les équipes ont réalisé un important travail de pédagogie pour rappeler que les grands principes de la commande publique seraient respectés. Mais en nombre suffisant toutefois pour que la concurrence joue.»

Les fournisseurs formés au logiciel d'enchères

Dans la phase suivante, chaque fournisseur participant à l'enchère a été formé à la technique et au logiciel par BravoSolution. De plus, une enchère fictive a eu lieu, afin que chacun maîtrise cette technique. Le jour J, chaque partie avait donc pu établir sa stratégie: les fournisseurs avaient étudié les critères, défini des scénarios et préparé les réponses. De son côté, le ministère a fixé lui-même le prix de départ. «Ce dernier est entièrement discrétionnaire et dépend de notre connaissance du marché», explique Olivier Fauconnier. Un délai de 30 minutes maximum était accordé au démarrage de l'enchère, avec possibilité de prolongation en cas de mouvement dans les dernières minutes du process. Pour un résultat que le responsable des achats du ministère de la Culture juge «intéressant même s'il faudra s'assurer que l'attributaire respecte bien ses engagements. Dans le cas contraire, cela pourrait remettre en cause l'utilisation de nouvelles enchères pour d'autres marchés».