Les multifonctions moyen volume envahissent le marché

Les imprimantes multifonctions laser couleur «moyen volume», c'est-à-dire les appareils dont la vitesse d'impression est comprise entre 16 et 75 pages par minute (ppm), séduisent de plus en plus d'entreprises qui souhaitent rationaliser la gestion de leurs processus documentaires. «Il s'agit de machines de gamme intermédiaire qui correspondent à 60% du marché des multifonctions», estime ainsi Laurent Besnard, directeur de CLB Conseils. Côté fabricants, les acteurs traditionnels de l'impression et de la copie, comme Brother, Canon, Hewlett Packard, Konica Minolta, Lexmark, Océ, Oki, Ricoh ou Xerox, proposent tous des modèles sur le segment du moyen volume.

Avant de sélectionner une multifonction 16-75 ppm, l'entreprise doit évaluer son besoin en réalisant un audit de son parc. Pour Géraldine Gaspard, chef produit environnement Office chez Océ France, les imprimantes multifonctions sont de véritables outils bureautiques. «Les multifonctions se connectent au réseau de la société, ce qui permet aux collaborateurs de réaliser différents travaux documentaires depuis leur ordinateur (impression, fax) ou sur place (copie, scan)», détaille Géraldine Gaspard.

@ KONICA/MINOLTA

En réponse à l'une des exigences des utilisateurs, la multifonction devient un serveur d'applications autonome.

Le coût à la page, premier critère d'achat

Contrairement à une idée répandue, Laurent Besnard (CLB Conseils) estime qu'il est préférable d'acheter une imprimante multifonction plutôt que de la louer. «Il vaut mieux choisir un modèle sur catalogue et en négocier le prix plutôt que d'opter pour un package complet (machine et services) d ans lequel l'entreprise ne sait pas de quoi il retourne», indique-t-il. Ce dernier conseille également de choisir des multifonctions «3 en 1», avec des fonctions copie, impression et scanner. Et ce , même si l'entreprise envoie de nombreux fax. Selon lui, passer par un prestataire proposant des solutions serveur-fax revient, en effet, dix fois moins cher que d'acheter une «4 en 1».

Une fois le besoin de l'entreprise identifié, le coût à la page reste le premier critère d'achat d'une multifonction, sachant que celui-ci peut-être négocié par la direction achats. Pour Laurent Besnard (CLB Conseils), le prix moyen à la page sans engagement de volume se situe entre 0,008 et 0,006 euro HT pour le noir et blanc, et entre 0,08 et 0,06 euro HT pour la couleur. Ce tarif à la page comprend à la fois le coût de la maintenance, le service, les consommables, le déplacement d'un technicien, les agrafes et l'entretien de la carte réseau.

Autre critère à prendre en compte: le nombre de bacs à papier. Selon Laurent Besnard (CLB Conseils), il faut choisir des modèles disposant de quatre magasins en standard, dont un bac A4 classique pour faire de la copie et de l'impression monochrome, un magasin pour du papier à en-tête A4 classique, un bac A3 et un magasin dédié pour faire de la copie couleur de qualité.

Pour éviter toute manipulation supplémentaire, il est préférable d'opter pour des machines disposant d'un module pour perforer et agrafer des documents. Et pour lutter contre les impressions inutiles et l'utilisation abusive de lac ou leu r, Alain Mestriaux, chef produit marché laser couleur chez Lexmark, estime que «la restriction de l'accès à la couleur par authentification et code d'accès est un moyen efficace pour contrôler l'utilisation de la multifonction et réaliser des économies.» La fonction recto verso, en standard et non en option, permet également de réduire significativement le nombre d'impressions.

@ Source: données constructeurs

Des suites logicielles pour faciliter l'utilisation

La plupart des fabricants proposent de nombreux logiciels pour faciliter l'utilisation de leurs multifonctions. Ainsi, Océ propose Océ Prisma for Office, une suite logicielle avec des fonctionnalités de numérisation, de solutions de reconnaissance automatique de caractères et de gestion de boîtes aux lettres d'impression (Océ Mailbox). Concrètement, cette dernière fonctionnalité permet à chaque utilisateur de stocker dans sa boîte aux lettres personnelle les documents qui lui ont été envoyés jusqu'à ce qu'il décide de lancer l'impression. «Cette fonctionnalité garantit la confidentialité des documents puisque le collaborateur ne lance pas tout de suite ses impressions. Ainsi, les feuilles ne reposent pas dans le bac de sortie, quand , auparavant, elles étaient exposées à la vue de tout le monde», explique Géraldine Gaspard (Océ France). Le fabricant a, par ailleurs, constaté que cette fonction réduisait de 15% le volume d'impression d'un collaborateur.

Autre exemple de logiciel proposé par Océ: Prisma Satellite for Office dirige, via un pilote d'impression unique, toutes les tâches d'impression vers l'imprimante la mieux adaptée et la plus économique. Par ailleurs, Océ a sélectionné des solutions partenaires intégrée à son offre logicielle pour répondre à l'ensemble des besoins des entreprises. Ainsi la solution Watchdoc présente une solution complète de comptabilité et de gestion à distance du parc de multifonctions. De son côté, Lexmark propose par exemple des logiciels capables de convertir des documents au format PDF, d'en transférer le contenu dans un tableau ou dans un fichier de traitement de texte grâce à la reconnaissance optique de caractère (OCR). Quant à Canon, son imprimante multifonction iRC2380i est compatible en option avec les solutions logicielles iWam Meap. «Cet outil de gestion permet de savoir qui imprime quoi, sur quelle machine et à quel coût», précise Grégory Le Bot, chef produit de la gamme couleur chez Canon.

@ OCE

Tous les fabricants proposent des solutions pour limiter les impressions inutiles et le recours à la couleur, dans une optique à la fois économique et environnementale.

Une prise en considération de l'environnement

Pour se différencier, les constructeurs misent également sur l'innovation produit et le discours marketing. Konica Minolta, qui préfère parler ainsi de «plateforme de communication» plutôt que de multifonction, propose désormais des systèmes d'impression «5 en 1», avec une cinquième fonction: «la fusion». Baptisée «5e dimension», cette fonction permet aux utilisateurs d'accéder à leurs applications de gestion documentaire sans passer par leur ordinateur. Concrètement, la multifonction devient ainsi un serveur d'applications autonome. Cette cinquième fonction repose sur une architecture client/serveur et permet de s'interfacer avec les logiciels de certains éditeurs avec lesquels le fabricant a noué des partenariats comme Sage (logiciel de gestion d'expertise comptable Coala), Ciel (logiciel de comptabilité) et Autodesk (logiciel de dessin assisté par ordinateur Autocad).

Si les fabricants rivalisent les uns avec les autres pour proposer de nouvelles fonctionnalités et répondre aux exigences des utilisateurs, ils sont également soucieux de préserver l'environnement. A l'instar de Xerox, qui fait partie de la Green World Alliance, tous les fabricants ont mis en place des programmes de recyclage des cartouches de toners et des consommables. Les constructeurs ont aussi repris à leur compte les préoccupations des entreprises en proposant des solutions (logiciels, fonctionnalités) pour limiter les impressions inutiles et le recours à la couleur, dans une optique économique et environnementale. Economie et écologie font souvent bon ménage.

Géraldine Gaspard, Océ France

«Les imprimantes multifonctions permettent aux collaborateurs de mieux maîtriser l'impression de leurs flux documentaires.»