Cap sur la facture électronique

L'acheteur, clé de voûte du dispositif

Si les solutions de dématérialisation existent pour la plupart en mode SaaS, et ne sont donc pas difficiles à intégrer au SI de l'entreprise, un projet de facturation électronique demande du temps en termes de réorganisation. Il faut, en effet, revoir sa façon de travailler. " La mise en place doit être bien préparée, bien précise, conseille Danielle Dufait, responsable exploitation chez OPM France. Au début de la mise en place, nous avons réalisé plus de contrôles pour éviter des erreurs, notamment sur les prix. Nous contrôlions également que tout soit bien complet par rapport à la demande spécifique de chaque client. " " La facture électronique est plus un problème organisationnel que technique ", résume Hélène Mouiche, qui conseille de capitaliser sur un projet de facture dématérialisée pour s'ouvrir à d'autres documents et adopter un réel process procure -to-pay dématérialisé.

Au coeur de cette problématique organisationnelle intervient l'acheteur, qui y joue un rôle primordial : " Un projet de dématérialisation n'est pas qu'une problématique de la DSI ou de la comptabilité ! C'est la façon qu'aura l'acheteur de communiquer sur la politique de facturation électronique qui facilitera son adoption par les partenaires externes, et notamment les fournisseurs ", pointe Christine Foret. " La direction achats peut s'assurer que les principaux fournisseurs ne rencontrent pas de difficultés avec la mise en place d'un tel projet ", poursuit Murielle Leisner.

L'acheteur détient donc un rôle stratégique pour mettre en place un projet de factures électroniques, mais aussi grâce à de tels projets de dématérialisation. Selon Laurent Luce, responsable marketing produits ERP/industrie/gestion commerciale chez Sage, de tels projets redonnent un pouvoir aux acheteurs : celui de l'information. " Les acheteurs peuvent obtenir des fournisseurs des informations à communiquer aux clients ; l'état des stocks, notamment. Ce qui vaut à son entreprise d'être plus compétitive ", conclut-il.

Quid de l'archivage ?

Ce n'est pas parce que le papier disparaît que les besoins en archivage aussi. D'autant plus que, comme le rappelle Jérôme Pariscoat, " l'entreprise a besoin de voir l'ensemble de ses archives : aucune société ne supprime totalement les papiers, ne serait-ce que pour des raisons d'historique ". Mais, même pour les archives électroniques, il y a une durée de conservation légale, de dix ans pour les factures, en règle générale. Il s'agit donc de bien choisir à qui on confie ses documents à conserver et de vérifier les normes et labels pour lesquels il possède des agréments. " En termes d'archivage, surtout électronique, la notion de confiance est importante ", pense Alban Verchere, responsable développement numérique chez Locarchives. Il met en avant son agrément secteur public et la norme NFZ 42-013 pour la conservation à vocation probatoire et légale (en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes). Chez Novarchive, la norme NFZ 42-013 est également mise en avant, ainsi que le label NF 461, lié à l'archivage électronique.

Novarchive parle également de son coffre-fort électronique agréé par le SFIAF (Service interministériel des archives de France). Le coffre-fort électronique est, aujourd'hui, un système répandu en termes d'archives électroniques : il répond, notamment, à la problématique d'évolution de format dans le temps. " Quand le document arrive dans le coffre-fort, il est scellé dans un format qui sera pérenne ", explique Philippe Bezamat, DSI de Novarchive. Autre avantage du coffre-fort : la facture archivée est liée à un document qui prouve qu'elle est dans cet état depuis telle date et chaque consultation est mémorisée. " En pratique, on archive les factures et on informe les destinataires qu'elles sont disponibles, détaille Philippe Bezamat. On mémorise, ensuite, que les destinataires sont bien venus lire la facture, un peu comme un recommandé. "