Comment intégrer un nouveau fournisseur dans votre gestion de flotte automobile ?
Publié par La Rédaction le | Mis à jour le
Intégrer un nouveau fournisseur dans sa gestion de flotte peut être motivée par de nombreuses raisons, qu'il s'agisse de rechercher une solution moins coûteuse ou de la nécessité de se conformer à de nouvelles réglementations en matière d'émissions ou de mobilité. Quelles sont les étapes clés à suivre pour y parvenir ?
Intégrer un nouveau fournisseur n'est pas une opération banale dans la gestion de flotte. Voici donc les étapes clés d'une transition réussie :
Analyser ses besoins
Avant d'intégrer un nouveau fournisseur, vous devez commencer par analyser vos besoins. Cela suppose un diagnostic complet de votre flotte actuelle. À cette fin, il convient de répondre à plusieurs questions, telles que :
- Quelles sont les caractéristiques de mes véhicules (marque, modèle, énergie, âge, kilométrage, etc.) ?
- Quels sont les usages de mes véhicules (fréquence, durée, distance, type de trajet, etc.) ?
- Quels sont les profils de mes conducteurs (âge, expérience de conduite, comportement au volant, etc.) ?
- Quels sont les prestataires qui interviennent dans la gestion de ma flotte (sociétés de leasing, fournisseurs de carburant, garages, assureurs, etc.) ?
- Quelles sont les dépenses liées à ma flotte (loyer, carburant, entretien, assurance, péages, amendes, etc.) ?
À noter : Vous devez obtenir les données nécessaires à votre diagnostic à partir de sources fiables, telles que les factures, les contrats, les rapports d'entretien et les relevés de compteur kilométrique. Vous pouvez également utiliser des outils de télématique embarquée pour contrôler et analyser les données de votre flotte automobile en temps réel.
Identifier des domaines d'amélioration au sein de sa flotte de véhicules
Les résultats du diagnostic précédent devraient vous permettre d'identifier les domaines dans lesquels un nouveau fournisseur peut apporter une valeur ajoutée à votre flotte. Par exemple, il pourrait apporter une plus-value en offrant les services suivants :
- Financement : on parle ici de solutions de location ou de leasing adaptées au budget et aux besoins de votre entreprise ;
- Entretien : il peut également proposer des services de révision, de réparation ou de dépannage à des tarifs préférentiels ;
- Assurance et gestion des sinistres : il peut offrir une couverture parfaitement adaptée aux risques de votre entreprise et au profil des conducteurs, ou bien une indemnisation plus conséquente en cas d'accident ou de vol ;
- Gestion des données : il peut fournir des outils plus efficaces pour le suivi et l'analyse des données de votre parc automobile, comme de la télématique embarquée ou des cartes carburant.
Intégrer un nouveau fournisseur par une sélection rigoureuse
Le moment est venu de comparer les fournisseurs sur le marché. Vous pouvez baser votre choix sur les critères suivants :
- Le type de véhicules proposés : il est essentiel d'identifier le fournisseur qui dispose des véhicules les plus adaptés aux besoins et aux usages de l'entreprise, en termes de taille, de capacité, d'énergie, de confort, de sécurité, etc.
- Le mode de financement proposé : il faut comparer les différentes options de financement possibles, comme l'achat, la location ou le crédit-bail, et choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité prix et la meilleure flexibilité.
- Le coût total de possession (TCO) : il s'agit de calculer le coût global d'un véhicule sur toute sa durée de vie, en prenant en compte tous les frais liés à son acquisition, son utilisation et sa revente. Il est indispensable de savoir quel fournisseur offre le TCO le plus bas ou le plus compétitif.
- Le service après-vente : il faut évaluer la qualité du service après-vente des fournisseurs, en termes de disponibilité, de réactivité, de proximité et de garantie.
- L'innovation : il faut apprécier la capacité d'innovation de chaque fournisseur, en termes de technologie et de digitalisation.
Intégrer le nouveau fournisseur au moyen d'un suivi et d'une évaluation
Une fois que vous avez choisi votre nouveau fournisseur, vous êtes tenu d'évaluer ses performances. Pour cela, vous devez :
- Établir des indicateurs de contrôle pour mesurer la qualité des services fournis. Par exemple, si votre principal critère de performance est le prix, l'indicateur de contrôle pourrait être le coût total de possession (TCO) des véhicules loués. Si ce critère est la fiabilité, l'indicateur de contrôle pourrait être le nombre et la durée des pannes ou des temps d'arrêt des véhicules loués.
- Planifier des examens réguliers pour vérifier si le fournisseur respecte les critères de performance que vous avez établis. Cela peut se faire sur une base trimestrielle ou semestrielle.
- Communiquer les résultats de l'évaluation au fournisseur et discuter avec lui des mesures correctives à prendre, le cas échéant.
Pour en savoir plus, lisez également :
- https://www.decision-achats.fr/Thematique/familles-achats-1300/fleet-management-2291/Breves/Gestion-flotte-reduire-frais-restitution-366671.htm
- https://www.decision-achats.fr/Thematique/familles-achats-1300/fleet-management-2291/Breves/Gestion-flotte-comment-gagner-flexibilite-363821.htm