[Avis d'expert] Bien maîtriser ses dépenses télécoms en situation de mobilité

Incontestablement, l'essor de la mobilité a engendré de nouveaux réflexes et usages dans l'ensemble des entreprises. C'est l'ère du "ATAWAD" (Any Time AnyWhere Any Device) où les utilisateurs veulent pouvoir travailler, se connecter à Internet et à l'entreprise à tout moment, de partout et avec n'importe quel équipement (PC, tablette, smartphone). Dans ce contexte, force est de constater que les smartphones et tablettes sont devenus les nouveaux compagnons indispensables des collaborateurs qui utilisent massivement ces équipements dans le cadre de leur activité. Nous ne pouvons bien entendu que nous réjouir d'un tel constat, car cela rend l'entreprise extrêmement agile, mais pour autant nous devons rester vigilants sur certains aspects et notamment sur les notions de consommations réalisées à l'international en matière de voix et de data (itinérance ou roaming en anglais).

Des tarifications qui peuvent être à l'origine de "bill shocks"

Malgré la "disparition" des surcoûts de roaming en Europe depuis juin 2017, le risque de "bill shock" (pic de facturation) reste bien réel pour les salariés se déplaçant hors Europe. Il s'agit donc d'un point de vigilance absolue pour l'ensemble des entreprises. Les multinationales et entreprises travaillant à l'export ont toutes connues des salariés ayant généré plusieurs milliers d'euros de facture de téléphonie mobile (voix mais surtout data) lors d'un seul déplacement à l'étranger. Des notes de plusieurs centaines d'euros par mois sont quant à elles le commun des salariés "Export"... au grand dam des directions financières.

Mettre en place une gouvernance télécom adaptée et... des solutions

Pour tenter de limiter l'impact de telles utilisations - inévitables - des smartphones et tablettes, il est utile de définir et de communiquer une "Charte de téléphonie mobile" (Mobile Phone Policy) qui précise les règles, conseille, forme et promeut les bonnes pratiques. Au-delà de cette sensibilisation, il est utile de communiquer chaque mois à chaque utilisateur - dont à minima les "roamers" - leur consommation voix & data du mois, avec un détail de l'origine de ces coûts et des conseils pour les réduire. Tant les opérateurs télécoms que des sociétés de service ou éditeurs de logiciels spécialisés ("TEM" pour Telecom Expense Management) proposent de telles solutions de reporting.

Il est bon de rappeler ici que les opérateurs de téléphonie mobile sont tenus de produire des alertes sur seuils de consommations et/ou de dépenses dans le cas de franchissement de ces seuils par les salariés de l'entreprise. Selon moi, ils ne communiquent pas assez sur ces services qui peuvent "éviter le pire".

Au-delà de ces méthodes d'information et d'alerte, d'autres méthodes sont parfois utilisées pour réduire l'impact des consommations voix & data en roaming, comme par exemple l'utilisation de smartphones "Dual SIM" (comprenant deux emplacements pour cartes SIM) qui ouvrent la possibilité d'insérer une carte SIM locale (chinoise par exemple) dans le deuxième emplacement et de l'utiliser lors du séjour dans le pays concerné, cela annulant tout simplement la notion de roaming et ses coûts élevés. Des sociétés peuvent même mettre à disposition, sur le sol français, à la fois la carte SIM du pays de destination mais également un smartphone dans lequel elle sera utilisée, avec l'inconvénient d'avoir deux smartphones à transporter...

Un autre type de solution consiste à utiliser, en situation d'itinérance, un galet WiFi/4G ("hotspot" en anglais) auquel on connectera smartphone, tablette et PC via le protocole WiFi, et qui assurera la connexion au réseau 4G du pays à des tarifs extrêmement compétitifs. On ne pourrait terminer cet inventaire sans rappeler l'intérêt de se connecter aux réseaux WiFi disponibles sur le lieu de résidence à l'étranger, là aussi pour éviter toute consommation data en 4G, avec le bémol que les réseaux WiFi publics sont de plus en plus la cible de piratages de type "Man-in-the-Middle" qui permettent aux indiscrets d'intercepter et exploiter les données transmises par les utilisateurs de la borne WiFi.

Des moyens pour se prémunir contre les consommations excessives voix et data réalisées à l'international existent donc. Il faut simplement prendre en compte la situation dans son ensemble et identifier les dispositifs adaptés, mais il n'y a pas de "solution miracle". Une chose est certaine, l'entreprise ne peut plus aujourd'hui interdire à ses utilisateurs itinérants d'utiliser les équipements de transmission mis à leur disposition, ils sont devenus vitaux. Donc, il faut implémenter une ou plusieurs des solutions existant sur le marché pour éviter les réveils difficiles... à la lecture des factures.

Par Pascal Lenchant, p-dg de Neoditel