Quatre raisons d'automatiser la gestion de ses notes de frais

Sur le marché français du voyage d'affaires, qui représentait plus de 26 milliards d'euros en 2007 selon American Express, l'enjeu des notes de frais pour les entreprises n'est pas négligeable. D'après l'étude publiée au printemps 2008 par ce spécialiste des déplacements professionnels, chaque collaborateur voyage en moyenne 8,5 fois par an, pour un budget moyen par dé- placement de 1 000 euros. Un budget qui inclut les coûts indirects: «Les entreprises dépensent en moyenne 323 euros par voyageur et par an dans la gestion indirecte d'un voyage. Ce montant comprend l'organisation et la réservation, l'avance de trésorerie, la facturation centrale et les notes de frais», précise Karenn Penney, directrice du département business solutions d'American Express. Une réalité que confirme Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général d'Etap on Line, éditeur du logiciel de gestion des notes de frais Ulysse Travel & Expenses: «Les coûts de gestion d'un déplacement représentent au moins 10% du budget voyages.» Dans ce cadre, l'automatisation des processus de gestion s'impose comme un réel levier d'économies. «C'est devenu partie intégrante d'une politique de voyages bien ficelée», estime Brigitte Jakubowski, consultante spécialisée dans les voyages d'affaires chez JK Associates Consulting. D'ailleurs, les éditeurs annon cent un retour sur investissement moyen inférieur à un ou deux ans. C et investissement porte sur le coût d'acquisition, variable selon la taille des entreprises, auquel s'ajoutent les droits d'utilisation, en moyenne 7 euros par mois et par personne pour moins de 100 utilisateurs. Pour autant, le taux d'équipement en logiciels de gestion dans les entreprises, que Pierre-Emmanuel Tetaz estime à 20%, révèle que les politiques voyages ne sont pas des sujets prioritaires. «Dans un climat économique incitant à rechercher des moyens de réduire les coûts de déplacement, les entreprises devraient davantage se pencher sur les processus de back-office, souvent peu efficaces et trop peu nombreux», estime Karenn Penney (American Express).

@ FOTOLIA

1 L'amélioration des processus

Les logiciels de gestion des notes de frais permettent d'accélérer les processus comptables en automatisant le rapprochement des postes de dépenses. Selon Brigitte Jakubowski ( JK Associates Consulting), «les entreprises utilisent souvent plusieurs formulaires de notes de frais selon les services, chacun se conformant à un processus de notification et de validation propre». Conséquence: le suivi des notes de frais par les directions est quasi impossible. «En ce sens, les logiciels mettent de l'ordre. En centralisant le contrôle des dépenses et en uniformisant les processus, ils apportent une meilleure visibilité et réduisent les risques d'erreur», explique Stanislas Berteloot, directeur marketing de l'éditeur KDS. «Ces erreurs de saisie sont fréquentes. En permettant d'éviter les fautes de calculs, les taux de change erronés, etc., l'intérêt de l'automatisation est certain», confirme Pierre-Emmanuel Tetaz (Etap on Line). Le bénéfice se ressent également pour le collaborateur. «Ce dernier peut suivre le déroulement des validations de ses notes jusqu'au paiement», ajoute-t-on chez Dimo Gestion, qui édite le logiciel Notilus.

2 Un meilleur contrôle de la politique voyages

Grâce à une installation sur mesure, les logiciels offrent la possibilité aux sociétés de déployer leurs propres stratégies et d'avoir une maîtrise complète de l'information. Et ce, quel que soit le canal de distribution. «Imaginons un collaborateur qui achète un billet de train sur le site de la SNCF, illustre Brigitte Jakubowski ( JK Associates Consulting). La seule façon d'avoir une vision de son achat, c'est la note de frais.» Les règles de déplacements de l'entreprise sont paramétrées dans le logiciel. «L'application de cette politique se fait donc instantanément en ligne et le contrôle des achats de prestations de voyage peut s'effectuer en direct, note Pierre-Emmanuel Tetaz (Etap on Line). Les refus de remboursement en cas de non-respect de la politique sont dès lors justifiés.» Ainsi, grâce au reporting et au paramétrage comptables, chaque nature de dépense peut être visualisée en détail et les directions peuvent s'assurer de la bonne utilisation de leur budget voyages ou, le cas échéant, «reconfigurer le logiciel pour optimiser les relations avec les fournisseurs», explique Stanislas Berteloot (KDS). Enfin, les logiciels permettent aux entreprises de s'assurer du respect de la réglementation sociale et fiscale.

Stanislas Berteloot, KDS

«En centralisant le contrôle des dépenses, les logiciels de notes de frais apportent une meilleure visibilité et réduisent les risques d'erreur.»

3 Un gain de temps significatif

L'automatisation des travaux de saisie manuelle, du contrôle et de la gestion administrative engendre un gain de temps pour l'ensemble des personnes concernées: le collaborateur, le comptable, etc. «Car la note à payer est directement envoyée au comptable, précise Pierre-Emmanuel Tetaz (Etap on Line). Ce temps de traitement des notes de frais est réduit des deux tiers pour les collaborateurs, qui passent moins de temps à vérifier leurs notes.» Et pour cause, ces logiciels ont pour vocation, outre d'offrir un reporting automatique et de fiabiliser les informations, d'éliminer les freins compliquant la gestion des notes de frais: calculs de devises, barèmes kilométriques, etc. Des avantages particulièrement intéressants pour une entreprise internationale multisite. «Les fonctionnalités permettent au siège de recevoir et de traiter des notes de frais de pays situés à l'intérieur ou à l'extérieur de la zone euros, sans avoir à recalculer les montants indiqués avec les taux et les devises locales», illustre Stanislas Berteloot (KDS). Sans logiciel, une telle tâche prend énormément de temps.

4 Des économies à la clé

L'enjeu financier de l'automatisation du traitement des notes de frais n'est pas négligeable pour les entreprises, quelle que soit leur taille. «L'impact ne se mesure pas directement en cash, mais l'emploi temps plein est optimisé puisqu'un collaborateur ne passe plus autant de temps à remplir ses notes», explique Brigitte Jakubowski (JK Associates Consulting). Pour Pierre-Emmanuel Tetaz (Etap on Line), «les économies de coûts de gestion en interne atteignent 50 à 70%, selon la charge humaine dédiée au service. Mais on se rend compte que c'est surtout le contrôle des coûts directs, à savoir l'achat de billets ou de nuitées qui, au final, réduit les dépenses.» Car le collaborateur, souvent tenté de gérer lui-même ses achats de billets ou ses réservations hôtelières sans se soucier des fournisseurs privilégiés que son entreprise a pu référencer, est ainsi prévenu dès lors qu'il s'éloigne de la politique maison. Autre gain à ne pas négliger: en maximisant le taux d'adoption de la politique voyages de l'entreprise, les logiciels de notes de frais facilitent les négociations ultérieures des travel managers avec les fournisseurs. Les données sont consolidées par prestataires, les volumes augmentés. L'entreprise accroît ainsi son pouvoir de négociation.

Thierry Lecomte, responsable informatique, Lavazza France

Témoignage

«Nous avons énormément gagné en productivité»
Pour simplifier le traitement et la gestion de ses notes de frais, la filiale française de Lavazza a fait le choix en 2002 du logiciel Notilus édité par l'entreprise lyonnaise Dimo Gestion. «Nous n'avions pas de logiciel à l'époque, raconte Thierry Lecomte, responsable informatique et chef de projet Notilus au sein de l'entreprise spécialisée dans la vente de café. Les travaux administratifs de saisie et de validation sur formulaires papier prenaient beaucoup de temps: le collaborateur remplissait sa note et l'envoyait au siège où elle était ressaisie dans le système comptable avant d'être réglée. Cela engendrait beaucoup de retard et d'erreurs.» Sur les 200 collaborateurs de la société, près de 120 sont concernées par Notilus, ce qui représente un budget notes de frais annuel de 500 000 euros.
Aujourd'hui, la solution déployée par Lavazza France permet un suivi direct par le collaborateur de l'évolution du traitement de la note, validée en ligne par le chef de service. «Une personne du siège refait une validation globale, il faut donc toujours lui envoyer les justificatifs. Néanmoins, le gain de productivité engendré par Notilus s'avère très important grâce à une meilleure efficacité dans le traitement», assure Thierry Lecomte. En outre, l'entreprise a pu profiter de la solution pour paramétrer sa politique voyages et harmoniser ses règles de déplacement. «Dans un premier temps, il a fallu former nos salariés, mais finalement, l'interface est très intuitive. Aujourd'hui, le logiciel fonctionne très bien en interne», se réjouit le responsable informatique.
Lavazza France
ACTIVITE Commercialisation de café
CHIFFRE D'AFFAIRES 2007 100 millions d'euros
EFFECTIF
200 collaborateurs
BUDGET NOTES DE FRAIS
500 000 euros par an

Eric Michel, directeur financier, Capgemini France

Témoignage

«Le logiciel nous a permis d'améliorer la qualité de service aux collaborateurs»
En 2007, Capgemini France a fait le choix d'automatiser la gestion de ses 100 000 notes de frais annuelles avec le logiciel Ulysse Travel & Expenses d'Etap on Line. «L'objec tif était de fluidifier notre processus», explique Eric Michel, son directeur financier. Conçue pour gérer les frais des 8 000 collaborateurs, la solution a d'abord été testée auprès de 650 personnes. Mise en oeuvre en ASP, elle a ensuite été déployée auprès de 3 000 collaborateurs avant de concerner l'effectif total. «Elle nous a permis de réduire les coûts de gestion des frais. Nous avons pu garder la maîtrise des dépenses en local et améliorer la qualité de service aux collaborateurs par la réduction des délais de remboursement et la traçabilité complète du processus.», se félicite Eric Michel.
Capgemini France:
ACTIVITE
Service informatique
EFFECTIF
8 000 collaborateurs
NOMBRE DE NOTES DE FRAIS
100 000 par an