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L'IEDOM choisit Ivalua Buyer pour la gestion des engagements de dépense

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Grâce à cette solution, l'institut public dispose d'une meilleure visibilité sur ses dépenses et peut suivre au plus près l'exécution budgétaire tant au niveau du siège que de ses agences.

L'institut d'émission des départements d'Outre-Mer (IEDOM),banque centrale déléguée à l'Outre-Mer, a retenu la solution Ivalua Buyer pour mettre en place des objectifs précis de meilleure visibilité des dépenses mais aussi pour suivre au plus près l'exécution budgétaire tant au siège que dans ses agences. En la matière, le siège de l'IEDOM assure également des prestations pour l'institut d'émission d'Outre-Mer (IEOM), banque centrale de plein exercice pour les collectivités d'Outre-Mer du Pacifique. Ainsi, la solution Ivalua Buyer est exploitée au siège parisien, dans les six agences de l'IEDOM (Guadeloupe, Guyane, Martinique, Mayotte, Réunion et Saint-Pierre-et-Miquelon) et dans les trois agences de l'IEOM (Nouvelle-Calédonie, Polynésie française et Wallis-et-Futuna).

Solution multisite et multisociété
Dans un souci d'audit et d'intégrité des données, l'IEDOM et l'IEOM, tous deux établissements publics, se sont ainsi tournés vers une solution à la fois multisite, multisociété et multidevise lui permettant de tracer les 13000 engagements recensés annuellement. Qu'ils s'agissent de frais généraux, d'achats de matériel informatique ou encore de prestations de service, l'objectif est de canaliser l'ensemble des demandes dans l'outil. « Une fois la demande d'engagement saisie dans l'outil, elle entre dans un circuit de validation pouvant aller jusqu'à la direction. La dépense est ainsi maîtrisée au plus près », explique Christian Gabriel, responsable de la division contrôle de gestion et budget de l'IEDOM.

Industrialiser les process
Disponible aux quatre coins du monde, la solution a pour vocation d'industrialiser le process de gestion des engagements de dépense, de l'élaboration du bon de commande jusqu'à la réception de la livraison. Les utilisateurs peuvent ainsi avoir disposer d'une visibilité en temps réel du budget disponible. Par ailleurs, un rapprochement automatique des bons de commande avec les factures fournisseurs a été mis en place pour permettre d'ajuster la situation budgétaire en conséquence. « La solution développée par Ivalua nous permet de vérifier si le montant des factures que nous enregistrons correspond bien au bon de livraison et à la commande validée », ajoute Christian Gabriel.
« L'avantage est qu'une fois la commande validée, nous gardons non seulement une trace mais l'information est aussi partagée et le budget automatiquement mis à jour », conclut-il.