Synchroniser les processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs : enjeux et solution

Nous découvrirons dans cet article l’importance de bien synchroniser les processus de gestion des achats , des contrats et des fournisseurs, notamment lorsque les parties prenantes s’attendent à une transition fluide d’un processus à un autre ou entre les étapes d’un même processus.

Dans les parties 1 et 2 de cette série de publications, nous avons essentiellement expliqué comment l'expérience utilisateur peut être facilitée grâce à l'automatisation de processus et l'intégration de solutions tierces. Dans ce dernier chapitre, nous découvrirons l’importance de bien synchroniser les processus de gestion des achats , des contrats et des fournisseurs, notamment lorsque les parties prenantes s'attendent à une transition fluide d’un processus à un autre ou entre les étapes d’un même processus.

L’analogie du passage de relais

Le weekend dernier, j'ai assisté à la compétition d'athlétisme de ma fille qui est au collège. De nombreux événements se déroulaient simultanément et ma fille participait au relais 4 x 400 mètres. Certainement l'une des plus anciennes formes d'athlétisme, le relais ne nécessite pas seulement que chaque individu soit à son meilleur niveau, mais qu'il y ait aussi une transition fluide entre les coureurs à chaque tour de piste. Un mauvais passage de témoin peut réduire la performance de l'équipe et ruiner les chances de victoire du relais.

De même, la transition fluide d'un processus à un autre est problématique pour encore beaucoup d’entreprises. Par exemple, lors de la création d'un contrat, puis de la transition vers le suivi du contrat comme contrat d’application.

De la rédaction du contrat au suivi du contrat d’application : entre perte d’information, mauvaise collaboration et complexité

Pour les organisations qui n'ont pas encore digitalisé la gestion de leurs contrats, le suivi des dépenses pour un contrat approuvé est un processus purement manuel. Tenter de suivre des dépenses pour un contrat actif qui peut finir dans un tiroir est pratiquement impossible sauf s'il est géré dans une feuille de calcul. Mais même le suivi dans un fichier Excel peut rapidement virer au cauchemar en fonction de la complexité et du nombre d'utilisateurs qui gèrent le contrat et qui achètent des produits ou services dans le cadre du contrat.

Dans d'autres cas, les organisations peuvent avoir franchi l'étape de digitalisation de la gestion des contrats et du processus Procure-to-Pay. Mais sans un lien approprié entre les deux, il est difficile de savoir à quel moment la dépense est réalisée dans le cadre de ce contrat. Bien souvent, même si les données du contrat peuvent être importées depuis le SI de gestion des contrats vers le P2P, il ne s'agit que des informations au niveau de l'en-tête. Cela signifie que la relation entre le document rédigé et l'aspect transactionnel du contrat (c'est-à-dire le montant de répartition des dépenses, la liste des articles achetés, la liste des factures, la liste des paiements) est difficile, voire impossible à suivre.

Nombreuses sont les organisations qui voient le processus de transition comme la phase finale des contrats d’application. En réalité, la capacité à transférer facilement un contrat et à le suivre tout au long de son cycle de vie à travers des amendements ou des renouvellements atteste seulement de la complexité qui peut émerger lorsque ces informations sont gérées dans différents systèmes.

Synchroniser les processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs : Une plateforme = Une interface

Nous l’avons vu, la transition fluide d'un processus à un autre est un élément clé. Alors que les organisations sont de plus en plus à la recherche de solutions liées ou intégrées, la Plateforme Cloud Determine répond parfaitement à ce besoin en intégrant sur une seule et unique interface utilisateur l’ensemble des processus et des différentes étapes d’un même processus.

La Plateforme Cloud Determine aide les organisations à étudier les dynamiques touchant aux contrats d'application à l'aide des données de référence, des métadonnées et des processus métiers que gère notre plateforme.

Voici quelques exemples illustrés :

Contrat d’achats de services BSM Purchasing

Contrat d'application lié au contrat d’achats de services BSM Purchasing

Gérez vos processus, donc gérez vos dépenses.

Lier, intégrer et synchroniser tout ensemble…Quelle que soit la façon dont vous l'appelez, le moyen le plus simple de mesurer l'impact de la transition d’un processus à un autre est de suivre les économies réalisées. Prenons l'exemple d'un acheteur qui a besoin de quelques ordinateurs portables pour son entreprise. Si cette entreprise fait partie de celles qui n'ont pas de contrats, ni de processus achats digitalisés, ou qui utilisent des solutions différentes qui ne sont pas liées, vous vous retrouvez dans les situations décrites précédemment : difficulté de comparer les dépenses par rapport au contrat et conditions approuvés, conformité difficile à assurer, suivi quasi impossible des budgets. Au lieu de gérer les dépenses, vous finissez par créer du risque.

La Plateforme Cloud de Determine optimisée par le moteur Determine permet deux choses :

1. Elle ne fournit qu'une seule source de données fiable (données de référence, métadonnées, gestion des documents) qui sont partagées entre les solutions disponibles sur la Plateforme.
2. Elle permet de gérer l’ensemble des processus métiers et des workflows d’approbation.

Les données et processus ainsi partagés permettent d'éliminer les angles morts et pertes d’informations qui sont souvent source de problèmes.

Dans cet exemple, l'acheteur d'ordinateurs portables ajoute simplement des articles dans le panier. Les processus étant liés, ces articles sont automatiquement comparés au contrat d’application approuvé et aux budgets associés, y compris les budgets liés aux investissements (CAPEX) et/ou les budgets liés aux dépenses opérationnelles (OPEX). L'approbateur peut identifier immédiatement le contrat auquel l'achat s'applique, les montants des budgets restants disponibles dans la catégorie et si des conditions spéciales, des remises ou d'autres conditions s'appliquent. Il dispose d'une visibilité optimale sur les commandes en attente de facturation, les factures en attente de paiement et les demandes qui n'ont pas encore été converties en commandes. Ainsi, grâce au lien entre les achats et les contrats, le contrat d’application devient un outil efficace de suivi de la conformité et du respect du budget.

Des processus collaboratifs et non linéaires

Par ailleurs, nos processus de référencement fournisseur et de gestion des contrats sont collaboratifs et non linéaires. Ce lien signifie que vous pouvez lancer le processus de référencement/certification/validation parallèlement à la création de contrat ou faire appel au nouveau fournisseur pour compléter un catalogue de biens/services. Les données sont renseignées pour tous les flux. Ceci accélère considérablement les cycles, car un contrat est déjà en place et prêt à être exécuté dès qu'un fournisseur est entièrement référencé. Des catalogues peuvent être créés et remplis à l'avance et les acheteurs seront familiarisés au moment de l'approbation. Difficile de synchroniser les processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs plus efficacement que cela.

Demandez nous une démo gratuite pour en savoir plus sur la synchronisation des processus de gestion des achats, des contrats et des fournisseurs.

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