Maîtrisez les abonnements presse de votre entreprise

Les abonnements des entreprises à des journaux ou à des revues professionnelles représentent une famille d'achats sensible. «Les principaux prescripteurs internes sont des services stratégiques, comme le top management, la R&D ou la finance», explique Anne Simoneau, direc trice commerciale d'Ebsco Informations Services, entreprise spécialisée dans la gestion des abonne ments professionnels. Et pourtant, il s'agit d'un marché relativement confidentiel comparé à d'autres familles d'achats hors production (fourni tures, voyages d'affaires, etc.).

Selon Ebsco, le marché français, privé et public confondus, représente un chiffre d'affaires d'environ 240 millions d'euros. «Nos clients sont en majorité des grandes entreprises de bancassurance ou des laboratoires pharmaceutiques qui sont cotés au CAC 40», précise Anne Simoneau. Dans les grands comptes, les abonnements équivaudraient ainsi à un budget moyen de 300000 euros par an.

Le recours à des agences d'abonnements

Depuis plusieurs années, les directions achats ont pris en main ce dossier qui était auparavant l'apanage des services documentation ou des assistantes. «La plupart des entreprises ont mis en place une politique de maîtrise des achats pour leurs abonnements, confirme Xavier Cornée, responsable commercial chez Swets Information Services, autre spécialiste de la gestion d'abonnements.

En général, les acheteurs travaillent en binôme avec les documentalistes car ils ne maîtrisent pas encore toutes les données.» L'objectif est d'optimiser cette famille d'achats, sans heurter les habitudes des collaborateurs, ni nuire à la qualité des informations qu'ils retirent de ces abonnements.

Pour les services achats, la tâche s'avère compliquée et surtout chronophage. Dans un premier temps, il s'agit de recenser les abonnements existants, dont la gestion était souvent dispatchée dans les services et confiée aux assistantes de direction. Pour améliorer la gestion de cette famille d'achats, de nombreux acheteurs en charge du dossier ont donc fait le choix de recourir à des agences spécialisées dans les abonnements pour entreprises. Ces prestataires possèdent des portefeuilles de titres très variables, certains pouvant aller jusqu'à 300 000 références, dont beaucoup sont très pointues, notamment en matière scientifique ou médicale.

Cependant, l'arrivée des achats dans cet univers ne s'est pas traduite par une baisse significative du prix des abon nements. Les économies sont ailleurs. Le recours à une agence externe permet en effet de travailler sur deux leviers. Le premier est la suppression des tâches administratives internes, assimilées à des coûts cachés. L'agence, intermédiaire entre l'entreprise et l'éditeur, prend en charge le flux des factures qu'elle restitue aux achats sous un format unique mensuel ou trimestriel. «Cette facture consolidée offre une meilleure visibilité budgétaire», souligne Anne Simoneau (Ebsco). Ensuite, la cartographie des abonnements dans l'entreprise supprime les abonnements inutiles. «Cela permet d'éliminer les doublons dans certains services, ou de résilier les abonnements adressés à des salariés ayant quitté l'entreprise», précise Catherine Gehin, directrice commerciale de Lavoisier, la première agence d'abonnements française. Selon cette dernière, des économies de 5 à 10% sont ainsi facilement réalisables.

La montée en puissance de l'électronique

Les achats sont également en quête de conseils et de services. Les agences peuvent ainsi gérer les nuisances multiples liées aux abonnements: numéros manquants, titres dégradés... «Nous traitons ces demandes dans les plus brefs délais, en 24 heures, par exemple, pour un problème concernant une édition quotidienne», indique Catherine Gehin. L'insertion de clauses de partenariats ou de productivité se généralise. Ebsco accompagne notamment ses clients dans l'interopérabilité entre ses solutions et les plateformes d'e-procurement des entreprises. «Aujourd'hui, plus de 10% des commandes de nos clients passent par ce canal», se réjouit Anne Simoneau (Ebsco). Les logiciels de gestion en ligne des abonnements se sont aussi adaptés aux contingences des achats.

«Ils veulent un support qui leur permette de visualiser l'ensemble des abonnements souscrits et des dépenses correspondantes, explique Xavier Cornée (Swets Information Services). Dans le cas d'édition sous format électronique, ils peuvent également connaître le taux de consultation. Grâce à ces outils, ils centralisent les demandes d'abonnements ou d'articles, et autorisent ou non la commande.» La consolidation de l'offre électronique constituera la prochaine grande étape dans le domaine de l'achat d'information. La demande croît rapidement. «Elle était quasiment inexistante il y a encore trois ans, confie Catherine Gehin (Lavoisier). Aujourd'hui, 30% des abonnements concernent des formats électroniques: PDF, accès via les sites éditeurs, archives en ligne, etc.» Cette montée en puissance de l'électronique constitue pourtant une source potentielle d'accroissement des coûts. «L'abonnement électronique est plus onéreux que le papier, indique Catherine Gehin. Les éditeurs ont eu des coûts de R&D importants qu'ils répercutent sur les prix.» De plus, les commandes en ligne risquent de faire exploser la demande en interne, en proposant par exemple des achats à l'unité («pay per view»). Des évolutions à surveiller de près pour les acheteurs.

Temoignage

«Nous avons supprimé les abonnements inutiles»


DOMINIQUE PETRO, directeur achats, groupe Bayard Presse
A Bayard Presse, les achats ont pris en main la gestion des abonnements en 2003. Le portefeuille se compose de 340 titres, destinés à une clientèle interne très exigeante: centre de documentation et journalistes en particulier. Auparavant, ces achats étaient largement décentralisés dans les dizaines de journaux que compte le groupe. «Les assistantes de rédaction, notamment, géraient leurs abonnements en relation directe avec les éditeurs», explique Dominique Pétro, directeur achats du groupe. Dans ce contexte, Bayard Presse a choisi de confier cette famille d'achats de plus de 70000 euros a une agence d'abonnements. «Nous avons réalisé près de 15% d'économies, annonce Dominique Pétro. Elles n'ont pas été générées par une baisse du prix d'acquisition. Nous bénéficions auparavant de meilleurs tarifs dans nos négociations bilatérales, notamment pour les quotidiens.» Deux facteurs expliquent pourtant ces gains. «Le premier a été la suppression des abonnements inutiles», précise le directeur achats. Second facteur: la rationalisation du traitement des factures. «Nous recevons une seule facture récapitulative par mois. Auparavant, il fallait en traiter des centaines.» Le pilotage de la prestation est assuré par une coordinatrice achats, interface unique entre l'agence d'abonnement et les clients internes. Ces derniers adressent leurs demandes d'abonnement et de réabonnement par e-mail, pour validation.
Le directeur achats juge cependant que la gestion de cette famille est chronophage. «Elle monopolise 40% de notre temps de travail, alors que celle des fournitures de bureau, une famille bien plus importante en volume, n'en demande que 10%.» Après la rationalisation opérée grâce à la centralisation des abonnements, Dominique Pétro souhaiterait dupliquer l'organisation mise en place pour les fournitures de bureau ou les voyages d'affaires. «Pour ces familles, nous décentralisons désormais les achats via un outil d'e-procurement vers des correspondants dans chaque entité du groupe. Mais les outils actuels de notre agence ne sont pas assez fluides pour garantir la maîtrise du volume d'abonnements.» Ces critères de fluidité et de simplicité d'utilisation seront ainsi inscrits dans le prochain appel d'offres du groupe, pour le renouvellement de ce marché.


Groupe Bayard Presse


SECTEUR D'ACTIVITE: presse, édition et multimédias.
CHIFFRE D'AFFAIRES 2005: 433 millions d'euros.
EFFECTIF: 2 500 salariés.