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Confiance et collaboration : les clés d'une relation réussie entre acheteurs et prescripteurs

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Quelles sont les bases d'une relation saine avec ses clients internes? Comment intégrer les prescripteurs en amont pour une meilleure définition des besoins? Le club des acheteurs de prestations intellectuelles a fait le point sur le sujet lors d'une matinée d'échanges le 17 décembre 2013.

Confiance et collaboration : les clés d'une relation réussie entre acheteurs et prescripteurs

Les relations acheteurs-clients internes ? "C'est une histoire à réécrire sans cesse", souligne Pierre-Alexandre Goulmot, directeur achats de NRJ Group en abordant le sujet des relations acheteurs/prescripteurs. " A l'image d'une histoire de couple, il faut construire, consolider et harmoniser la relation ". Le club des acheteurs de prestations intellectuelles a ouvert le débat lors d'une matinée d'échanges le 17 décembre 2013.

Un climat de confiance entre donneurs d'ordres et prescripteurs est un pré-requis pour poser les bases d'une relation saine. Et pour le directeur achats de NRJ Group "en cas de conflit, les arbitrages doivent être pragmatiques plus que hiérarchiques".

Instaurer un climat de confiance

Cette confiance entre les 2 parties peut se trouver renforcée par la mise en place d'interlocuteurs achats dédiés. Une nécessité pour Pierre-Alexandre Goulmot qui préconise un interlocuteur dédié par famille d'achat ou de produit. "Il ne s'agit pas d'avoir un expert technique du sujet mais il faut que cet acheteur ait un discours maîtrisé sur le dossier".

Il faut faire attention cependant à ne pas avoir un acheteur détaché au sein de la direction opérationnelle. Le risque ? "il deviendrait à la fois juge et partie", insiste le directeur achats de NRJ Group.

Chez NRJ Group, les achats misent également sur la mise en valeur d'un prescripteur auprès de la direction générale "pour une action visible et ainsi susciter un effet ricochet chez les autres clients internes.

Un travail en mode collaboratif

Enfin, les relations entre prescripteurs et acheteurs doivent s'inscrire dans un mode collaboratif dans le processus achats selon les directeurs achats présents dans la salle. A quel niveau faut-il intégrer les prescripteurs dans la boucle ? Quand faut-il cloisonner ?

Les clients internes doivent être présents dans l'analyse technique des offres pour la majorité des directeurs achats. "Il s'agit de faire intervenir le prescripteur dans l'acte d'achat car il en fait partie prenante. Ce dernier doit s'investir dans le 1er filtre de l'analyse du contenu de l'offre indépendamment du prix", explique Pierre-Alexandre Goulmot, directeur achats de NRJ Group.

Le référencement fournisseurs : source de conflits?

Des conflits peuvent survenir dans le cadre d'un référencement des fournisseurs. Ainsi, les clients internes peuvent avoir l'habitude de recourir aux mêmes prestataires depuis des années et voir d'un mauvais oeil le référencement fournisseurs mis en place par le service achats. C'est là que les achats doivent faire preuve de subtilité pour Olivier Permezel, directeur achats délégué à l'Imprimerie Nationale. "Il ne s'agit pas de balayer de la main le fournisseur du prescripteur mais d'en ajouter d'autres".