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Déplacements professionnels: Chugai Pharma fait confiance à Egencia

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Pour optimiser ses dépenses voyages, le laboratoire pharmaceutique a décidé de s'appuyer sur les services d'Egencia et son outil de réservation en ligne.

Rose-Hélène Degasse, travel manager chez Chugai Pharma

Rose-Hélène Degasse, travel manager chez Chugai Pharma

Adopter une gestion globale et automatisée des demandes de voyages comme des notes de frais. C’est le parti qu’a adopté le laboratoire pharmaceutique Chugai Pharma France en s’appuyant sur les services d’Egencia. « Si nous disposions, depuis une dizaine d’années déjà, de la solution Notilus de Dimo Gestion pour la gestion des notes de frais, il nous manquait toutefois un outil en ligne pour gérer la réservation des voyages », explique Rose-Hélène Degasse, travel manager chez Chugai Pharma France. Et pour cause, en l’absence de SBT, le groupe privilégiait une gestion manuelle des demandes de voyages via son ancienne agence. « Des process chronophages et coûteux, qui engendraient une perte de réactivité de notre agence. Sans oublier notre worflow en interne peu optimum, dû à des procédures d’approbation sous format papier bien trop longues », détaille la travel manager. Autre point qui posait problème : le manque de synchronisation entre le traitement des voyages et des notes de frais. « Cela rendait complexe la bonne application de la politique voyages », reconnaît la travel manager.

Analyse trimestrielle des consommations

Pour mettre fin à une telle situation, le groupe a décidé, en 2010, de changer d’agence. « Nous nous sommes orientés vers Egencia dont la solution de réservation était interfaçable avec Notilus. Un point crucial qui constituait un pré-requis non négligeable dans notre choix ». Ainsi, le groupe peut disposer, in fine, d’une meilleure visibilité sur l’ensemble de ses coûts. « Grâce aux analyses effectuées trimestriellement sur nos consommations, nous sommes davantage en mesure de négocier, avec cohérence et selon nos besoins, les différents tarifs des prestations délivrées par nos fournisseurs ». Sans oublier un autre avantage : pouvoir faire mieux appliquer la politique voyage de l’entreprise. « Par exemple, sur le site de réservation Egencia, les fournisseurs favoris sont affichés en priorité afin de simplifier le travail de réservation des collaborateurs.».

Signe du succès remporté par l’outil, il suscite aujourd’hui un taux d’adoption on line de 96 %. Non seulement les collaborateurs gagnent en autonomie (plus de mille ordres de missions créés à ce jour par ces derniers) mais l’entreprise réalise également des économies via une baisse du coût moyen des billets de 21 %.