6 statistiques à connaître sur les réunions

Du séminaire à l'assemblée générale en passant par la réunion d'équipe ... il existe toutes sortes de réunions. Voici six statistiques à connaître pour changer, ou non, sa façon de mener une réunion. Eclairage avec Jacob Moffitt, responsable marketing digital et réseaux sociaux pour wePresent.

1 / Un million d'euros pour deux heures de réunion hebdomadaire

Trop couteuses, trop longues et peu efficaces, les réunions sont bien souvent considérées comme une perte de temps. Un gaspillage qui pèse lourd sur le budget des entreprises. Selon l'étude menée par le cabinet Perfony, le coût annuel d'une réunion hebdomadaire de deux heures pour 200 personnes avoisine le million d'euros. Un cadre consacrerait même seize années de sa vie professionnelle aux réunions.

2 / 52 minutes d'attention grand maximum

Plus d'une heure de réunion et patatras l'attention de vos participants décroche. Du coup, ils ne vous écoutent plus, font carrément autre chose, voire même s'endorment. D'après une enquête Ifop, pendant les réunions, les cadres lisent ou envoient des emails (51%), travaillent sur d'autres dossiers (49%), lisent ou envoient des SMS (48%). Certains font aussi des dessins (37%), jouent sur leur téléphone (10%), surfent sur les réseaux sociaux (8%), organisent leurs week-end ou vacances (7%) ou encore visitent des sites de rencontre (2%). 1 cadre sur 3 admet même s'être déjà endormi pendant une réunion.

3 / 50% du temps passé en réunion ne sert à rien

Une autre étude réalisée par Wolf Management Consultants démontre que près de 50% du temps passé en réunion est tout à fait inutile, généralement en raison de l'absence d'un ordre du jour prédéfini. Les réunions non-cadrées sont, de loin, celles dont se plaignent le plus les personnes interrogées : non-respect du temps, répétitions de points déjà connus, répartition des tâches inexistantes. Bref, les participants sortent de réunion en étant incapables de restituer ce qui vient d'être dit ou décidé.

4 / Le PowerPoint de plus de 20 slides doit être aboli

Dans le livre "the art of start", son auteur Guy Kawasaki défend même l'idée qu'une présentation ne soit pas posséder plus de 10 slides et qu'elles doivent être rédigées avec une taille de police de caractère de 30 points minimum. 10 slides, ce chiffre correspond au nombre optimal car un être humain peut difficilement intégrer plus de 10 concepts par réunion.

5 / 57% des cadres organisent régulièrement des réunions hors de leurs bureaux

Autre tendance soulevée par l'étude BirdOffice : le nomadisme au travail, dû notamment à l'explosion du numérique et du collaboratif. Ainsi, 57% des cadres interrogés affirment assister le plus généralement à des réunions hors des quatre murs de leur boîte. Parmi eux, 25% louent régulièrement une salle de réunion et 6% sont adeptes de la réunion en marchant, dite "Walk and Talk".

6 / 89% pensent que la technologie contribue à améliorer une réunion

Verizon Business a mis en évidence, dans un rapport publié récemment, que la technologie était un excellent moyen d'améliorer une réunion (89%). Si disposer d'un bon équipement de vidéoconférence permet d'éviter tous problèmes techniques lors d'une présentation, des progrès restent à faire pour favoriser la collaboration pendant une réunion. En effet, seules une ou deux personnes animent généralement une réunion, et le reste des participants a une écoute passive de la discussion, voire n'y prête pas attention. En impliquant les participants aux propos tenus par l'orateur grâce à des nouveaux outils, que sont par exemple les systèmes de présentation sans fil, il sera alors possible d'augmenter la quantité d'informations transmises car celle-ci sera mieux assimilée par les participants.

Organiser une réunion n'est donc pas toujours une mauvaise idée...à condition que celle-ci soit un moment d'échange relativement court qui favorise l'interactivité et la collaboration à bon escient.