« Nous avons réduit notre budget impression de 30 %»

Réduire son impact environnemental en améliorant la gestion des flux d'impression, c'est le pari réussi cette année par le groupe Afnor. «Alors que notre atelier de reprographie était mal identifié et sous-utilisé, nous avions recours à plusieurs imprimeurs externes pour nos gros volumes d'impression. Qui plus est, nous avions beaucoup trop d'imprimantes individuelles», témoigne Alain Ruiz, responsable du département achats de l'Afnor. Fin 2008, le groupe décide donc de réaliser un audit du parc existant puis d'analyser les besoins d'impression de ses salariés. «L'idée n'était pas de restreindre les collaborateurs, en fixant par exemple des quotas d'impression, mais de les responsabiliser en leur fournissant des équipements plus performants», souligne le responsable.

En passant de 550 à 204 équipements, le parc d'imprimantes est ainsi réduit de moitié. Les imprimantes individuelles tendent à disparaître au profit de multifonctions plus rapides et modernes. Recto-verso, usage restreint de la couleur, etc., des règles d'utilisation objectives en fonction des besoins des différents services sont définies. Résultat : entre 25 et 30 % d'impressions en moins. Par ailleurs, un seul fabricant est retenu pour l'ensemble de l'entreprise, Ricoh, avec un engagement de services (hot line, intervention sur site, etc.). Avant, l'Afnor possédait un parc multimarque.

Même révolution pour le centre de reprographie en interne qui se dote d'indicateurs pour mesurer la qualité du travail fourni. Objectif : convaincre les collaborateurs de l'entreprise de recourir au centre interne plutôt qu'à un prestataire externe. Quant aux imprimeurs, un seul est désormais référencé contre sept auparavant. «A l'avenir, nous pourrons challenger les prestataires de ce marché face à cet imprimeur de référence», indique Alain Ruiz. Au final, l'entreprise réalise près de 30 % d'économies sur son budget impression. La clé du succès ? «La communication, répond Alain Ruiz. Il faut expliquer ces choix d'un point de vue économique mais aussi par rapport à l'amélioration de la qualité de service rendue aux collaborateurs. » Selon le responsable achats, l'innovation est intimement liée à la notion de développement durable. «Elle permet de disposer de produits plus respectueux de l'environnement, de réduire les consommations, d'améliorer la qualité et au final de diminuer les risques», conclut-il.

L'acheteur

Diplômé du mastère spécialisé logistique et achats internationaux d'HEC, Alain Ruiz (48 ans) est, depuis 1995, responsable du département achats du groupe Afnor. Auparavant, il occupait diverses responsabilités au département finances du groupe qu'il a intégré en 1986.