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GBTA France se penche sur la convergence des achats Travel et Mice

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6,2 Mds€, c'est le poids de Mice dans le voyage et du tourisme d'affaires en 2012 en France. Dans maints groupes, il s'opère sous l'effet de la crise une convergence des achats travel et Mice. Un thème propice aux échanges, comme l'a démontré le petit déjeuner que le GBTA organisait le 2 juillet.

GBTA France se penche sur la convergence des achats Travel et Mice

Sur le périmètre global du voyage et du tourisme d'affaires, le Mice (Meetings Incentives Conferences Events) représente une enveloppe conséquente, comme le représentant d'un cabinet spécialisé dans l'optimisation des coûts le rappelait lors de la dernière édition du Marketplace Voyages d'affaires. En 2012, le Mice pesait 6,2 Mds€ (26%) contre 6,5 Mds en 2011 (24,5%). Et le travel 8,7 Mds€ en 2012 contre 8,5 Mds€ en 2011. Accessoirement, les frais de missions eux représentaient une part de 10,5 Mds€ en 2012 contre 10Mds en 2011. Le contexte économique tendu et la nécessité de rationaliser de façon intelligente les panels fournisseurs font qu'aujourd'hui les entreprises cherchent à optimiser de nouveaux périmètres comme le Mice, l'hôtellerie ou les notes de frais, la maîtrise des coûts et des technologies étant le pendant logique de cette politique qui passe par l'adoption d'une approche TCO (Total Cost of Ownership) et d'une logique de ROI appliquée aux déplacements. Le petit déjeuner, organisé sur la thématique de la convergence achats travel et meetings, par le GBTA, association internationale de travel managers, le mardi 2 juillet, avait pour but d'apporter des réponses aux questions suivantes :

  • Qu'appelle t-on convergence ?
  • Pourquoi les services Achats cherchent à converger leurs dépenses Voyages individuels /réunions?
  • Comment les fournisseurs peuvent-ils y répondre?
  • Quels types de négociation commerciales la convergence peut-elle permettre?
  • Quels sont les impacts des demandes de convergence en terme d'organisation interne chez les prestataires et chez les acheteurs?
  • Mise en place opérationnelle: comment consolider les données de transport aérien individuel, groupe et individuels regroupes?
  • Comment la TMC/MMC peut-elle accompagner le client dans sa démarche de convergence?
  • Quelles sont les besoins de formation des différentes équipes pour accompagner la convergence voyage/réunions ?

Echanges entre intervenants et session de questions/réponses entre la salle ont permis de couvrir l'ensemble de ces aspects et de fournir des éléments de réponse et des pistes de réflexion augurant d'une meilleure compréhension des enjeux respectifs des uns et des autres, prestataires et fournisseurs inclus.

Témoignages VIDEO sur la convergence Travel / Meetings

De l'intérêt de faire converger ses intérêts

Les acheteurs Travel et Mice ont tout intérêt à collaborer car ils ont en commun de nombreux fournisseurs et des contrats de prestations. La convergence entre le Travel et le Mice consiste à négocier avec les fournisseurs communs sur le travel et le Mice (hôtels, compagnies aériennes) et à gérer en équipe les problématiques communes afférentes comme la sécurité des voyageurs, le reporting et les moyens de paiements. L'identification des fournisseurs capables de répondre à la fois aux besoins du Mice et aux besoins du Travel permet de réduire le panel de fournisseurs ce qui, à son tour, entraîne une diminution directe des nombreux coûts cachés, tels que les frais de facturation (30 à 40 dollars en moyenne).

"Il est donc essentiel d'identifier les hôtels où séjournent les collaborateurs voyageant dans le cadre d'une mission qui peuvent accueillir des meetings et inversement" a déclaré Carole Poillerat qui s'apprête à lancer un appel d'offre hôtelier conjointement sur le Travel et le Mice pour son groupe. Dans l'industrie pharmaceutique, 70 % des dépenses sont d'ordre logistique et il est alors plus facile d'établir une convergence avec le Travel. Ainsi, les acheteurs Mice peuvent plus facilement s'appuyer sur la maturité Travel au sein de leur entreprise, afin d'identifier les informations-clés pour mutualiser les volumes et négocier avec les fournisseurs. On observe une convergence pertinente lorsque l'ensemble des parties prenantes se mobilisent dans l'entreprise. Or, on constate que ce mouvement est encore très peu actif en France, avec une négociation réalisée dans la plupart des cas, en direct, par la direction des achats ou par le travel management. C'est aux Etats-Unis que l'on identifie les entreprises les plus matures en matière de convergence, pour Isabelle Gelée (Hilton Worldwide) alors que généralement en France, le service Mice et le service Travel sont scindés. " Nous assistons en France à un mouvement de fond, mais il est encore trop peu matérialisé" souligne Marion Gauthier (Carlson Rezidor Hotel Group).

Tracker la dépense...pas si simple

Point d'achoppement et non des moindres en matière de tracking de la dépense, l'identité du client final n'est pas systématiquement communiquée par l'agence évènementielle aux producteurs primaires. Des problèmes peuvent être rencontrés dans la collecte des données par manque de visibilité. Le client peut travailler directement avec le fournisseur mais dans ce cas, plus il y a de fournisseurs, plus la récolte de données est complexe. Il est donc primordial que la relation client-intermédiaire-producteur primaire soit la plus transparente possible afin d'effectuer des analyses fiables.

Côté agences, dans le but d'identifier les données pertinentes et procéder à leur extraction, l'agence aide à la consolidation des informations grâce aux référencements fournisseurs pour un travail conjoint. Le travail est encore trop artisanal dans cette collecte en agence, par un manque d'outils dédiés à la gestion et à l'optimisation du budget Mice.

Agathe Fabron (Accor) a rappelé l'importance du yield management, outil emprunté au secteur aérien. Or, les acheteurs Mice ont souvent une mauvaise connaissance du yield management pratiqué par les fournisseurs. Rappelons que le yield management, c'est faire varier le prix en fonction de la demande or, le Mice intègre un trop grand nombre de variables pour anticiper l'évolution des prix. Les composantes d'un événement sont trop souvent aléatoires et les agences doivent avoir un rôle d'éducation auprès des acheteurs. Par exemple, le coût d'un déplacement groupe évoluera en fonction de la demande des déplacements individuels. Et quand on "bloque" un avion de 150 places pour un évènement Mice, on renonce de facto à la clientèle business qui aurait pu prendre ce vol. Il faut savoir arbitrer avec discernement selon Axel Binard (Air France).

Négocier autre chose que le prix

Au-delà du prix, il est aussi important de négocier la flexibilité d'acquisition des prestations, la variabilité des dates, des besoins et anticiper l'évolution du prix en fonction de la demande. D'autant plus que pour obtenir un tarif préférentiel, il faut s'engager sur du volume, ce qui représente une activité périlleuse dans le Mice. Il est aussi important de respecter ses engagements avec les fournisseurs afin de poser les bases d'une relation saine et durable. Tous les acteurs doivent faire des efforts, les fournisseurs doivent aider les acheteurs à réaliser des business cases pour convaincre les décisionnaires en entreprise.

Une relation client-fournisseur intelligente

Pour Carole Poillerat, il faut tenter d'expliquer financièrement les retombées économiques pour l'entreprise par l'implémentation de process et de solutions. Gwendoline Dorol précise que chez CWT M&E, les business analysts aident à la réalisation des business cases, ils ont un rôle de conseil dans la définition des politiques Mice et peuvent faire profiter les clients des meilleures pratiques disponibles qu'ils auraient pu identifier. Certaines chaînes hôtelières ont fait la démarche de mettre en place un système centralisé pour la gestion Meetings and Events afin de gagner en transparence sur l'exploitation des données. Selon Isabelle Gelée, il est nécessaire de garder une relation en direct avec les clients, en plus de la relation avec la TMC, car dans le cas où l'hôtel n'est pas référencé, on peut directement s'adresser à ce dernier.

Les intervenants du petit déjeuner du 4 juillet :

Carole Poillerat, Global Category Leader, Réunions et événements, Astrazeneca et présidente par intérim de GBTA France

Marion Gauthier, Directeur des ventes mondiales, Carlson Rezidor Hotel Group

Isabelle Salau, Directeur mondial des ventes France, Marriott Hotels International

Isabelle Gelée, Directrice du bureau de ventes internationales, Hilton Worldwide

Axel Binard, Directeur Développement des Ventes France, Air France

Gwendoline Dorol, Directeur de compte, CWT M&E

Agathe Fabron, Chef des Ventes Grands Comptes M&E, Accor