Les SBT à l'assaut de l'open booking !

Complexe, chronophage, fastidieux, inutile... autant d'adjectifs qui qualifient parfois la perception qu'ont vos voyageurs des Self Booking Tool, des outils de réservation en ligne pourtant censés optimiser le poste travel via un paramétrage des règles de la politique voyage : plafonds de dépenses autorisés, application des tarifs négociés, optimisation du workflow de validation, etc. Véra Strezyk, travel manager chez Siemens, en a fait l'amère expérience : "Les a priori sont souvent présents dans l'esprit des voyageurs. C'est pourquoi je dois sans cesse mener des campagnes de sensibilisation auprès d'eux, notamment les plus anciens, pour déconstruire certaines idées reçues : 'le SBT est une usine à gaz', 'les tarifs proposés y sont plus élevés que ceux sur Internet', etc.". Mais comment motiver les voyageurs à recourir en amont à de tels outils essentiels pour maîtriser les dépenses travel ? "Les politique incitatives mises en oeuvre par les travel managers s'avèrent essentielles. Elles peuvent contribuer à booster le taux d'adoption on line jusqu'à 85 %", estime Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa. D'autant que les arguments pour convaincre les salariés de franchir un tel cap sont nombreux : un gain de temps grâce à un process de réservation plus fluide et automatisé, une plus grande autonomie dans la gestion des déplacements, etc. Sans oublier la gestion automatique des notes de frais, pour les outils de travel & expense, doté d'un logiciel dédié en la matière.

Réservation door to door

"Al'ère de la mobilité connectée, difficile pour les entreprises de contrôler les réservations effectuées hors des canaux traditionnels par les voyageurs d'affaires"

Mais au delà de la nécessaire sensibilisation de vos collaborateurs propre à susciter leur adhésion, d'autres leviers plus technologiques s'imposent. Comme améliorer, toujours plus, l'ergonomie de tels outils et étoffer leurs fonctionnalités, pour davantage coller aux attentes des utilisateurs en terme de rapidité et de confort. Un créneau sur lequel surfe tous les acteurs du marché, éditeurs en tête - KDS, Concur, Traveldoo, etc.-, et ce, pour mettre fin à un phénomène qui effraie plus d'un travel manager : l'open booking ! Et pour cause : "à l'ère de la mobilité connectée, difficile pour les entreprises de contrôler les réservations effectuées hors des canaux traditionnels par les voyageurs d'affaires", analyse Pierre Ponçon, directeur business development de Concur, en rappelant "qu'aux Etats-Unis, pas moins de 28 % des billets d'avions et 50 % des chambres d'hôtels sont réservés hors des circuits recommandés". Chez KDS, on veille à lutter ferme contre l'open booking en capitalisant sur "des outils de réservation simples, pratiques et agréables à utiliser, pour ne pas donner envie aux voyageurs d'aller surfer sur des sites grands publics", comme le rappelle Stanislas Berteloot, directeur marketing de l'éditeur. Pour ce faire, la société a lancé, en 2012, KDS Neo, plateforme qui permet de réserver en un clic , sur un itinéraire spécifique, le taxi, l'avion, le train, la voiture de location et l'hôtel. "L'intérêt d'une telle solution est de calculer, dès le départ, la totalité des dépenses relatives à une mission en estimant les dépenses qui seront effectuées lors du déplacement et en affichant l'ensemble des services réservables sur une même page. Une réservation door to door, et ce, sur tous types de terminaux", souligne le directeur marketing. Même créneau chez Traveldoo, avec le lancement de Traveldoo Itinerary, un service de recherche d'itinéraire multimodal intégré à la plate-forme de réservation de l'éditeur. "Ce service s'inscrit dans une démarche de simplification de l'expérience utilisateur, en cartographiant de A à Z un déplacement tout en facilitant le travail de réservation", commente Olivier Mindren, vice-président marketing de Traveldoo.

Confort de navigation

Pour répondre toujours plus aux besoins des voyageurs, à l'heure de la mobilité connectée, les SBT surfent sur le "multi-écran", en proposant de réserver son billet par smartphone ou tablette. Un parti adopté par KDS en lançant l'application Neo Move. "En temps réel, le voyageur consulte les dernières mises à jour sur le déroulement de son voyage - horaires de vol, terminal d'embarquement, heure limite d'enregistrement -, mais aussi l'ensemble des prestations associées - hôtels, location de voitures... ", développe le directeur marketing. Même les agences jouent la carte du confort voyageur, à l'instar de 3mundi, qui a lancé cette année une appli iPhone et Apple Watch d'itinéraire de voyages. Sa valeur ajoutée : améliorer l'expérience voyageurs en leur permettant d'y retrouver en un clic toutes les informations liées au déplacement, synchronisées automatiquement. "L'open booking est ainsi maîtrisé puisque l'application peut automatiquement agréger toutes les réservations même celles effectuées en dehors du canal SBT ou de l'agence", indique Jordy Staelen, directeur général de l'agence 3m undi. Un gain d'autant plus flagrant pour les entreprises qui s'attellent au contrôle de leurs frais d'hôtellerie, dépenses travel les plus exposées à l'open booking, dans un marché par essence très atomisé. "Les travel managers doivent effectivement composer avec une offre très hétérogène, or les SBT classiques sont adossés à des GDS à la base hôtelière incomplète notamment au niveau des hôtels indépendants", constate Emmanuel Ebray, director France de HRS, solution hôtelière globale pour les entreprises, qui vient d'éditer un livre blanc sur les tarifs hôteliers dans le voyage d'affaires*. Fonctionnant seuls ou de manière intégrée avec un SBT, ces Hotel Booking Tool offrent outre " un confort de navigation, sur PC comme smarpthone, n'ayant rien à envier aux sites BtoC, un accès à une large offre hôtelière" , comme l'indique le patron de HRS France, plateforme forte d'environ 290 000 hôtels négociés disponibles en temps réel dans un seul outil.

* Réalisé en 2015, le dernier livre blanc de HRS, intitulé " Descendre le BAR : tarifs dynamiques ou tarifs négociés, comment trouver le meilleur tarif hôtelier ? ", est téléchargeable sur le site de l'éditeur http://fr.hrs.com