Protéger et informer ses voyageurs d'affaires

Le troisième baromètre Mondial Assistance sur les déplacements professionnels, publié en septembre dernier, révèle que les voyageurs d'affaires restent peu informés des risques qu'ils encourent lors de leurs déplacements. Ainsi, 68 % d'entre eux n'ont jamais évoqué le sujet avec leur hiérarchie et 54 % s'estiment «mal informés de leur couverture en cas d'accident». Pourtant, les assureurs se sont adaptés aux caractéristiques du voyage d'affaires et ont affiné leurs offres en termes de sécurité et de prévention des risques depuis la jurisprudence Karachi de 2004 (lire l'encadré p. 15). Chacun sait désormais, travel manager ou assistante de voyages, qu'il est recommandé avant tout déplacement de consulter le site du ministère des Affaires étrangères pour connaître la situation d'un pays en termes de risques (www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-auxvoyageurs).

La garantie «annulation affaires»

L'assureur Mondial Assistance a choisi de scinder son offre en fonction de la fréquence des déplacements des collaborateurs, sachant qu'il peut s'agir de déclaration dénommée, c'est-à-dire qu'il revient à l'entreprise de déclarer nominativement ses voyageurs, ou non dénommée. «Nous proposons une assurance temporaire pour une mission donnée qui couvre jusqu'à 62 jours ou une assurance annuelle pour l'ensemble des déplacements professionnels d'un collaborateur», détaille Caroline Gambier, responsable mobilité chez Mondial Assistance. Elle met en avant une garantie «annulation affaires» dédiée qui couvre le collaborateur pour des motifs professionnels. Par exemple, en cas d'annulation d'un rendez-vous, il sera remboursé de son billet d'avion, de sa (ses) nuitée(s) d'hôtel et des autres frais engagés pour ce déplacement. Les tarifs de Mondial Assistance sont variables selon la destination et la fréquence des voyages. Ainsi, la formule temporaire liée à un voyage d'une semaine aux Etats-Unis, où les frais médicaux sont très élevés, revient à 65 eurosLes prix indiqués sont TTC, les assureurs ne communiquant pas leurs tarifs hors taxe. Dans ce secteur, la TVA portant sur l'assistance est au taux normal de à 19,6 % et celle sur l'assurance au taux de 9 % par collaborateur avec trois garanties (annulation affaires, bagages, individuelle accident) et assistance aux frais médicaux. Pour l'Espagne, il faut compter environ 50 euros. Un contrat à l'année s'élève en moyenne à 275 euros par personne avec les mêmes garanties et des prix dégressifs suivant le nombre de collaborateurs assurés. «La fréquence des voyages justifie l'intérêt de prendre un contrat à l'année, mais cela dépend de l'organisation des entreprises», note Caroline Gambier.

Jusqu'à l'exfiltration

De son côté, Europ Assistance, qui a segmenté son offre en fonction du nombre de collaborateurs qui se déplacent, propose des pass déclinés en différentes formules. La première, le pass missions, couvre entre un et huit collaborateurs. Son prix annuel en termes de couverture assistance est de 82 euros pour la zone 1 (Europe) et 125 euros pour la zone 2 (reste du monde), quel que soit le nombre de missions effectuées par le voyageur. Avec l'assurance (retard aérien, perte/vol de bagages, individuelle accident, responsabilité civile), le coût s'élève respectivement à 187 euros et à 230 euros. En rajoutant à l'assistance et à l'assurance la prévention des risques (sanitaires, naturels, sécuritaires et politiques), le tarif passe à 299 euros et à 336 euros. «L'option «prévention des risques» proposée dans toutes nos offres, en partenariat avec la société Crisis Consulting, spécialiste de la sécurité des personnes dans le monde, s'articule autour de trois services», explique Sabine Schirrer, responsable marketing métiers chez Europ Assistance. En premier lieu, une hotline pour le voyageur en mission confronté à une situation de crise ; un accès à un portail sécurisé d'informations et d'alertes en temps réel pour le collaborateur mais aussi le dirigeant et le DRH, et enfin le rapatriement politique en cas de crise majeure ou de situation qui, «si l'aéroport est fermé, nécessite souvent l'intervention d'équipes spécialisées qui vont chercher nos clients et les exfiltrent, précise Sabine Schirrer. Les DRH sont très sensibles à ce type de services qui se sont beaucoup développés au cours des dix dernières années. » Les autres formules, pour 9 à 100 collaborateurs (pass missions multi) et plus de 100 collaborateurs (pass mobilité), sont modulables (en garanties et en plafonds) et dégressifs au niveau des tarifs.

Caroline Gambier, responsable mobilité chez Mondial Assistance

« La fréquence du voyage justifie l'intérêt de prendre un contrat à l'année, mais cela dépend de l'organisation des entreprises. »

Considérations matérielles

Les risques s'appliquent à l'individu en déplacement mais aussi au matériel qu'il utilise: smartphone, ordinateur portable, tablette et assistant personnel. Concernant la protection de ces terminaux et des données qu'ils contiennent, l'Anssi (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information) a publié en collaboration avec le CDSE (Club des directeurs de sécurité des entreprises), un «Passeport de conseils aux voyageurs». Ce guide est accessible sur son site internet (www.securite-informatique.gouv.fr/partirenmission). Par ailleurs, les offres d'applications mobiles se sont multipliées, parallèlement à celles des assurances. Parmi elles, celle d'International SOS lancée en mars 2012 avec la «Membership App». Accessible sur iPhone, Android et BlackBerry, elle permet aux voyageurs d'affaires d'accéder, où qu'ils se trouvent, au réseau mondial d'assistance d'International SOS et de recevoir les dernières alertes en matière de santé et sécurité en fonction de la situation géolocalisée.