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Voyages d'affaires : l'optimisation des dépenses, une priorité pour les PME et les ETI

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Réduction des voyages, priorité au low cost : nombreuses sont les PME et ETI qui emploient les grands moyens pour optimiser leur budget déplacement, selon une étude Amex. Et la gestion de ces dépenses se fait plus pro. En effet, huit sur dix disposent désormais d'une politique voyages formelle.

Voyages d'affaires : l'optimisation des dépenses, une priorité pour les PME et les ETI

Où se rendent les cadres de PME et ETI lors de leurs déplacements pros ? Essentiellement en France, selon le dernier baromètre  réalisé par Coach Omnium pour American Express Voyages d’Affaires(1). En effet, si un déplacement sur deux a lieu dans l’Hexagone, près d’un quart se fait toutefois en Europe et exactement 25 % vers les autres pays du monde. Parmi les toutes premières destinations d’affaires, les États-Unis sont en pole position (pour 12 % des entreprises interrogées), viennent ensuite l’Allemagne (10 %), la Chine (8 %), l’Espagne et l’Italie (chacune à 7 %) et la Grande Bretagne (6 %).

Leurs déplacements sont avant tout motivés par les réunions de travail internes (68,8 %) avec des filiales ou d’autres départements de l’entreprise, suivis par les visites clients (50,4 %), les formations (33,3 %) et les conventions (31,7 %). Selon les secteurs d’activités concernés, ces chiffres varient sensiblement.

L'option "low cost" privilégiée

Rappelons qu'un tiers des sociétés privilégient l’option "low cost" pour les déplacements en France et dans les grandes capitales européennes, contre 67,5 % qui misent pour les compagnies régulières (21,3 % en classe business vs 78,7 % en économique). C’est le temps de trajet (au-delà de 3 à 6 h) et la notion du "bien voyager" qui dominent dans le choix de la classe. Mais pour 42 % des PME-PMI, c’est d'abord le train qui s’impose (en seconde classe pour 53,7 %), notamment quand le trajet est supérieur à 2 h en voiture.

En ce qui concerne l’hôtellerie, autre poste de dépenses clé, les répondants font preuve de pragmatisme et de flexibilité dans le choix de l’établissement. Ainsi, plus que la catégorie d’hôtel, c’est le plafonnement des dépenses qui est privilégié par les PME-PMI à 84 % : 50 à 100 € pour 34 % d’entre elles et 100 à 150 € pour 24 %. Si un voyageur sur deux fréquente les trois étoiles, un quart des entreprises choisissent la classe économique, et ce quelle que soit la fonction occupée par le voyageur au sein de l’entreprise.

Enfin, les sociétés prennent en charge les déjeuners et dîners de leurs collaborateurs en déplacements à 100 % (et les petits-déjeuners à 94,4 %). 75 % d’entre elles limitent les dépenses à moins de 100 € par jour, voire à moins de 25 €/ repas pour 23 % des entreprises interrogées, ce qui est relativement bas.

L'appui d'une agence de voyages

Selon le volume d’affaires qu’elles ont à gérer, près de huit entreprises sur dix délèguent partiellement (30 %) ou intégralement (48 %) leur budget voyages à une agence pour des raisons pratiques (45,3 %) liées à son optimisation, ou pour des raisons de coût (22 %). Et lorsqu’elles confient entièrement ce poste à une agence, elle est spécialisée dans le voyage d’affaires dans sept cas sur dix.

De la même façon, dans plus de 74 % des cas, ces sociétés ont recours à un SBT (outil de réservation en ligne), pour gagner du temps (29,5 %) pour un usage facilité (21,1 %) ou générer des économies (15,8 %). En revanche, pour une entreprise sur deux, lorsque la gestion est partiellement (30 %) ou entièrement (22 %) internalisée, les réflexes de recherche d’informations liées aux déplacements des collaborateurs diffèrent complètement et Internet s’impose facilement comme le premier outil de recherche de prestataire de voyages (74,1 %).

Priorité à la réduction des coûts

49,2 % des répondants déclarent que la conjoncture a eu des influences négatives sur leur activité voyages. Réduction du nombre de déplacements et réduction budgétaire (pour près de six entreprises sur dix), mise en concurrence (26,3 %) et renégociation des contrats fournisseurs (12,3 %) ont été les premières réactions. Plus d’un tiers (36,7 %) déclarent avoir fait évoluer la gestion de leur politique voyage : contrôle renforcé et cadre plus strict pour 26 %, réduction du budget pour 24 %, révision à la baisse des plafonds, glissement de classe, réduction du nombre de déplacements, etc.

Ainsi, au-delà des bouleversements que les différentes crises ont suscités, elles ont véritablement encouragé les entreprises à instaurer des règles dans leur organisation. Si moins d’une entreprise sur deux était dotée d’une politique voyages avant la crise, aujourd'hui, huit répondants sur dix en disposent d'une. Dans 96,6 % des cas, ces politiques ont été mises en place pour contrôler les coûts et plus généralement pour donner de grandes orientations aux collaborateurs (60 %).

La notion de "bien voyager"

Si les deux tiers des sociétés disposent d’accords corporate signés en direct avec des fournisseurs, elles affichent une vraie souplesse en termes de choix : à peine une sur deux les recommande en priorité, sans pour autant l’imposer. Malgré l’optimisation budgétaire, près de 30 % des entreprises interrogées déclarent que le confort et le bien-être des voyageurs ont également été pris en compte dans leur politique, et sont conscientes que les déplacements d’affaires ne seront que plus efficaces et les voyageurs plus productifs s’ils sont considérés et bien "traités".

(1) Méthodologie : enquête téléphonique menée du 5 au 12 mars 2012 auprès de 307 PME-PMI et ETI françaises et étrangères établies en France (effectif au au delà de 200 collaborateurs).