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La GED fait passer Gecina de l'informatique au numérique…

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Avec Générations 2.0, Gecina, société d'investissement immobilier, souhaite faire émerger de nouveaux usages et modes d'échange et de collaboration. Un projet mené en s'appuyant sur une solution d'automatisation des processus métiers d'Azur Technology, société du groupe suisse TI Informatique.

La GED fait passer Gecina de l'informatique au numérique…

En 2009, Gecina(1) a décidé d’accélérer l’évolution de son système d’information avec pour objectif d’apporter plus de souplesse de développement et de pouvoir intégrer les technologies 2.0 et RIA (Rich Internet Application). Parallèlement au choix d’un nouvel outil de développement, la DSI de Gecina démarre une démarche participative impliquant l’ensemble des collaborateurs de la société ainsi que l’équipe de direction. Une démarche collaborative innovante, qui va donner naissance au projet Générations 2.0. Pour le développer, la DSI choisit la solution d’automatisation des processus (BPM) Xpert.Ivy 4 de TI Informatique distribuée en France par Azur Technology.

Précisons que, depuis 2006, Azur Technology est partenaire de Gecina sur l'intégration des applications de dématérialisation LAD et de GED dans son système d’information et ses processus métiers :
- dématérialisation des factures fournisseurs pour les immeubles (plus de 100 000 factures par an) ;
- développement d’un intranet documentaire et d’un extranet pour la gestion des documents de chantier ;
- automatisation d’un premier processus de gestion des réclamations clients avec Xpert.Ivy.

La GED, un outil d'accompagnement du changement

« La GED nous fait passer de l’informatique au numérique », explique Florence Flageul, DSI de Gecina. « Véritable vecteur de progrès, la GED apporte une modernisation significative des systèmes d’information, révolutionne les usages et banalise les différences entre les informations structurées et non structurées aux yeux des utilisateurs. De plus, ils deviennent maîtres de leur “capital information” et ont un rôle citoyen. L’impact grandissant des documents numériques dans les processus métiers et la nécessité de les intégrer au système d’information nous a incités à centraliser la gestion de toutes les informations (données, documents…) et à transformer la direction du système d’information en une direction du management de l’information », indique la DSI.

« Au-delà du choix du BPM (Business process management), notre objectif était de moderniser notre système d’information de façon participative, au plus près des usages et des attentes des collaborateurs, et de contribuer ainsi à une mutation innovante de nos modes de travail. En impliquant en amont les utilisateurs et la direction, nous avons fait émerger de nombreux projets. Au lieu de partir sur un schéma directeur à trois ans, nous avons établi une feuille de route à un an, avec des livrables tous les trois mois », indique Florence Flageul, directrice des systèmes d’information et de la communication groupe de Gecina.

(1) Gecina détient, gère et développe un patrimoine immobilier de 11,8 milliards d’euros au 30 juin 2011, situé à 85 % en Île-de-France. La foncière oriente son activité autour d’un pôle économique constitué notamment du premier patrimoine de bureaux de France et d’un pôle démographique d’actifs résidentiels, de résidences étudiants et d’établissements de santé.