Agilité des Achats : comment ne pas tomber dans le piège de la stratégie

L'agilité des Achats. C’est une tendance bien documentée, souvent présentée comme étant dans notre intérêt dans le cadre de la transformation. Cependant, nous risquons dans tous les cas de tomber dans le piège de la stratégie, caractérisé par le manque de clarté, d’orientation et de concrétisation qui accompagne tout ce qui n’est pas tactique.

L’agilité des Achats. C’est une tendance bien documentée, souvent présentée comme étant dans notre intérêt dans le cadre de la transformation. Cependant, nous risquons dans tous les cas de tomber dans le piège de la stratégie, caractérisé par le manque de clarté, d’orientation et de concrétisation qui accompagne tout ce qui n’est pas tactique.

Les tâches et améliorations tactiques sont relativement simples:

Étape 1: documenter le processus actuel
Étape 2: identifier les axes d’amélioration
Étape 3: définir le processus souhaité
Étape 4: communiquer et mettre en œuvre

Les tâches et améliorations stratégiques sont un peu plus complexes:

Étape 1: trouver l’inspiration grâce à des approches innovantes et/ou au leadership éclairé
Étape 2: avoir du mal à décider par où commencer et comment
Étape 3: piétiner
Étape 4: appeler un cabinet de conseil et payer beaucoup trop cher pour des résultats douteux

Le rapport 2018 Procurement Insight Report, publié récemment par PayStream Advisors, met en lumière les défis auxquels font face les équipes Achats de différentes tailles et de différents niveaux de maturité. L’étude révèle que les problèmes tactiques sont aussi fréquents que les problèmes stratégiques. Cela exige une approche élargie de l’amélioration des processus achats, tenant compte de toutes les opportunités. Comme le souligne PayStream, « les entreprises peuvent utiliser de nombreuses stratégies pour améliorer leurs processus; les approches peuvent varier en fonction de la complexité du processus, de l’urgence du problème et de la situation actuelle du service ».

La portée et la complexité font clairement partie des facteurs qui interviennent lorsque les services Achats cherchent à gagner en agilité. Cela ouvre la voie à deux différents types d’opportunités : les opportunités stratégiques et les opportunités tactiques. D’après le rapport de PayStream Advisors, les processus disparates, la conformité des contrats et l’utilisation persistante de documents papier pour interagir avec les fournisseurs sont les trois principaux défis qui ne sont actuellement pas gérés dans un SI Achats chez les répondants à l’enquête. Or, ces trois défis peuvent tout à fait être gérés de façon agile, grâce à un outil achats. Et comme nous l’avons souligné, la marche à suivre et la capacité à mesurer notre impact sont beaucoup plus concrètes avec des améliorations agiles, mais tactiques.

Des processus achats qui diffèrent d’un site/service à l’autre

Les technologies et processus achats qui obligent tous les membres d’une grande organisation à travailler exactement de la même manière ne sont pas agiles. Bien au contraire. Oui, l’agilité implique que le service achats soit en mesure de réagir de façon flexible pour traiter les demandes de l’entreprise. Cependant, elle ne devrait pas interdire des variations justifiables. Si une plateforme peut prendre en charge un workflow personnalisé, pourquoi ne pas en avoir plusieurs ? Certaines différences apparaissent au fil du temps, parce que personne ne s’en est soucié ou parce que personne n’a prêté attention à la cohérence. D’autres différences offrent l’occasion unique à une équipe spécifique d’optimiser son approche à l’échelle locale. Elles ne doivent pas être éliminées uniquement dans le but d’accélérer les transactions de l’entreprise. Tant que leur valeur peut être documentée et collectée, elles doivent pouvoir perdurer au nom de l’agilité.

Des dépenses fréquentes hors budget et hors contrat

En dépit de la perception négative de ceux qui effectuent des dépenses imprévues, la plupart des dépenses hors contrat sont le fait d’acheteurs qui ne connaissent pas le processus établi ou qui décident qu’il vaut mieux prendre la mauvaise direction plutôt que de respecter la marche à suivre, trop lente et trop bureaucratique. Ironiquement, lorsqu’une personne fait une dépense imprévue hors contrat, qui lui permet d’atteindre sans attendre des objectifs qui évoluent, elle fait preuve d’agilité (ce qui n’est pas le cas du service achats). Nous devons permettre à tout le monde d’être agile en maintenant la gouvernance, tout en saisissant les opportunités imprévues.

Trop de papier

Beaucoup d’entreprises sont encore adeptes du format papier pour gérer les transactions avec les fournisseurs, ce qui engendre des difficultés. Parfois, les petits fournisseurs ou ceux qui sont à la traîne ne sont pas en mesure de prendre en charge l’automatisation des achats. D’autres fois, les processus papier sont tellement enracinés au sein de l’entreprise que cette dernière hésite à y mettre fin. Dans ce cas, la principale opportunité consiste à prendre le virage du digital. Cela n’implique pas forcément d’adopter les processus automatisés les plus récents (qui sont aussi les plus complexes). Il faut faire preuve d’agilité pour la mise en œuvre comme pour les achats. Ainsi, il peut être plus sage d’apporter plusieurs petites améliorations plutôt que de faire directement le grand saut. Le service achats doit cerner les circonstances dans lesquelles nous travaillons et ajuster notre approche pour garantir la réussite, même si cela nous oblige à repenser la gestion standard des projets d’automatisation.

L’agilité des Achats ne concerne pas uniquement les processus d’achatsstratégiques. De fait, l’amélioration habile des processus tactiques pour s’adapter avec succès à la situation actuelle de l’entreprise est une preuve d’agilité. Lorsque le service achats se laisse aveugler par des discussions et des études de cas axées sur des entreprises et équipes à la pointe de la technologie, il est facile de tomber dans un piège qui, au final, nous empêche d’avancer. Au lieu d’essayer d’être agile comme tout le monde, le service achats devrait faire preuve d’une véritable vision stratégique en apportant des améliorations réelles et mesurables dont l’entreprise peut retirer des avantages. En définitive, l’agilité est une question d’action.

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