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Assystem optimise son budget voyage de 15 %

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En s'appuyant sur les services d'Egencia, le groupe d'ingénierie et de conseil en innovation a pu généraliser la réservation on line et simplifier la gestion administrative de ses factures.

Jean Ménétrier, directeur achats d'Assystem.

Jean Ménétrier, directeur achats d'Assystem.

Réaliser 15 % d’économies sur son budget voyage. C’est le challenge qu’a relevé Assystem, groupe d’ingénierie et de conseil en innovation en s’appuyant sur l’expertise d’Egencia. Pour mettre fin à une gestion manuelle et chronophage de ses demandes de voyages sous format Excel, le groupe souhaitait optimiser ses process via notamment le développement de la réservation on line. « C’est pourquoi, nous avons fait appel à Egencia qui nous a proposé une offre clés en main de dématérialisation centralisée totalement intégrée à notre outil de réservation », explique Jean Ménétrier, directeur achats Assystem. En effet, cette solution intuitive a permis de générer auprès des collaborateurs un taux d’adoption de 94 %. « Grâce à cette plateforme, forte d’une pléiade de références dans l’univers de l’aérien et de l’hôtellerie, nos collaborateurs sont désormais incités à opter pour les partenaires les plus compétitifs. » Sans oublier que le client dispose d’une vision précise des comportements d’achats de ses voyageurs (respect de la politique voyages, recours au train plutôt que l’avion, etc.), via les reporting élaborés par l’agence.

Recours à la carte logée

Mieux, cette solution a permis à l’entreprise de gagner en productivité et en fiabilité dans la gestion administrative de ses factures, facilitant ainsi la relation avec les fournisseurs. En effet, le client peut désormais disposer de ces documents à J+4. Plus encore, le voyageur bénéficie d’un accès direct et centralisé à ses factures, lui permettant de réaliser plus simplement ses notes de frais. D’ailleurs, celles-ci sont désormais remplacées par la carte logée pour les postes "avion", "train" et "location de voiture".