Comment mettre en place une politique achats ?
Publié par La Rédaction le | Mis à jour le
Plusieurs étapes principales demeurent incontournables pour établir sa politique d'achat : l'analyse de la situation existante, la définition des objectifs, la mise en oeuvre et enfin le suivi et l'évaluation de cette dernière. Focus sur ces quatre étapes.
Politique achats en entreprise : de quoi parle-t-on ?
La politique d'achat d'une entreprise est un élément essentiel de sa stratégie de croissance. Elle définit les priorités et l'orientation de la gestion des achats, des appels d'offres et des dépenses professionnelles. Pour être efficace, elle doit être cohérente avec l'environnement financier et la politique générale de la société.
Une politique achats doit par ailleurs répondre à des objectifs opérationnels et organisationnels, tels que :
- Optimiser la réponse aux besoins de l'entreprise par les achats : il s'agit d'identifier les besoins actuels et futurs de l'entreprise et de choisir les procédures de passation de marchés les plus adéquates pour chacun d'entre ces besoins.
- Améliorer la qualité des relations avec les fournisseurs : cela consiste notamment à partager les objectifs de l'entreprise avec ses fournisseurs par le biais d'une charte fournisseur.
- Contribuer à une approche durable, innovante et responsable : concrètement, il s'agit d'encourager l'innovation et le respect de l'environnement chez les fournisseurs, ainsi que d'appliquer des normes de protection sociale élevées.
Démarches à suivre pour une politique achats efficace au niveau de l'entreprise
Les étapes suivantes sont essentielles à la mise en oeuvre d'une politique achats efficace au sein de l'entreprise :
Analyser l'existant
La première étape consiste à faire un diagnostic de la situation actuelle des achats dans l'entreprise. Il s'agit de récolter et d'analyser des données internes, telles que :
- L'historique des dépenses par fournisseur, par catégorie d'achat, par service ou par projet
- Le nombre et le profil des fournisseurs référencés
- Les contrats et les conditions commerciales en vigueur
- Les processus et les outils utilisés pour gérer les achats
- Les indicateurs de performance et de satisfaction des achats
L'objectif de l'analyse de l'existant est d'identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces liées aux achats dans l'entreprise, ainsi que les axes d'amélioration possibles.
Définir les objectifs de la politique achats
La deuxième étape consiste à définir les objectifs de la politique achats. Il s'agit de répondre aux questions suivantes :
- Quelles sont la vision et les missions des achats dans mon entreprise ?
- Quels sont les principes et les valeurs qui guident mes achats ?
- Quels sont les objectifs quantitatifs et qualitatifs de mes achats ?
- Quels sont les leviers à actionner pour atteindre ces objectifs ?
Les objectifs doivent être alignés sur la politique générale et les besoins de l'entreprise, et être mesurables, réalistes et ambitieux.
Déployer la politique achats au sein de l'entreprise
La troisième étape est la mise en oeuvre de la politique d'achat dans l'entreprise. Il s'agit de mettre en oeuvre les actions nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. Cela peut impliquer :
- De réorganiser le service achat ou de créer une fonction achat transversale
- De former ou de recruter des compétences en achat
- De rationaliser ou de diversifier le panel fournisseur
- De renégocier ou de conclure de nouveaux contrats avec les fournisseurs
- De simplifier ou de formaliser les processus d'achat
- De mettre en place ou d'améliorer les outils de gestion des achats
- De communiquer et de sensibiliser les parties prenantes internes et externes aux enjeux des achats
Suivre et évaluer sa politique achats
La quatrième étape est le suivi et l'évaluation de la politique achats. Il s'agit de mesurer et de contrôler les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés. Cela implique :
- De définir et collecter des indicateurs de performance et de satisfaction relatifs aux appels d'offres, par exemple le taux de respect des délais, le taux de réclamation, le coût total d'acquisition, etc.
- De réaliser des audits et des enquêtes auprès des fournisseurs et des clients internes pour évaluer la qualité des prestations et le niveau de satisfaction
- De comparer les résultats avec les benchmarks du marché et les bonnes pratiques du secteur
- De mettre en place des plans d'action correctifs ou préventifs en cas d'écarts ou de dysfonctionnements
- De communiquer les résultats et les progrès réalisés aux parties prenantes internes et externes
Pour en savoir plus :
- https://www.decision-achats.fr/LivreBlanc/politique-achat-et-rse-comment-inclure-la-responsabilite-societale-des-entreprises-au-cour-de-votre-strategie-achats-364240
- https://www.decision-achats.fr/Thematique/achats-publics-1230/Breves/Le-ministere-des-Armees-accelere-sa-politique-d-achats-responsables-378591.htm