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Déplacements pro : les leviers activés par les PME pour réduire les coûts

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Selon une étude réalisée par Avexia Voyage, les PME misent sur un panel de bonnes pratiques pour optimiser leur budget voyages d'affaires : mise en place d'une politique voyages, réservation via le Web, etc. Cela étant, nombre d'opportunités d'économies restent encore sous-exploitées.

Déplacements pro : les leviers activés par les PME pour réduire les coûts

Booster la réservation en ligne, opter pour le meilleur tarif disponible ou favoriser la réservation à l’avance : tels sont les trois premiers leviers activés par les PME pour optimiser leur budget de déplacements professionnels, selon une étude réalisée par l’agence Avexia Voyage auprès de 163 entreprises (effectif entre 100 et 200 collaborateurs pour la plupart d’entre elles).

Si 55 % des PME interrogées déclarent s’être dotées d’une politique voyages formalisée, celle-ci est orientée, dans la plupart des cas (86 %), sur le contrôle des dépenses. Il s’agit d’ailleurs du premier motif d’élaboration d’une telle politique pour 84 % des répondants.

Priorité à l'optimisation des coûts

Toujours dans une optique de rentabilité, le premier critère de choix d’une agence de voyages reste le prix pour un répondant sur deux. Suivent la capacité à répondre rapidement aux services demandés (32 %) et la capacité à proposer un outil de réservation en ligne adapté aux besoins de l’entreprise (29 %). Idem pour le choix d’un hôtel, où le tarif s’impose comme le critère de choix numéro un. Par ailleurs, notons que d’une façon générale, l’hôtellerie représente 20 % des dépenses globales des PME en matière de déplacements pro, contre 54 % pour le transport et 17 % pour les frais de route.

Pour effectuer leurs réservations, une grande majorité des répondants (88 %) mise d’ores et déjà sur le Web, via l’usage en direct des portails fournisseurs (73 %), d’un portail d’une agence de voyages (58 %), d’un outil de réservation en ligne grand public (57 %) ou d’un outil propriété de l’entreprise (8 %). Les raisons du déploiement de la réservation en ligne ? Gagner du temps (pour 79 % des répondants), optimiser les tarifs (53 %), optimiser les coûts d’agence (52 %) et faciliter l’application de la politique voyages (35 %)

Dématérialisation des notes de frais

Enfin, l’étude rappelle que de nombreuses opportunités d’économies restent sous-exploitées par les répondants pour réduire leurs coûts : dématérialisation des factures et notes de frais, récupération de TVA, incitations fiscales... En effet, seuls 45 % des répondants recourent à des outils de gestion numérique des notes de frais, directement auprès du prestataire (66 %), auprès de l’agence (20 %), ou mix des deux (6 %). Par ailleurs, seules 40 % des entreprises indiquent procéder à la récupération de TVA sur leurs frais professionnels, directement auprès du prestataire (72 %), auprès de l’agence de voyages (15 %) ou mix des deux (6 %). Pire encore, elles ne sont que 20 % à recourir aux aides fiscales existantes, notamment à l’export.